Novinky ze světa CRM, DMS a ERP

Asociace za lepší ICT řešení přináší pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů za druhé čtvrtletí roku 2020 z oblastí CRM, DMS a ERP. Pro členy Asociace je k dispozici připraven také podrobnější rozbor tohoho obsahu.

Jak vytěžit maximum z úspěšné implementace CRM

Je to možné díky business analýze. Analýza je obvykle zahájena sezením s vedením společnosti, pro definici klíčových požadavků a kritických faktorů úspěchu. Kritické faktory úspěchu jsou cíle, kterými se projekt řídí od začátku do konce. Na konci projektu jsou tyto faktory použity pro vyhodnocení úspěšnosti projektu.

Stakeholders, což jsou osoby, které jsou zodpovědné za výběr systému (sponzor projektu, projektový manažer a klíčoví koncoví uživatelé CRM systému na straně zákazníka) jednají se stranou implementátora systému, sem patří business analytik a projektový manažer.

Určení rozsahu implementace lze nejlépe odvodit z úhlu pohledu jednotlivých týmů a procesů. V rámci této fáze probíhá také shromažďování funkčních a technických požadavků na nový CRM systém. Výstup z této aktivity pomáhá formulovat rozsah a rozfázovat implementaci z hlediska toho, čeho musí být systém schopen dosáhnout v krátkodobém horizontu a jaké funkčnosti jsou očekávány z dlouhodobého hlediska.

Po této fázi se společně s uživateli mapují procesy, kterými denně prochází. Tyto procesy se dokumentují a zachycují jednotlivé kroky tak, aby nechyběly žádné uživatelské funkčnosti. Dále se zjišťuje firemní tok dat. Poté dochází k samotnému návrhu budoucího řešení CRM systému.

Proč mít DMS systém v cloudu

Papírová správa dokumentace je v mnoha ohledech riziková (např. ztráta důležitého dokumentu), těžkopádná, protože vznikají duplicity a je také drahá. Ještě donedávna byla DMS řešení dostupná pouze společnostem s rozsáhlou agendou dokumentů. Vyžadovala investice do pořízení, provozu infrastruktury a technologií.

S rozvojem cloudových řešení se stalo DMS dostupné i pro střední a malé společnosti. Kdy je tedy vhodná doba k implementaci DMS v cloudu?

Je to tehdy, když ve společnosti není žádný nebo pouze starší DMS systém, který nevyhovuje současným požadavkům na správu dokumentů. Dalším důvodem je také zvyšování objemu ukládaných dokumentů ve firmě.

Možná jsou také kladeny nároky na nové způsoby práce s obsahem nebo je potřeba zabezpečit sdílení dokumentů s obchodními partnery.

Zvyšující se požadavky na zabezpečení a zvyšující se náklady na správu a provoz DMS infrastruktury mohou také vést ke změnám.

Architektura DMS v cloudu:

SaaS - poskytovatel nabízí přímo aplikaci a zákazník si kupuje přístup do této aplikace, pronajímá si software
IaaS - poskytovatel nabízí pouze infrastrukturu (servery, úložiště, procesory, paměť)
PaaS - poskytovatel nabízí celou platformu, tedy i prostředky k vývoji aplikací

Kde jsou dokumenty uloženy? První možností je ukládání dokumentů na hostované infrastruktuře. Druhou možností je tzv. oddělený model, kdy aplikace DMS pracuje v cloudu, ale dokumenty jsou uloženy ve společnosti.

Komplexní DMS řešení v cloudu dnes pokrývá veškeré oblasti související s pořízením, digitalizací, správou i archivací dokumentů.

Společnosti přinese zefektivnění provozu a zaručí nové možnosti digitální transformace.

Přechod ERP do cloudu

Migrace do cloudu není jen projekt, ale změna přístupu. Firemní CIO by měl zvážit řadu různých parametrů, jako jsou dostupnost vlastních zdrojů pro spolehlivé provozování a rozvoj systému, znalosti a zkušenosti firemních IT pracovníků nebo aktuální stav ERP ve firmě.

Také se nesmí zapomenout na celkovou strategii společnosti. Je potřeba zajistit přenositelnost, integritu a bezpečnost dat, kontinuitu provozu firmy a také efektivitu. Přínos by měl být vidět nejen na snížení mzdových nákladů, ale také z hlediska efektivity, úspor a přeskupení zdrojů tam, kde podpoří odlišení od konkurence.

Možností je i zřízení hybridního ERP. Takové řešení může být vhodné pro instituce, které například pracují s citlivými daty, nebo instituce, které chtějí minimalizovat riziko výpadku (např. výroby) následkem přerušení komunikace s cloudem. Další plus může být to, že u hybridního ERP se zákazník stará pouze o ladění vztahu s poskytovatelem.

Z hlediska pracovní síly, by měla migrace do cloudu ulevit pracovníkům od neproduktivních činností spojených se správou a údržbou systému a využít jejich schopnosti pro ekonomicky přínosnější činnosti.

Přechod do cloudu v podstatě znamená migraci na nové ERP. Ve firmě musí panovat celková shoda na potřebě nového systému, díky které budou všichni ve firmě ochotní učit se novým věcem a přistoupit ke změnám.