ERP pro veřejnou správu i komerční sektor

Klíčový rozdíl ve fungování informačních systémů ve veřejné správě oproti komerční sféře spočívá v tom, že základním požadavkem, který má úřad na informační systém, je zpracování informací podle platné legislativy.

Současné moderní úřady vyžadují od informačního systému komplexnost, která dokáže velmi zjednodušit práci a odbourat často tak škodlivý lidský faktor. Komplexnost systému spočívá především v tom, že pro celý úřad je pouze jediný vstup pro veškerá data a úkolem systému je, aby jejich tok vedl správným směrem, na správná místa. Nástroj, zvaný workflow, pak zajišťuje, že jakmile se na úřad dostane jakýkoli dokument, je doručen na správné místo a prostřednictvím tohoto nástroje i dále putuje po všech odděleních a kompetentních osobách, které s ním musí postupně pracovat.

Důležitá je i úloha součásti systému pro projektové řízení, či pro lepší práci s daty - Business Intelligence, která je s oblibou využívána též ve firmách. Velmi zajímavé možnosti využití pro potřeby úřadu skýtá i modul zvaný IDM (identity management), jehož prostřednictvím jsou řízena přístupová práva k datům. Stejně tak i EDM (Electronic Data Management), který zajišťuje správu dokumentů.

Podle příslušných zákonů a vyhlášek musí úřad pracovat s informacemi konkrétním daným způsobem, což vyžaduje prakticky 99% funkcionality informačního systému.

Rychlost a efektivita

Oproti tomu v komerční sféře se systém zhruba z 80% své kapacity zabývá informacemi potřebnými pro řízení firmy, respektive jejích hlavních činností. Například u výrobních firem je kladen důraz především na zefektivnění výroby. Úlohou systému je zajistit, aby zakázky byly realizovány ve správnou dobu, za správné ceny, aby byl zajištěn efektivní nákup surovin.

Informace vyplývající z legislativy jsou zde zpracovávány sice také, ale v daleko omezenější míře. I výrobní podnik musí odevzdat včas a správně rozvahu a výsledovku a odvést DPH, ale maximální část kapacity systému je určena na zefektivnění core businessu a tedy na maximalizaci zisku.

Z těchto důvodů je nastavení systému pro veřejnou správu a komerční sféru odlišné. Zatímco v komerční sféře, zejména v případě velkých a středních podniků je každý systém svým způsobem unikátní, ve veřejné správě pracují všechny systémy v podstatě podle jedné šablony (samozřejmě v konkrétním typu instituce).

Rozdíl však spočívá i v procesech, které probíhají uvnitř firmy či instituce a jsou řízeny informačním systémem. Veřejná správa klade důraz na maximálně rychlé vyřešení požadavků občana, případně zřizovatele. Proto se producenti informačních systémů přirozeně snaží procesy, které systém řeší, zoptimalizovat tak, aby probíhaly co nejrychleji.

Oproti tomu komerční sféra je i z hlediska procesů zaměřena na zejména finance. Klíčovým slovem komerční sféry je efektivita. Jejímu zajištění se proto musí podřídit celé fungování informačního systému.

ERP pro výrobní firmy

Informační systém pro výrobní firmy se skládá z několika částí, jejichž pomocí jsou řešeny jednotlivé části výrobního procesu. Jedním z nich je například TPV, čili technická příprava výroby. V TPV jsou udržovány informace z oblasti konstrukční a technologické přípravy výroby, které tvoří základní údaje celého systému.

Další částí systému, přímo související s efektivností výroby, je plánování materiálu, čili MRP. Spolu s Kapacitním plánováním tvoří základní článek systému řízení výrobní společnosti. Základním principem této části systému je proces porovnávání požadavků na jedné straně se zdroji na straně druhé.

Vezměme si jako příklad výrobu automobilů. Celý proces, od návrhu vozu až po jeho sjezd s linky musí být dokonale vyladěný. Kterákoli součástka musí být dodána přesně stanovenou dobu před montáží, ne dříve, aby výrobci nevznikaly zbytečné skladové zásoby, neboť ty znamenají náklady navíc, a ne později, aby se výroba nezdržela, což by znamenalo finanční ztrátu.

Proto jsou pro výrobní firmy důležité například dodávky "Just in time", což je jedna z mnoha věcí, které zajišťuje informační systém.

Dodržování rozpočtu

Veřejná správa a tedy ani její informační systém naopak finance neřeší. Alespoň ne ve smyslu jejich zisku či ztráty. Šetření ani vydělávání peněz totiž není v této sféře podstatné. Podstatné je dodržování stanoveného rozpočtu. Práce s ním je striktně daná a ušetření prostředků neznamená pro daný subjekt žádnou výhodu. Informační systém je tedy vyvinut s ohledem na plánování v rámci rozpočtu na rok či dva dopředu.

To zpravidla zajišťuje samostatný specializovaný modul. Ten musí kupříkladu respektovat v rozpočtu obsažené mandatorní výdaje dané zákonem, ceny energií, které se mohou v průběhu doby pohybovat, leasingy a podobně. Velká část rozpočtu je totiž rozplánována dlouho dopředu.

Dlouhodobé závazky jsou pochopitelně důležitou součástí rozpočtu také v komerční sféře, ale práce s rozpočtem samotným - který zde samozřejmě též existuje - je výrazně jiná. Na rozdíl od veřejné správy se totiž rozpočet firmy může v průběhu roku dost zásadně měnit v návaznosti na aktuální ekonomické situace.

Například stanoví-li se na začátku roku, že na reklamní kampaň budou vyčleněny dva miliony, ale firma neplní stanovaný plán prodeje, může se snadno stát, že kampaň bude moci být realizována pouze za milion a půl. Něco takového ve veřejné správě nepřipadá v úvahu.

Naopak ve veřejné správě, pokud by bylo třeba změnit stanovený rozpočet, je nutné udělat tzv. "rozpočtová opatření", schválit je radou města či obce, vytvořit nový "projektový záměr" - prostě absolvovat celý dost složitý proces. To samozřejmě pracovníci úřadu podstupují neradi, a pokud mohou, vyhýbají se tomu.

Z toho pak vyplývá, že větší investice nechávají subjekty veřejné správy zpravidla na konec roku, kdy už přesně vědí, jak jsou na tom s čerpáním rozpočtu. A potřebují především doklady, jejichž DUZP by bylo k 31.prosinci.

Paradoxně se pak však stává, že něco, co by potřebovali pořídit, ale je na to potřeba větší finanční obnos, raději nepořídí, ačkoli by to opravdu potřebovali. Dodavatelé do této sféry by tedy ve vlastní zájmu měli rozpočtová pravidla znát.

Rozpočet a zisk

Do třetice, aby naše srovnání branží stálo stabilně na třech nohách, podívejme se na zajímavou branži v rámci komerční sféry - televizní společnosti. Informační systém, který by měl pokrývat jejich potřeby, musí být v mnohém velmi specializovaný a respektovat jak rozpočet, tak i nutnost generovat zisk.

Je například třeba, aby disponoval nástroji k sledování nejrůznějších ukazatelů, především nákladů na vlastní výrobu a souvisejících výnosů. Objem výroby pořadů i rozsah vysílání se v poslední době neuvěřitelně zvýšil. K tomu se váže množství vysílaných reklam, které pro televizní společnosti znamenají příjmy. Poptávka po reklamě se však v souvislosti se současným stavem ekonomiky citelně snížila a bylo tedy nutné příjmy i výdaje začít výrazněji hlídat, aby se i nadále udržela ziskovost společností.

Současně je zde velice důležitým požadavkem podpora vlastní výroby pořadů, dále nákupů pořadů, jejich odpisů, fakturace reklamního času, evidence smluvních vztahů, honorářů a dalších specifických i obecně potřebných oblastí.

Zvláštní důraz je zde však kladen na mzdy a honoráře. V současné době je totiž většina těch, kdo pořady spoluvytvářejí, na „volné noze“ a jsou najímání jen na konkrétní pořady. Naopak další lidé, například administrativní pracovníci, jsou zpravidla kmenovými zaměstnanci. Generovat tedy správně mzdy a honoráře je tedy možné pouze s velmi kvalitní podporou informačního systému, který dále musí pokrývat i celou řadu souvisejících oblastí, jako je například agenda kolem smluv a autorských práv.

Článek Asseco Solutions, a.s. ze dne úterý 7. května 2013

Další články od Asseco Solutions, a.s.