logo Asseco Solutions, a.s.

Jak pracuje Workflow

Workflow vyjadřuje takovou funkcionalitu systému, která umožní popsat a realizovat procesy při zpracování dokumentů. Workflow lze rozdělit do dvou oblasti - evidence předpisů, směrnic, norem a tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému.

Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například HELIOS Green, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu "ANO - NE" a "SCHVÁLENO - NESCHVÁLENO".

Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj "úkolovník" - Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si rozklikne určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne schváleno. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly "projít rukama" více lidí ve firmě.

Workflow - hlavní přínosy:

Workflow ani informační systémy však nejsou samospasitelné. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady.

Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně z různých důvodů, brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.

Základní vlastnosti Workflow:

HELIOS Green

HELIOS Green je systém (ERP) určený pro velké a středně velké společnosti, které hledají ucelený podnikový informační systém, jenž se snadno přizpůsobí konkrétním potřebám firmy.

Kromě standardního jádra, jehož součástí je např. i CRM či Business Intelligence, obsahuje i specializované moduly, tvořící tzv. oborová řešení. Stačí si tak zvolit některou z připravených oborových verzí bez nutnosti vývoje nákladného softwaru na zakázku.

Komplexní informační systém HELIOS Green vám pomáhá orientovat se ve světě vašich firemních informací.

Další články k tématům - automatizace - bezpapiru - BI - CRM - ERP - faktura - IS - workflow - zaměstnanci

Článek Asseco Solutions, a.s. ze dne 29. března 2013 - pátek

Další články od Asseco Solutions, a.s.