logo Asseco Solutions, a.s.

Jak pracuje Workflow

Workflow vyjadřuje takovou funkcionalitu systému, která umožní popsat a realizovat procesy při zpracování dokumentů. Workflow lze rozdělit do dvou oblasti - evidence předpisů, směrnic, norem a tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému.

Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například HELIOS Green, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu "ANO - NE" a "SCHVÁLENO - NESCHVÁLENO".

Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj "úkolovník" - Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si rozklikne určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne schváleno. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly "projít rukama" více lidí ve firmě.

Workflow - hlavní přínosy:

Workflow ani informační systémy však nejsou samospasitelné. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady.

Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně z různých důvodů, brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.

Základní vlastnosti Workflow:

HELIOS Green

HELIOS Green je systém (ERP) určený pro velké a středně velké společnosti, které hledají ucelený podnikový informační systém, jenž se snadno přizpůsobí konkrétním potřebám firmy.

Kromě standardního jádra, jehož součástí je např. i CRM či Business Intelligence, obsahuje i specializované moduly, tvořící tzv. oborová řešení. Stačí si tak zvolit některou z připravených oborových verzí bez nutnosti vývoje nákladného softwaru na zakázku.

Komplexní informační systém HELIOS Green vám pomáhá orientovat se ve světě vašich firemních informací.

Další články k tématům - automatizace - bezpapiru - BI - CRM - ERP - faktura - IS - workflow - zaměstnanci

Článek Asseco Solutions, a.s. ze dne pátek 29. března 2013

Další články od Asseco Solutions, a.s.

ANeT-WebTime překonává hranice běžného docházkového systému

ERPORT pro ERP systémy HELIOS v cloudu

Kongresové centrum Praha spoléhá na ERP HELIOS Nephrite

HELIOS Nephrite se zapojuje do elektronizace českého zdravotnictví

Docházkové, plánovací a přístupové systémy pro ERP HELIOS

Produktový konfigurátor s pomocí ERP systému Helios iNuvio

Implementace ERP HELIOS s odpovědností za IT zákazníka

Sedm let úspěšného projektu ERPORT pro ERP HELIOS v cloudu

Petr Vítek - nový ředitel divize vývoje a implementace ERP systémů HELIOS

Kateřina Trčalová v čele marketingu pro ERP systémy HELIOS

Michal Andraško - nový obchodní ředitel Asseco Solutions

ERP HELIOS Nephrite v portfoliu BERGHOF SYSTEMS

Spisová služba v cloudu Spiska je pozoruhodným IT produktem pro správu dokumentů

Spisová služba Spiska zajistí komplexní správu dokumentů

ERP HELIOS iNuvio přináší řešení pro všechny malé a střední firmy

Zajímaví hosté z řad klientů a partnerů na HELIOS Podcast

Partnerství v HELIOS Open přináší řadu výhod

Lukáš Rezek je nový produktový manažer pro ERP HELIOS Orange

Informační systém HELIOS Pantheon je finalistou soutěže IT produkt roku 2021

Přidejte se do rodiny úspěšných firem v partnerském programu HELIOS Open

Šest let projektu ERPORT pro ERP HELIOS v cloudu

HELIOS Pantheon - nový informační systém pro veřejnou správu

HELIOS Nephrite - Pozoruhodný produkt 2021 v kategorii informačních systémů

Jiří Brych - Produktový manažer HELIOS Nephrite

Prvenství v kategorii Informační systémy pro HELIOS Nephrite

Řízení logistiky a skladových procesů pro HELIOS Green a Orange

Platební systém Roger v ERP HELIOS Orange

ERP podle přání zákazníků

Tým Helios posilují Jan Fiala a Martin Stoilov

Petr Vondráček - nový šéf marketingu Asseco Solutions

SME a Enterprise produkty Asseco Solutions pod vedením Petra Hampla

Podpora GDPR v produktech HELIOS

Užitečný pomocník pro personalistiku ve stavebnictví

HELIOS Orange pomáhá řídit výrobu a prodej koupelnových doplňků

Strojírenská výroba a kovovýroba s podporou HELIOS Orange

Setkání uživatelů HELIOS Green AUTOMOBILY

ERP HELIOS jsou EET ready

Úspěšný podnikatel Krach - proč asi?

Prodej licencí ERP HELIOS roste

Inteligentní servis a prediktivní údržba ve smyslu Průmyslu 4.0

HELIOS Orange pomáhá řídit topenářské, plynoinstalační a vodoinstalační práce

Dodavatel stavební chemie Meffert ČR využívá HELIOS Orange

Variabilita HELIOS Orange pomáhá řídit výrobu i obchod

Knižní nakladatelství volí pro řízení společnosti HELIOS Orange

Výrobu, reporting a WMS v Elektroline pomáhá řídit HELIOS Green

Martin Kršňák - nový Business Development Director Asseco Solutions

HELIOS Zoom - užitečný pomocník pro uživatele HELIOS Orange

ERP v cloudu na erport.cz

Vtipné video skeče HELIOS pobaví i poučí

HELIOS Orange pomáhá v letecké výrobě