logo AUDIOPRO s.r.o.

Efektivní pracovní schůzky s využitím moderních technologií

Podle nedávného průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37% času z jeho pracovního týdne. To vychází v průměru na 9 hodin na zaměstnance týdně, což je 11% nárůst času stráveného na schůzkách oproti roku 2011.

Zvláště ve větších společnostech a korporacích často "meetingová mánie" dosahuje netušených rozměrů, kdy se stále častěji pořádají meetingy za účelem přípravy na budoucí meetingy a efektivita se zcela ztrácí.

Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek svého týmu?

Využívejte technologie - zapojte videokonference

Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku. Místo fyzických schůzek se tak firmám doporučuje právě přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních meetingů do on-line sféry a to ideálně právě v podobě videokonferencí, které mají stejné možnosti jako reálné setkání v zasedací místnosti.

"Technologie samozřejmě vyžaduje určitou investici. Aby vše správně fungovalo, je nutno zakoupit skutečně fungující a kvalitní videokonferenční systém. V dnešní době se dá i videokonferenční technika ušít na míru velikosti, potřebám a případnému budoucímu růstu firmy. Lze ji jednoduše využívat bez nutnosti vlastního IT zázemí, což bývá často noční můra mnohých uživatelů. Po počáteční jednorázové investici se ovšem náklady začnou velice rychle vracet a to jak v úsporách času, nákladů, tak i ve zvýšení efektivity práce zaměstnanců a také jejich spokojenosti v zaměstnání," říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro, která videokonference Lifesize vč. cloudového řešení zastupuje na českém trhu.

Pořádejte porady, jen když jsou opravdu třeba

Ačkoli se to nezdá, pokud se pracovní schůzka přepočítá na čas, který na ní zaměstnanci stráví a vynásobí se jejich počtem, může jít finančně o velmi náročnou záležitost. Dvouhodinový meeting pro deset zaměstnanců sebere firmě 20 hodin pracovního času na daný den a pokud je takových schůzek i několik denně, jejich finanční náročnost stoupá ještě více.

Proto je záhodno organizovat pracovní schůzky jen v případech, kdy je jisté, že danou záležitost skutečně posunou dopředu, či ve chvíli, kdy ji není možné vyřešit lepším způsobem. Schůzky je tedy dobré svolávat kvůli řešení konkrétních pracovních témat, plánů, strategií a akutních problémů. Vyhnout bychom se měli naopak zdlouhavým a obecně zaměřeným schůzkám, kde se spíš "vaří z vody".

Vyhněte se pravidelným meetingům

Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity - často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným meetingům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně.

V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc meetingy zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů.

Nepodceňujte přípravu

Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na meeting a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas.

"Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe - v případě, že má zaměstnanec naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebude schopen se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí," radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.

Článek AUDIOPRO s.r.o. ze dne pondělí 29. srpna 2016

Další články od AUDIOPRO s.r.o.

Profesionální dvoupásmová bateriová reprosoustava Electro-Voice EVERSE 12

Společné řešení satelitního internetu Peplink a Starlink v nabídce AUDIOPRO

Konferenční technika Biamp Parlé s certifikací pro Microsoft Teams

Pracovní schůzky s podporou umělé inteligence

Dokonalá projekce v nezatemněné místnosti

Profesionální kamery Avonic pro videokonference, vzdělávání a zdravotnictví

Moderní technologie přinášejí seniorům kontakty, zábavu i možnosti pro další vzdělávání

Levné komponenty mohou zkazit jednání videokonference

Ovládání videokonference pomáhá v uplatnění na trhu práce

Moderní kanceláře mají dnes mnoho podob

Univerzální konferenční soundbar Biamp Parlé pro videokonference

Vokkero - bezdrátový komunikační systém do hlučného prostředí

Kanceláře a pracoviště jsou stále více home office friendly

Akustický design pomáhá zajistit klid na práci a bezpečí citlivých informací

Formy pracovní spolupráce se rychle mění s podporou nových technologií

Jedinečný průvodcovský systém postavený na technologii Biamp

Flexibilní projekční plátna Screen Innovations

Moderní udržitelné technologie vládnou kancelářím budoucnosti

Chytrá řešení pro zastínění prostor v interiéru

Jaká je budoucnost sdílených kanceláří

Nezávislý zdroj energie s palivovými články SFC Energy Efoy

Zabudované reproduktory do interiéru jako zdroj kvalitního zvuku

Digitální technologie posouvají moderní medicínu

Flexibilní projekční plochy Screen Innovations pro domácnosti i firmy

Videokonference v advokacii a právních službách

Firemní výzvy roku 2023

Umět používat videokonference je dnes již nutnou dovedností zaměstnanců

Týmová spolupráce s podporou BYOM Mersive

Firmy přizpůsobují své zasedačky a investují do kvalitní komunikační techniky

Komunikátory Vokkero Guardian Show

Podpora flexibilní formy práce a sdílení pracovního místa se stává trendem pro moderní kancelář

Bezdrátový prezentační systém Modena

Obrazové a zvukové komunikační technologie Biamp Systems

Interaktivní komunikace s chytrým systémem Kaptivo

Chytré technologie pro zasedačky vybírejte pečlivě

Úsporné videokonference zatlačují služební cesty

Zajištění kompatibility aplikací pro videokonference je prevencí před technickými problémy

Snadné propojení vzdálených účastníků schůzky s podporou chytrých technologií

Komplexní podpora videokonferenčních služeb pro hybridní způsob práce

Návrat do kanceláří mění trendy v uspořádání a vybavení pracovních prostor

Nové technologie mění pracovní prostředí i formy komunikace a spolupráce

Technický nábytek Room Dimensions Ibérica

Nové koncepty pojetí prostor pro hybridní spolupráci a online jednání

IT vybavení zbrkle nakoupené v době covidu často nevyhovuje dnešním požadavkům

Mobilní projekční plochy Screen Innovations

Snadné připojení k libovolné webové videokonferenci

Trendy určující podobu současných kanceláří

Vybavení pro firemní zasedačku budoucnosti

Maskování zvuku v ordinacích a čekárnách chrání citlivá data pacientů

Videokonference Lifesize s připojením do Teams a Zoom