logo AUDIOPRO s.r.o.

Efektivní pracovní schůzky s využitím moderních technologií

Podle nedávného průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37% času z jeho pracovního týdne. To vychází v průměru na 9 hodin na zaměstnance týdně, což je 11% nárůst času stráveného na schůzkách oproti roku 2011.

Zvláště ve větších společnostech a korporacích často "meetingová mánie" dosahuje netušených rozměrů, kdy se stále častěji pořádají meetingy za účelem přípravy na budoucí meetingy a efektivita se zcela ztrácí.

Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek svého týmu?

Využívejte technologie - zapojte videokonference

Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku. Místo fyzických schůzek se tak firmám doporučuje právě přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních meetingů do on-line sféry a to ideálně právě v podobě videokonferencí, které mají stejné možnosti jako reálné setkání v zasedací místnosti.

"Technologie samozřejmě vyžaduje určitou investici. Aby vše správně fungovalo, je nutno zakoupit skutečně fungující a kvalitní videokonferenční systém. V dnešní době se dá i videokonferenční technika ušít na míru velikosti, potřebám a případnému budoucímu růstu firmy. Lze ji jednoduše využívat bez nutnosti vlastního IT zázemí, což bývá často noční můra mnohých uživatelů. Po počáteční jednorázové investici se ovšem náklady začnou velice rychle vracet a to jak v úsporách času, nákladů, tak i ve zvýšení efektivity práce zaměstnanců a také jejich spokojenosti v zaměstnání," říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro, která videokonference Lifesize vč. cloudového řešení zastupuje na českém trhu.

Pořádejte porady, jen když jsou opravdu třeba

Ačkoli se to nezdá, pokud se pracovní schůzka přepočítá na čas, který na ní zaměstnanci stráví a vynásobí se jejich počtem, může jít finančně o velmi náročnou záležitost. Dvouhodinový meeting pro deset zaměstnanců sebere firmě 20 hodin pracovního času na daný den a pokud je takových schůzek i několik denně, jejich finanční náročnost stoupá ještě více.

Proto je záhodno organizovat pracovní schůzky jen v případech, kdy je jisté, že danou záležitost skutečně posunou dopředu, či ve chvíli, kdy ji není možné vyřešit lepším způsobem. Schůzky je tedy dobré svolávat kvůli řešení konkrétních pracovních témat, plánů, strategií a akutních problémů. Vyhnout bychom se měli naopak zdlouhavým a obecně zaměřeným schůzkám, kde se spíš "vaří z vody".

Vyhněte se pravidelným meetingům

Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity - často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným meetingům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně.

V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc meetingy zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů.

Nepodceňujte přípravu

Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na meeting a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas.

"Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe - v případě, že má zaměstnanec naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebude schopen se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí," radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.

Článek AUDIOPRO s.r.o. ze dne 29. srpna 2016 - pondělí

Další články AUDIOPRO s.r.o.

Videokonference pro malé a střední firmy

Open space kancelář bez ztráty soukromí a rušivých zvuků

Nové technologie zvýšují motivaci k práci

Media Management pro profesionální bezpilotní prostředky AeryonLive

Interiérové projekční plochy

Prestižní evropská cena za rozvoj cloudových videokonferencí pro LifeSize

Polk BOOM Bit - malý nositelný bluetooth reproduktor

Integrace videokonference Lifesize do Skype for Business

Videokonference v cloudu pro malé a střední firmy

Profesionální bezdrátový prezentační systém wePresent

Malý přenosný bluetooth reproduktor Polk BOOM Bit

Sound masking pomáhá zvyšovat produktivitu práce v kanceláři

Není dron jako dron - pravdy a mýty o dronech

Smart hity letošních Vánoc

AeryonLive - platforma pro vzdálené řízení dronu Aeryon SkyRanger

Maskování zvukem dokáže vytvořit opravdu diskrétní zóny

MagniFi Mini - malý soundbar s velkým zvukovým výkonem

Bezdrátový prezentační systém wePresent

Bezdrátový ovladač Awox SmartKIT pro chytré žárovky

Noční komerční provoz dronu Aeryon SkyRanger s povolením FAA

Videostěny za nižší náklady a bez technických omezení

Sound masking pomáhá chránit důvěrné informace ve zdravotnictví

Chytré osvětlení a inteligentní zásuvky pro moderní bydlení

Videokonference pomáhá s náborem nových pracovníků

Kapesní a stylový reproduktor BOOM Swimmer

Jak na kvalitní poslech hudby při sportu i venkovních aktivitách

Efektivní pracovní schůzky s využitím moderních technologií

Dekorativní světelná koule jako netradiční domácí osvětlení

Profesionální dron do každého počasí

Videokonference dokáže reálně nahradit osobní jednání

Ovládejte smart žárovky gesty s ovladačem Awox SmartPebble

Kapesní a stylový reproduktor BOOM Swimmer využijete i jako handsfree

Ozvučte si dům i zahradu - a bez drátů

Odolný dron pro univerzální použití

Hrající barevné žárovky pro příjemný poslech a relax

Velkoplošná projekce a léto ve znamení fotbalu, Olympiády i hokeje

Odolný bezdrátový reproduktor nejen na prázdniny

Odolné přepravní boxy SKB Cases pro univerzální využití

Videokonference jako náhrada za služební cesty

Originální bezdrátový reproduktor na kolo

Tmavé plátno Slate .8 jako projekční plocha pro osvětlené prostory

Chytrá LED žárovka s dálkovým ovládáním

Videokonference pro malé a střední firmy

Bezdrátový přenosný reproduktor BOOM Swimmer

Profesionální bezdrátový reproduktor Woodbourne

Dokonalá projekce bez nutnosti zatemňování místnosti

Herní sluchátka Polk Striker pro výjimečný poslechový zážitek

Odolné a bezpečné přepravní boxy SKB Cases

Soundbar Omni SB1 pro lepší zážitek ze sledování televize

Bezdrátové WiFi reproduktory pro ozvučení velkých místností

Všechna firemní zařízení Android pod kontrolou