logo CCV, s.r.o.

Automatizace zpracování přijatých faktur šetří čas i náklady

Řešení ORION Invoice Flow dokáže automaticky zpracovat 99% přijatých faktur. Maloobchodní řetězec parfumerií Douglas má nyní s jeho využitím vyřešen celý proces příjmu a zpracování faktur, jejich archivaci a import dat do ekonomického informačního systému.

Podnětem pro zavedení automatizace přijatých faktur v řetězci parfumerií Douglas byla interní analýza, ze které vzešel proces zpracování přijatých dokladů jako jeden z nejpracnějších. Nasazení nového systému ušetřilo 80% práce s příjmem dokladů automatickým zpracováním z e-mailové schránky, extrahováním údajů z faktur a automatizovaným načtením 99% přijatých faktur přímo do účetního systému.

"Technologická služba ORION Invoice Flow je výjimečná tím, že automatizuje zpracování faktur v různých formátech bez nároků na obsluhu. Služba sjednocuje všechny potřebné nástroje, aby uživatelé mohli plně využívat přínosy digitalizace účetnictví vždy v souladu s legislativou a bez ohledu na formáty dokladů," říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

Hlavní výhody řešení ORION Invoice Flow:

"Sami jsme měli dříve dobrou zkušenost s využitím ORION EDI na elektronickou výměnu dokladů ve strukturovaných datech u vydaných faktur. Hlavní motiv pro výběr ORION Invoice Flow bylo, že spolehlivě pokrývá celý proces zpracování přijatých faktur. Zpočátku panovaly obavy, jak změnu zvládneme, ale po prvních 14 dnech byli klíčoví uživatelé z úspory práce nadšení," říká Milan Švihla, IT manažer ve společnosti Parfumerie Douglas.

Dalším přínosem je zrychlení schvalovacího procesu v řádu několika dnů. Spolehlivě totiž umožňuje adresné schvalování a rychlejší a přesnější tok dokladů podle rolí schvalovatelů. Dříve předávání faktur a návazných dokladů vázlo, neboť podobný nástroj firmě chyběl.

Centrálně používá Parfumerie Douglas podnikový systém SAP z německého ústředí, zatímco pro české a slovenské prostředí využívá externí účetní firmy s jejich ekonomickými systémy. Automaticky extrahované údaje řešením ORION Invoice Flow se přenáší po schválení přímo do účetního programu.

Integrace také zajišťuje předání interního čísla, likvidačního čísla faktury, které má doklad v účetním systému. Uživatelé mohou využít proklik z účetního systému na zobrazení dokladu či využít jeho dohledávání podle interního čísla a různých parametrů.

Desetinásobné snížení počtu dotazů k dokladům

Finanční oddělení dříve postrádalo informace, jak velká je suma závazků ve schvalovacím procesu. Schvalovací proces dokladů v papírové podobě přitom prakticky neumožnil udržet přehled, kde se faktura nachází, což generovalo zbytečné problémy se splatností závazků a napětí ve vztahu k dodavatelům.

V minulosti to znamenalo častou dodatečnou komunikaci s dodavateli nebo uvnitř firmy, ale s využitím ORION Invoice Flow klesly počty dotazů k dokladům na desetinu a došlo k přibližně 75% zrychlení úhrad přijatých faktur.

"Do procesu zpracování faktur je v tuzemské pobočce zainteresováno na čtyři desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky. Specifikem jsou navíc mezinárodní faktury. Pokud dříve papírové doklady někomu ležely na stole, bylo obtížné zachovat pořádek a včasnost splatnosti. Po nasazení ORION Invoice Flow se komunikace s dodavateli a uvnitř firmy nad fakturami mnohonásobně snížila a ušetříme velké množství dříve vynakládané energie. Nyní také rozjíždíme elektronické objednávky s cílem umožnit plně automatické párování dokladů pro jejich strojovou likvidaci," dodává Milan Švihla.

Vedlejším přínosem zavedení ORION Invoice Flow je také jednoduchá dohledatelnost faktur a posilování auditní stopy daňových dokladů propojením s jejich přílohami. Uživatelé k fakturám ukládají nejčastěji dodací listy nebo rozpisy služeb.

Článek CCV, s.r.o. ze dne 15. února 2019 - pátek

Další články od CCV, s.r.o.

Oceněná řešení pro automatizované zpracování faktur

ORiON EDI bude pomáhat expanzi Rohlik.cz v Maďarsku

iNVOiCE FLOW výrazně zrychluje zpracování přijatých faktur

Farmaceutický velkoobchod začíná využívat EDI

Bezproblémová výměna dat mezi systémy Grit a POHODA

Skladový systém v cloudu pro malé a střední firmy

CCV se mění na GRiT

Jan Škerle a Lubomír Veselý posilují top management CCV

Automatizace zpracování přijatých faktur šetří čas i náklady

Řízený sklad LOKIA WMS zvyšuje produktivitu logistiky produktů značky Aktin

Distributoři v segmentu elektro zapojují dodavatele do EDI komunikace

ORION Invoice Flow sjednocuje nástroje pro automatizovaný příjem a zpracování faktur

Skladový systém LOKIA WMS jako nadstavba Microsoft Dynamics 365

CRM Dynamics 365 pomáhá obchodníkům i zákazníkům

Skladový systém LOKIA pomáhá s řízením skladu internetových obchodů

ORION EDI šetří čas se zpracováním obchodních dokladů

Zamezení záměn zboží je prioritou v řízení skladů a logistice oděvního průmyslu

Jak zlepšit obchod a marketing využitím CRM

Jak na skladové procesy a elektronickou výměnu dokladů e-shopů

Automatické zpracování PDF objednávek službou PDF2EDI

Elektronické objednávky MALL.cz jsou vítězem soutěže EDI projekt roku 2017

Spolehlivá komunikace v rámci prodejního řetězce

Řízení skladového hospodářství v cloudu

Jak jednoduše organizovat práci skladníků

LOKIA WMS řídí komplexní skladové procesy jednoduše

Zlepšete svůj obchod a marketing využitím CRM systému

25 let zkušeností s podnikovými informačními systémy

Dynamics 365 jako nástroj evidence osobních dat v souladu s GDPR

Přesnější a rychlejší fakturace se sledováním dodávek

Služba PDF2EDI řeší konverzi PDF objednávek Nestlé do strukturovaných dat

Nákupní cena v EDI objednávkách proniká i do e-shopů

Požadavky na firemní interní logistiku obchodních a výrobních firem

ORION je doma v Opavě, tady vzniká vašich padesát odstínů EDI

Snadné a spolehlivé vytěžování dat z PDF objednávek Kauflandu

Dozorčí služby CCV WatchDog zvyšují spolehlivost podnikových informačních systémů

EDI komunikace pomáhá růstu společnosti 1 day

Řešení pro L’Oréal je vítězem soutěže EDI projekt roku 2016

Výrobci plastů a strojírenské firmy se potýkají s problémy skladového hospodářství

EDI pro L’Oréal krok za krokem

Mobilní aplikace ORION EDI na cesty i pro okamžitý přehled

Distribuční kanály eD‘ system Czech s podporou Microsoft Dynamics CRM

Nový CRM systém pro podporu rozvoje JIC

EDI komunikace proniká do oblasti vlasové kosmetiky

CRM pro řízení vztahů se zákazníky i distribuční sítě

Efektivní maloobchod i velkoobchod s využitím výhod EDI komunikace

Přesná evidence a zrychlení výdeje zboží s instatntním skladem v cloudu

Řízený sklad řeší reporting pro TOTAL ČESKÁ REPUBLIKA

CCV majetkově vstupuje do úspěšného startupu Investiční aukce

Nejlepší EDI projekt roku 2015 realizovala Alza

Skladové hospodářství jako služba