Elektronická fakturace a důvěryhodný archiv CCV šetří OBI ČR čas i peníze

CCV Informační systémy zabezpečuje pro OBI formou komplexního outsourcingu bezpapírovou EDI fakturaci a důvěryhodný elektronický archiv daňových dokladů. Řešení je poskytováno formou služby SaaS (Software-as-a-Service).

V Senátu Parlamentu ČR se 13.11. 2012 uskutečnilo představení vítězných projektů soutěže IT projekt roku. CCV Informační systémy zde zaznamenala úspěch se svým řešením elektronické fakturace a důvěryhodné elektronické archivace obchodních a logistických dokladů ve společnosti OBI Česká republika.

Zástupce Senátu, odborné porotce, členy CACIO a další přítomné projekt zaujal především svojí komplexností a mimořádně krátkou dobou návratnosti. CCV koncipovalo řešení jako ucelenou B2B platformu pro obchodní partnery a společnosti OBI ČR jej poskytuje jako službu (SaaS).

Za klíčové přínosy projektu označil Stefan Jass, vedoucí IT v OBI ČR, zejména efektivní pokrytí celého procesu elektronické fakturace a archivace a s tím související snížení pracnosti a chybovosti.

"Ocenili jsme mimo jiné jednoduchost integrace do stávající podnikové infrastruktury a skutečnost, že vše proběhlo bez sebemenších komplikací a dle časového plánu. V neposlední řadě musím zmínit výraznou úsporu nákladů, přičemž návratnost celé investice byla zhruba sedm měsíců", uvedl Stefan Jass.

Klíčové milníky projektu:

32 tisíc daňových dokladů měsíčně vyměňovaných řetězcem a jeho dodavateli
začlenění statisíců existujících dokladů do důvěryhodného archivu
migrace 300 dodavatelů na nové řešení v krátkém čase
dosaženo 6měsíční celkové návratnosti

Úspora času a nákladů

Efektivitu implementovaného řešení potvrzuje i Radka Havleová, vedoucí oddělení fakturace OBI ČR: "Měsíčně zpracováváme kolem 32 tisíc faktur, přičemž ruční zpracování jedné faktury zabere průměrně pět minut oproti zhruba deseti sekundám v případě elektronické faktury."

Díky novému řešení od CCV Informační systémy je OBI ČR nyní nezávislé na použitém formátu elektronické fakturace a může tak přijímat více elektronických faktur od širokého spektra svých dodavatelů. Z tohoto důvodu došlo během necelého roku k nárůstu ze 40% elektronicky fakturujících dodavatelů na úroveň 70%. Desetitisíce elektronických faktur ročně navíc oproti dřívějším papírovým fakturám tak znamenají přes dva tisíce hodin ušetřené práce za rok jen při příjmu faktur.

Kromě výrazně účinnějšího zpracování došlých faktur se v OBI ČR nyní mohou pochlubit také snadnější realizací měsíční uzávěrky daňových dokladů, která oproti dřívější náročné ruční tvorbě probíhá v podstatě automaticky.

Přínosem je i rychlejší dohledávání dokladů a celkově nižší chybovost při příjmu faktur, například i díky automatické kontrole jejich formálních náležitostí. To vše představuje další výraznou časovou a tedy i nákladovou úsporu.

Výsledky nasazení elektronické fakturace a archivace v OBI

Snížení chybovosti při příjmu faktur:

automatická kontrola formálních náležitostí daňových dokladů
auditing - veškeré činnosti jsou doložitelné
jednoduchá identifikace a dohledání chyby
automatické upozornění dodavatelů

Úspora času a nákladů:

několikanásobně rychlejší zpracování, likvidace a archivace
snížení objemu papírových dokladů (nyní jen 30 %)
konec ruční tvorby měsíční účetní
rychlejší dohledávání dokladů
snížení provozních nákladů

Soulad s legislativou:

mechanismy na odhalení chyb u dodavatelů
průkazné dokládání správci daně
auditované řešení (KPMG)

Legislativně komfortní elektronická archivace

Neméně důležitou součástí řešení je také důvěryhodná elektronická archivace veškerých daňových dokladů, a to nejen s ohledem na úsporu místa. Klíčové je zejména zabezpečení naprostého souladu s aktuální legislativou.

David Reichel, ředitel divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy k této problematice dodává: "Zajišťujeme kompletní proces důvěryhodné archivace daňových dokladů včetně záruky jejich neměnnosti v čase a z hlediska původu tak, že musí být akceptovány orgány veřejné moci jako závazné a platné po celou zákonnou dobu jejich archivace. Samozřejmostí je i zabezpečení čitelnosti daňových dokladů a jejich ochrany před znehodnocením či ztrátou."