logo CCV, s.r.o.

Automatické zpracování PDF objednávek službou PDF2EDI

Implementace systému automatického zpracování toku zbožových dokladů zefektivňuje komunikaci s klíčovými odběrateli společnosti Hubert J. E. - slovenské nápojářské jedničky na trhu sektů a šumivých vín.

Cílem nasazení řešení ORION PDF2EDI bylo celý proces toku dokladů maximálně zefektivnit. Elektronickou výměnu dokladů přitom využívá Hubert J. E. již od roku 2005 a aktuálně s pomocí EDI zpracovává polovinu všech zbožových dokladů automaticky.

"Náklady spojené se zpracováním, tiskem a rozesíláním takového množství dokladů byly dobrým důvodem pro elektronizaci fakturačního procesu. Možnost zbavit se skladu šanonů, ve kterých musely kolegyně v minulosti dlouze listovat, aby dohledaly potřebný daňový doklad, je pak třešničkou na dortu. Všechny podoby vydaných daňových dokladů jako jsou dobropisy, cenové dobropisy, vrácení bezplatného zboží a samozřejmě faktury jsme nyní schopni odbavovat elektronicky přímo z našeho systému. Zavedením elektronické fakturace se zbavujeme spousty papíru a již se nám nestane, že se po některé faktuře doslova slehne zem," říká Rastislav Levčík, manažer IT a nákupu ve společnosti Hubert J. E.

Hubert J. E. má celkem přes 200 obchodních partnerů, se kterými si vyměňuje obchodní a logistické doklady jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury. Čistě daňových dokladů zpracuje měsíčně přibližně tisíc.

EDI je díky nejpokročilejším možnostem automatizace pro společnost prioritou. Ne všichni zákazníci však využívají pro výměnu dokladů strukturovaná data EDI.

Především menším odběratelům z oblasti regionálních velkoobchodů či gastro segmentu musela tedy doposud společnost Hubert J. E. posílat faktury e-mailem, faxem nebo vytištěné poštou. Interní průzkum vypracovaný controllingovým oddělením poté odhalil významný prostor k úspoře, pokud by se podařilo tento zastaralý papírový proces transformovat na využití elektronických formátů.

Dalším úzkým místem s vysokou pracností pro obsluhu byl příjem objednávek od těchto zákazníků. Ty chodí od odběratelů, kteří EDI nevyužívají, většinou v podobě PDF přílohy e-mailu. Je tedy potřeba je ručně přepsat do informačního systému, aby s nimi mohla pracovat expedice.

Elektronizace toku dokladů v praxi

Na příkladu zákazníka, jakým je Kaufland Slovenská republika, jde o desítky rozsáhlých objednávek měsíčně. Díky velkému objemu dokladů stal Kaufland vhodným pilotním zákazníkem pro automatické zpracování PDF objednávek.

Služba ORION PDF2EDI tyto doklady strojově převede na EDI zprávu ORDERS, kterou poté načte do informačního systému společnosti Hubert J. E. stejně jako jakoukoli objednávku od odběratele, který je na výměnu elektronických dokladů EDI připravený.

Dokáže dokonce rozeznat tzv. změnové objednávky, které Kaufland využívá, a obsluhu na ně upozornit. Zpracování těchto objednávek se tak několikanásobně zkrátilo a chybovost se zároveň limitně blíží nule. Tímto způsobem je přitom možné zpracovávat PDF objednávky od jakéhokoli zákazníka a na způsobu odesílání těchto dokladů se pro zákazníka vůbec nic nemění.

Veškeré daňové doklady jsou přenášeny z informačního systému SAP do konsolidačního centra ORION, kde jsou opatřeny ověřeným elektronickým podpisem, odeslány odběrateli a zároveň elektronicky důvěryhodně archivovány včetně využití časového razítka tak, aby splňovaly podmínky aktuální legislativy.

EDI - elektronická výměna dokladů

EDI (Electronic Data Interchange) je moderní způsob komunikace mezi dvěma obchodujícími subjekty, při které dochází k výměně dokladů elektronickou formou. Jedná se o elektronické dokumenty, která obsahují stejná data, jako běžně v papírové formě.

Důležitou podmínkou je, aby elektronický dokumentu obsahoval strukturovaná data. Díky tomu doklady druhá strana může automatizovaně zpracovat.

O společnosti Hubert J. E.

Hubert J. E. je první mimofrancouzská továrna na výrobu šumivého vína a zároveň jedna z nejstarších značek na Slovensku. Je největším slovenským producentem sektů s roční produkcí více než 7,5 milionu lahví. V roce 2000 se společnost stala členem německé skupiny Henkell & Co Sektkellereien KG.

Hubert J. E. má na slovenském trhu široké portfolio zákazníků. Kromě prakticky všech významných obchodních řetězců jsou mezi jeho odběrateli i maloobchodní hráči na tradičním trhu, nápojářské velkoobchody nebo gastroprovozy.

Součástí této skupiny je také česká jednička Bohemia Sekt. O několik let později přidala do svého sortimentu slovenská vína Vitis Pezinok a Karpatské brandy.

Článek CCV, s.r.o. ze dne 9. března 2018 - pátek

Další články od CCV, s.r.o.

Skladový systém LOKIA pomáhá s řízením skladu internetových obchodů

ORION EDI šetří čas se zpracováním obchodních dokladů

Zamezení záměn zboží je prioritou v řízení skladů a logistice oděvního průmyslu

Jak zlepšit obchod a marketing využitím CRM

Jak na skladové procesy a elektronickou výměnu dokladů e-shopů

Automatické zpracování PDF objednávek službou PDF2EDI

Elektronické objednávky MALL.cz jsou vítězem soutěže EDI projekt roku 2017

Spolehlivá komunikace v rámci prodejního řetězce

Řízení skladového hospodářství v cloudu

Jak jednoduše organizovat práci skladníků

LOKIA WMS řídí komplexní skladové procesy jednoduše

Zlepšete svůj obchod a marketing využitím CRM systému

25 let zkušeností s podnikovými informačními systémy

Dynamics 365 jako nástroj evidence osobních dat v souladu s GDPR

Přesnější a rychlejší fakturace se sledováním dodávek

Služba PDF2EDI řeší konverzi PDF objednávek Nestlé do strukturovaných dat

Nákupní cena v EDI objednávkách proniká i do e-shopů

Požadavky na firemní interní logistiku obchodních a výrobních firem

ORION je doma v Opavě, tady vzniká vašich padesát odstínů EDI

Snadné a spolehlivé vytěžování dat z PDF objednávek Kauflandu

Dozorčí služby CCV WatchDog zvyšují spolehlivost podnikových informačních systémů

EDI komunikace pomáhá růstu společnosti 1 day

Řešení pro L’Oréal je vítězem soutěže EDI projekt roku 2016

Výrobci plastů a strojírenské firmy se potýkají s problémy skladového hospodářství

EDI pro L’Oréal krok za krokem

Mobilní aplikace ORION EDI na cesty i pro okamžitý přehled

Distribuční kanály eD‘ system Czech s podporou Microsoft Dynamics CRM

Nový CRM systém pro podporu rozvoje JIC

EDI komunikace proniká do oblasti vlasové kosmetiky

CRM pro řízení vztahů se zákazníky i distribuční sítě

Efektivní maloobchod i velkoobchod s využitím výhod EDI komunikace

Přesná evidence a zrychlení výdeje zboží s instatntním skladem v cloudu

Řízený sklad řeší reporting pro TOTAL ČESKÁ REPUBLIKA

CCV majetkově vstupuje do úspěšného startupu Investiční aukce

Nejlepší EDI projekt roku 2015 realizovala Alza

Skladové hospodářství jako služba

Roman Fuchs je novým ředitelem divize Business Solutions CCV

Martin Vokřál řídí novou divizi CCV Customer Service

Ojedinělé funkce správy elektronických dokladů s ORION EDI 2016

Výměna obchodních dokladů EDI s certifikací ISO 27001

Ľubomír Miškolci - nový jednatel CCV Informačné systémy

EDI komunikace snižuje náklady na zpracování a archivací daňových dokladů DATARTu

Alza.cz inovuje na elektronickou výměnu dokladů pomocí ORION EDI

Modul EDI komunikace pro Microsoft Dynamics NAV 2015

Vladimír Horák je novým ředitelem divize Business Solutions v CCV Informační systémy

MAKRO používá ORION eKatalog pro sběr informací o produktech dodavatelů

Rychlé provozní financování se službou ORION Instantní platba

MALL.cz má hlavní cenu za nejlepší EDI projekt roku 2014 s řešením od CCV

Ladislav Chovítek posiluje marketingový tým CCV Informační systémy

EDI komunikace se u maloobchodních obchodních řetězců prosazuje stále častěji