logo CÍGLER SOFTWARE a.s.

Evidence dokumentů DMS je součástí ERP Money S5

Modul DMS (Document management systém) je nástroj určený pro evidenci dokumentů přímo v ERP Money S5 a umožňuje připojení dokumentu k libovolnému záznamu včetně automatického zařazení dokumentu do složky, přiřazení kontrolingových proměnných a adresy.

Moderní ERP systém by měl pomáhat s evidencí dokumentů. I v menších firmách dnes množství papírových a elektronických dokumentů často přesahuje únosnou mez. Smlouvy, faktury, objednávky i prosté dopisy se hromadí a dohledání konkrétního papíru či PDF souboru bývá obtížné, po personálních změnách často dokonce nemožné.

Nový modul ERP systému Money S5 s názvem Document Management System umožňuje třídění dokumentů do složek, k nimž mají jednotliví uživatelé nastavená různá přístupová práva. Dokumenty lze doplnit o kontrolingové proměnné nebo o metadata, která zjednodušují vyhledávání pomocí full-textu a pokročilých filtrů.

Velkou výhodou pro uživatele je provázání s jinými záznamy - například pracovní smlouva je přiřazena přímo ke kartě zaměstnance, obchodní korespondence zase k položce v Adresáři, poštou přijatá faktura k dokladu zadanému do Money S5. Modul tímto způsobem umožňuje nahlížet i do těch papírových dokumentů, které jsou fyzicky nedostupné třeba v trezoru či ve vzdálené pobočce.

Modul dále podporuje hromadné zpracování v dokumentovém serveru. Jednotlivé papíry jsou během něj označené čárovým kódem, po jehož sejmutí čtečkou se přímo v Money S5 otevře PDF záznam dokumentu a připojí se např. k dokladu. Vhodně zvolený skener umí oskenovaný obrázek převést do textu (OCR), na který se dá uplatnit fulltextové vyhledávání a řada údajů se tak do Money S5 vůbec nemusí přepisovat. Tímto způsobem lze velmi rychle zastat velké množství jinak zdlouhavé a mechanické práce.

I přes řadu dalších funkcí, jako je třeba evidence různých časově odlišených verzí dokumentů, nemusí jít o složité řešení na míru: obdobný modul totiž obsahuje i informační systém Money S4, který je na rozdíl od implementačního řešení Money S5 distribuován v předem připravených balíčcích.

"Každý dnes očekává, že informační systém bude řešit návaznosti dokladů, zjednodušení podnikových procesů nebo vyhodnocení obchodního modelu. Během cesty za maximální automatizací se ale zapomíná na rozšiřující funkce, které sice s ekonomickými, obchodními či manažerskými agendami nesouvisejí přímo, ale jsou pro jejich efektivní fungování nezbytné. My se snažíme našim uživatelům pomáhat se všemi firemními procesy, tedy i se správou firemních dokumentů", vysvětluje Martin Cígler, ředitel českého výrobce ekonomických a informačních systémů Cígler Software.

Další články k tématům - DMS - ERP - fakturace - OCR - PDF - server - vyhledávání - Martin Cígler

Článek CÍGLER SOFTWARE a.s. ze dne pátek 22. března 2013

Další články od CÍGLER SOFTWARE a.s.

Holding Solitea - nový hráč na trhu podnikových informačních systémů

Cígler Software posiluje na trhu ERP akvizicí Altus software

iDoklad - účetnictví a sdílení firemních dokladů online

J&T vstupuje do Cígler Software

Evidence dokumentů DMS je součástí ERP Money S5

Marketing v Cígler Software povede Lukáš Krifta

Money S3 je IT produktem roku 2012

iDoklad online fakturace zdarma má 10000 uživatelů

idoklad.cz on-line fakturace pro Android

iDoklad uspěl v mezinárodní soutěži European Seal of e-Excellence na CeBIT 2012

iDoklad: úspěšné cloudové řešení na veletrhu CeBIT 2012

iDoklad vítězem mezinárodní vývojářské soutěže pro Windows Azure

iDoklad.cz pro fakturaci v cloudu: Nejlepší řešení na platformě Windows Azure

Účetní centrála ekonomického systému Money S3 je IT produktem roku 2010 v kategorii IS

Ocenění Slovak Gold pro účetní program Money S3

ERP Money S4 pro Centrum Holdings

Money S5 je IT produktem roku 2010

Ocenění Computerworld Excellent 2010 pro účetní program Money S3

Money S4 a Money Dnes s nominacemi na IT produkt roku 2010

Občanské sdružení Volání naděje účtuje v Money S3 zdarma

Harley Davidson jede na Money S4 od Cígler Software

Vaše firma v iPhonu

Money S3 pomáhá v pracovním uplatnění tělesně postiženým

Objednávky schodišť J.A.P. řídí Money S5

Nová verze Money S3 11.020

Informační systém Money S5 chrání receptury v Lena Chemical

Prodejna S5 rozlévá ve Vinné galerii

Money S5 řídí distribuci italské kosmetiky Madel

GE Money Účetní roku 2008

Podzimní 30 % sleva na pořízení nového kompletu ekonomického systému Money S3

Podzimní sleva 30 % na nákup dalších licencí pro provoz na více PC

Money S5 hlídá opravy ve společnosti BMK servis

Swistar vyřešil logistiku nasazením Money S5

Letos více než 100 hostů

Letní sleva 30 % na nové komplety ekonomického systému Money S3

Stříbrný pohár z Le Mans putuje do Brna

GE Money Účetní roku 2008

Prodejna S5 získala prestižní cenu Microsoft Industry Awards

Pokladní systém Prodejna S5 uspěl v soutěži IT produkt 2008

Cígler Software a Karat Software spolily své síly