Datové schránky BOSS pro Czech Property Investments

Případová studie : Společnost Czech Property Investments, a.s. si pro řešení problematiky datových schránek vybralo modul Datové schránky systému BOSS společnosti DIGI TRADE.

Výchozí situace

Stejně jako tisíce dalších firem v České republice postavil zákon 300 z roku 2008 i společnost CPI Group před celou řadu problémů k řešení.

Mezi ty nejdůležitější patřilo :

• vybrat aplikaci s vysokým komfortem pro uživatele, snadným a intuitivním ovládáním a na ověřené aplikační platformě
• najít řešení pro distribuci elektronických dokumentů ke zpracování bez nutnosti drahé konverze datových zpráv
• nasadit centrální řešení pro obsluhu všech datových schránek skupiny
• zajistit možnost zpracovávat datové zprávy i na všech pobočkách

"Klíčovým požadavkem na aplikaci řešící otázku datových schránek v rámci skupiny je bezpečnost a spolehlivost v rámci celé CPI Group, a to při nastavení vysokého uživatelského komfortu," Lukáš Hudeček, ředitel oddělení informatiky.

Technické řešení

Na základě průzkumu trhu a referencí byl pro řešení této oblasti v celé CPI Group vybrán modul Datové schránky systému BOSS společnosti DIGI TRADE. BOSS - Backoffice Support System je modulární řešení zajišťující mimo práce s datovými schránkami i širokou škálu dalších agend a procesů podporujících chod organizací. Platformou pro BOSS je prostředí Microsoft Windows Server, Microsoft SQL Server a Microsoft .NET Framework.

Nasazený modul Datové schránky zajišťuje :

• zpracování příchozích i odchozích datových zpráv prostřednictvím definovaných procesů a schvalovacích workflow
• zálohování datových zpráv pro budoucí potvrzení jejich autentičnosti
• logování aktivit v systému pro pozdější prokázání zpracování zprávy
• komunikaci s rozhraním všech datových schránek od České pošty
• nastavení bezpečnostních pravidel pro zpracování datových zpráv
• centralizaci komunikace se všemi datovými schránkami skupiny
• jednoduchý systém přístupu pomocí definovaných rolí
• monitorování stavu odeslané datové zprávy

Průběh nasazení

Každá firma je jedinečná a proto vlastnímu nasazení modulu Datové schránky předcházela krátká analýza pro určení specifických požadavků CPI Group. V rámci rozhovorů s klíčovými uživateli byly stanoveny vlastnosti různých skupin dokumentů, přiřazení příslušných přístupových práv skupinám a uživatelům, stejně jako pravidla pro směrování dokumentů těmto skupinám a uživatelům.

Z provedené analýzy vyplynula následující specifika řešení :

• předvolené skupiny řešitelů podle věcných skupin dokumentů pro usnadnění práce operátora
• detailní definice schvalovacích procesů pro příchozí a odchozí zprávy
• notifikace o zprávách dle dané hierarchie odpovědnosti

"Z hlediska řešitelů a zodpovědných osob je jednou z nejhodnotnějších vlastností aplikace Datové schránky BOSS hlídání termínů, vyřešení eskalací a zastupitelnosti. Mohu se tak plně soustředit na práci a vím, že i při velkém počtu datových zpráv uhlídáme termíny," říká Lukáš Hudeček.

Přizpůsobení modulu Datové schránky závěrům analýzy pak bylo velmi zjednodušeno celkovou koncepcí platformy BOSS. Rozsáhlé možnosti konfigurace, definovatelné worflow a robustní systém práv uspokojily většinu požadavků pouze pomocí vhodného nastavení. V případě požadavků překračujících tento rámec bylo možné s výhodou využít přímé komunikace s vývojovým týmem DIGI TRADE, který je autorem celé platformy. Přísně objektová architektura a dodržování odpovídajících zásad při úpravách umožnily velmi efektivní změnu či rozšíření řešení podle i velmi specifických požadavků.

Díky použití standardních technologií a jednoduché koncepci umožňující přístup uživatelů pouze pomocí webového prohlížeče bylo výrazně zjednodušeno a zefektivněno i vlastní nasazení řešení.

V současné době je modul Datové schránky systému BOSS v CPI Group provozován v ostrém provozu. Zvolená platforma umožňuje pružně reagovat v případě změny funkce datových schránek, změny legislativy nebo v případě vzniku nových požadavků CPI Group.

Přínosy

Největším přínosem systému je soustředění zásilek z velkého množství datových schránek na jednom místě a jejich bezpečné zpracování. Odesílané zprávy musí být nejprve odpovídajícím způsobem schváleny, přijaté zprávy jsou zařazeny do určeného oběhu ke zpracování. Archivace zpráv a logování aktivit zajišťují vysokou úroveň průkaznosti dodržení stanovených postupů. Žádná zpráva tak nemůže být přehlédnuta nebo ztracena. Další výhodou je, že vzdálený přístup pomocí webového prohlížeče výrazně zvýšil uživatelský komfort a zkrátil dobu potřebnou k vyřízení datových zpráv.

Nasazením řešení na platformě BOSS získala CPI Group nejen efektivní prostředek pro práci s datovými schránkami, ale také základ, který je možné jednoduše rozšiřovat o další moduly a tím flexibilně reagovat na aktuální potřeby v oblasti firemních agend.

Czech Property Investments, a.s. (CPI Group) patří v České republice k vedoucím společnostem v oblasti investic, správy nemovitostí, developmentu a ve finančním a investičním poradenství. Patří mezi největší provozovatele nájemního bydlení v ČR. Majetkové portfolio společnosti tvoří nemovitosti a pozemky na území České republiky a Slovenska.

Článek DIGI TRADE, s.r.o. ze dne pátek 28. května 2010

Další články od DIGI TRADE, s.r.o.