Smlouvy jsou často archivovány duplicitně v elektronické i papírové verzi. Navíc smluvní strany se často váží k několika oddělením najednou, jako je právní, obchodní či účetní oddělení, která následně ukládají a uchovávají své vlastní kopie smlouvy, což může také vést k duplicitám a problémům s verzemi.
Firmy se také často potýkají s nedostatečným sledováním termínů, milníků a podmínek ve smlouvách, což často ústí v promeškání výpovědních lhůt, zbytečné ztráty z nedodržených podmínek a další nepříjemnosti.
Právě tyto komplikace vedou mnohé firmy k zamyšlení nad softwarovým řešení (CLM, Contract Lifecycle Management), které by plně automatizovalo a zjednodušilo řízení celého životního cyklu smluv a veškerých procesů okolo něj.
Proces kontroly a schvalování smluv
Pokud v procesech kontroly a schvalování smluv používáte e-maily nebo papírové dokumenty, měli byste uvažovat o implementaci řešení pro automatizaci správy smluv. Papír se ztratí nebo je chybně uložen, e-maily bývají často ignorovány.
S řešením, které automatizuje procesy kontroly a schvalování smluv, organizace zaznamenají větší přesnost a efektivitu správy smluv. Získají jistotu, že všechny příslušné osoby včas přezkoumají a schválí dokumenty, a že budou splněny veškeré smluvní podmínky a termíny.
Pokud nasadíte systém automatizace správy smluv, jako je M-Files, dojde ke zrychlení přípravy a schvalování smluv, obchodního cyklu a snížení transakčních nákladů.
Přístupnost informací o smlouvách
M-Files řešení, které lze bez problémů integrovat s jinými hlavními podnikovými systémy, současně slouží jako centrálním úložištěm, ze kterého lze přistupovat k jakýmkoliv informacím z různých systémů, a to bez obav z duplicit či komplikací s více verzemi jednoho souboru.
Správný automatizovaný systém správy smluv poskytuje klíčová data z různých systémů a úložišť ve snadno srozumitelném a reportovatelném formátu.
Potíže s hledáním smluv
V minulosti byly smlouvy často uchovávány v papírové podobě a tabulky byly používány jako hlavní prostředek pro jejich správu a sledování klíčových termínů. Aktuálně většina organizací ke správě svých smluv využívá kombinaci tištěných verzí a síťových složek. Více úložišť však může způsobit řadu problémů pro osoby odpovědné za správu smluv.
Jak nalézt všechny smlouvy, které vyprší v březnu? Nebo všechny smlouvy uzavřené během posledních deseti letech s určitou firmou?
V moderním světě zaměřeném na data je výhodné mít systémy se schopností připojit k dokumentu související metadata (vlastnosti). Jedině tak mohou být informace rychle a snadno nalezeny. Jednoduše řečeno, smlouvy jsou spravovány na základě toho, čím jsou (identifikační kritéria), na rozdíl od toho, kde leží, na jakém místě jsou uchovány.
Článek Digital Resources a.s. ze dne pondělí 14. května 2018
Automatizace a digitalizace od dokumentů až po procesy - webinář
Digitalizace a bezpapírová kancelář - ICT snídaně
Řízení a plánování servisu - webinář
Bezpečné sdílení dokumentů a spolupráce - webinář
M-Files Hubshare poskytuje bezpečný pracovní prostor pro spolupráci a správu dokumentů
Snadná správa dokumentů bez implementace - webinář
Inovace v oblasti správy firemních dokumentů a informací - ICT snídaně
Integrace M-Files a ERP HELIOS iNuvio - případová studie
Logistický sklad v HELIOS iNuvio - webinář
Spolupráce při tvorbě obsahu - infografika
Dodržování směrnic, compliance, QMS - ICT snídaně
Výhody digitalizace firemních dokumentů
Hlasy zákazníků řadí M-Files mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise
Řízení obchodních aktivit odkudkoliv - webinář
Jak nahradit oběh papírových dokumentů - webinář
Bezpečnost informací a compliance - infografika
Ocenění Pozoruhodný produkt 2023 pro DMS-IN.CLOUD
Využití ERP HELIOS iNuvio - ICT snídaně
Podnikové informační systémy a IT služby Digital Resources
Řízení a plánování servisu - webinář
Efektivní procesování faktur - webinář
M-Files a DOCU-X OCR ve společnosti PETROF - případová studie
Jak eliminovat informační chaos ve firmě - ICT snídaně
Jak zefektivnit práci advokátní kanceláře - webinář
Document Management ve farmaceutických firmách - webinář
Orchestrace podnikových systémů ve společnosti PETROF
Správa informací bez starostí - webinář
Nové video představuje inovativní správu dokumentů a informací s M-Files
Řízení firemních procesů - ICT snídaně
Automatizace a digitalizace HR oddělení - webinář
Modernizace pokladního systému pomocí HELIOS iNuvio
Efektivní řízení vzdálených týmů - webinář
Firmám často chybí automatizované workflow v nástrojích pro řízení obchodních aktivit
Tým M-Files v Digital Resources patří do Global Top 10
Správa firemního obsahu - webinář
Audity a nápravná a preventivní opatření - webinář
Řízená správa dokumentů - webinář
Efektivní řízení obchodních aktivit - webinář
Inovace v oblasti správy dokumentů a informací - ICT snídaně
Přejděte na nový ERP systém HELIOS iNuvio - ICT snídaně
Video s praktickou ukázkou řízení servisu pomocí řešení Intuo Servis
Jak odstranit potíže s informačním chaosem ve firmě - ICT snídaně
Řízení firemních procesů odkudkoliv - webinář
Jak na efektivní správu firemních dokumentů a informací
Najděte si své ideální řešení pro správu firemních dokumentů