logo Digital Resources a.s.

Automatizace řízení životního cyklu smluv

Smlouvy jsou často archivovány duplicitně v elektronické i papírové verzi. Navíc smluvní strany se často váží k několika oddělením najednou, jako je právní, obchodní či účetní oddělení, která následně ukládají a uchovávají své vlastní kopie smlouvy, což může také vést k duplicitám a problémům s verzemi.

Firmy se také často potýkají s nedostatečným sledováním termínů, milníků a podmínek ve smlouvách, což často ústí v promeškání výpovědních lhůt, zbytečné ztráty z nedodržených podmínek a další nepříjemnosti.

Právě tyto komplikace vedou mnohé firmy k zamyšlení nad softwarovým řešení (CLM, Contract Lifecycle Management), které by plně automatizovalo a zjednodušilo řízení celého životního cyklu smluv a veškerých procesů okolo něj.

Proces kontroly a schvalování smluv

Pokud v procesech kontroly a schvalování smluv používáte e-maily nebo papírové dokumenty, měli byste uvažovat o implementaci řešení pro automatizaci správy smluv. Papír se ztratí nebo je chybně uložen, e-maily bývají často ignorovány.

S řešením, které automatizuje procesy kontroly a schvalování smluv, organizace zaznamenají větší přesnost a efektivitu správy smluv. Získají jistotu, že všechny příslušné osoby včas přezkoumají a schválí dokumenty, a že budou splněny veškeré smluvní podmínky a termíny.

Pokud nasadíte systém automatizace správy smluv, jako je M-Files, dojde ke zrychlení přípravy a schvalování smluv, obchodního cyklu a snížení transakčních nákladů.

Přístupnost informací o smlouvách

M-Files řešení, které lze bez problémů integrovat s jinými hlavními podnikovými systémy, současně slouží jako centrálním úložištěm, ze kterého lze přistupovat k jakýmkoliv informacím z různých systémů, a to bez obav z duplicit či komplikací s více verzemi jednoho souboru.

Správný automatizovaný systém správy smluv poskytuje klíčová data z různých systémů a úložišť ve snadno srozumitelném a reportovatelném formátu.

Potíže s hledáním smluv

V minulosti byly smlouvy často uchovávány v papírové podobě a tabulky byly používány jako hlavní prostředek pro jejich správu a sledování klíčových termínů. Aktuálně většina organizací ke správě svých smluv využívá kombinaci tištěných verzí a síťových složek. Více úložišť však může způsobit řadu problémů pro osoby odpovědné za správu smluv.

Jak nalézt všechny smlouvy, které vyprší v březnu? Nebo všechny smlouvy uzavřené během posledních deseti letech s určitou firmou?

V moderním světě zaměřeném na data je výhodné mít systémy se schopností připojit k dokumentu související metadata (vlastnosti). Jedině tak mohou být informace rychle a snadno nalezeny. Jednoduše řečeno, smlouvy jsou spravovány na základě toho, čím jsou (identifikační kritéria), na rozdíl od toho, kde leží, na jakém místě jsou uchovány.

Další články k tématům - archivace - automatizace - CLM - ECM - email - ERP - Lifecycle - smlouvy - úložiště

Článek Digital Resources a.s. ze dne pondělí 14. května 2018

Další články od Digital Resources a.s.

Automatizace a digitalizace od dokumentů až po procesy - webinář

Digitalizace a bezpapírová kancelář - ICT snídaně

Řízení a plánování servisu - webinář

Bezpečné sdílení dokumentů a spolupráce - webinář

Contract Management - webinář

M-Files Hubshare poskytuje bezpečný pracovní prostor pro spolupráci a správu dokumentů

Snadná správa dokumentů bez implementace - webinář

Inovace v oblasti správy firemních dokumentů a informací - ICT snídaně

Integrace M-Files a ERP HELIOS iNuvio - případová studie

Logistický sklad v HELIOS iNuvio - webinář

Spolupráce při tvorbě obsahu - infografika

Dodržování směrnic, compliance, QMS - ICT snídaně

Výhody digitalizace firemních dokumentů

Hlasy zákazníků řadí M-Files mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise

Řízení obchodních aktivit odkudkoliv - webinář

Jak nahradit oběh papírových dokumentů - webinář

Bezpečnost informací a compliance - infografika

Ocenění Pozoruhodný produkt 2023 pro DMS-IN.CLOUD

Využití ERP HELIOS iNuvio - ICT snídaně

Podnikové informační systémy a IT služby Digital Resources

Řízení a plánování servisu - webinář

Efektivní procesování faktur - webinář

M-Files a DOCU-X OCR ve společnosti PETROF - případová studie

Jak eliminovat informační chaos ve firmě - ICT snídaně

Jak zefektivnit práci advokátní kanceláře - webinář

Document Management ve farmaceutických firmách - webinář

Orchestrace podnikových systémů ve společnosti PETROF

Správa informací bez starostí - webinář

Nové video představuje inovativní správu dokumentů a informací s M-Files

Řízení firemních procesů - ICT snídaně

Automatizace a digitalizace HR oddělení - webinář

Modernizace pokladního systému pomocí HELIOS iNuvio

Efektivní řízení vzdálených týmů - webinář

Firmám často chybí automatizované workflow v nástrojích pro řízení obchodních aktivit

Tým M-Files v Digital Resources patří do Global Top 10

Správa firemního obsahu - webinář

Školení zaměstnanců - webinář

Audity a nápravná a preventivní opatření - webinář

Řízená správa dokumentů - webinář

Série webinářů z oblasti QMS

Efektivní řízení obchodních aktivit - webinář

Inovace v oblasti správy dokumentů a informací - ICT snídaně

Přejděte na nový ERP systém HELIOS iNuvio - ICT snídaně

Video s praktickou ukázkou řízení servisu pomocí řešení Intuo Servis

Jak odstranit potíže s informačním chaosem ve firmě - ICT snídaně

Řízení firemních procesů odkudkoliv - webinář

Jak na efektivní správu firemních dokumentů a informací

Najděte si své ideální řešení pro správu firemních dokumentů

Velký úspěch mezinárodní konference ISI 2022

Inteligentní vytěžování dat - webinář