logo Digital Resources a.s.

Automatizace řízení životního cyklu smluv

Smlouvy jsou často archivovány duplicitně v elektronické i papírové verzi. Navíc smluvní strany se často váží k několika oddělením najednou, jako je právní, obchodní či účetní oddělení, která následně ukládají a uchovávají své vlastní kopie smlouvy, což může také vést k duplicitám a problémům s verzemi.

Firmy se také často potýkají s nedostatečným sledováním termínů, milníků a podmínek ve smlouvách, což často ústí v promeškání výpovědních lhůt, zbytečné ztráty z nedodržených podmínek a další nepříjemnosti.

Právě tyto komplikace vedou mnohé firmy k zamyšlení nad softwarovým řešení (CLM, Contract Lifecycle Management), které by plně automatizovalo a zjednodušilo řízení celého životního cyklu smluv a veškerých procesů okolo něj.

Proces kontroly a schvalování smluv

Pokud v procesech kontroly a schvalování smluv používáte e-maily nebo papírové dokumenty, měli byste uvažovat o implementaci řešení pro automatizaci správy smluv. Papír se ztratí nebo je chybně uložen, e-maily bývají často ignorovány.

S řešením, které automatizuje procesy kontroly a schvalování smluv, organizace zaznamenají větší přesnost a efektivitu správy smluv. Získají jistotu, že všechny příslušné osoby včas přezkoumají a schválí dokumenty, a že budou splněny veškeré smluvní podmínky a termíny.

Pokud nasadíte systém automatizace správy smluv, jako je M-Files, dojde ke zrychlení přípravy a schvalování smluv, obchodního cyklu a snížení transakčních nákladů.

Přístupnost informací o smlouvách

M-Files řešení, které lze bez problémů integrovat s jinými hlavními podnikovými systémy, současně slouží jako centrálním úložištěm, ze kterého lze přistupovat k jakýmkoliv informacím z různých systémů, a to bez obav z duplicit či komplikací s více verzemi jednoho souboru.

Správný automatizovaný systém správy smluv poskytuje klíčová data z různých systémů a úložišť ve snadno srozumitelném a reportovatelném formátu.

Potíže s hledáním smluv

V minulosti byly smlouvy často uchovávány v papírové podobě a tabulky byly používány jako hlavní prostředek pro jejich správu a sledování klíčových termínů. Aktuálně většina organizací ke správě svých smluv využívá kombinaci tištěných verzí a síťových složek. Více úložišť však může způsobit řadu problémů pro osoby odpovědné za správu smluv.

Jak nalézt všechny smlouvy, které vyprší v březnu? Nebo všechny smlouvy uzavřené během posledních deseti letech s určitou firmou?

V moderním světě zaměřeném na data je výhodné mít systémy se schopností připojit k dokumentu související metadata (vlastnosti). Jedině tak mohou být informace rychle a snadno nalezeny. Jednoduše řečeno, smlouvy jsou spravovány na základě toho, čím jsou (identifikační kritéria), na rozdíl od toho, kde leží, na jakém místě jsou uchovány.

Další články k tématům - archivace - automatizace - CLM - ECM - email - ERP - Lifecycle - smlouvy - úložiště

Článek Digital Resources a.s. ze dne 14. května 2018 - pondělí

Další články od Digital Resources a.s.

QMS a správa firemních dokumentů v sérii webinářů Digital Resources

Řízení vzdálených týmů pomocí CRM Intuo pro home office - webinář

Jak na efektivní práci z domácího prostředí

Řízení a plánování servisu v mobilní aplikaci

Jak na oběh firemních dokumentů bez papíru - webinář

Správa smluv a technické dokumentace SPOLCHEMIE běží na M-Files

Bezplatné licence M-Files pro neziskovku Cesta domů

Sdílení dokumentů a řízení firemních procesů - webinář

Inteligentní vytěžování dat - webinář

Jak řešit komplexní správu dokumentů pomocí chytrých nástrojů M-Files

Jak eliminovat informační chaos ve správě firemních dokumentů a informací

Jak na inteligentní správu firemních informací a dokumentů

Platformy ERP systémů v praxi

Intelligent Metadata Layer - M-Files webinář

Zaveďte správu firemní agendy do cloudu

Spolupráce Digital Resources s Evolink

Webinář o workflow a automatizaci firemních procesů

DMS systém pro správu dokumentů odstraní informační chaos ve firmě

Správa firemních dokumentů a informací s řešením DMS in Cloud

Inteligentní správa dokumentů eliminuje informační chaos ve firmě

Mezinárodní veletrh IT bezpečnosti IT-SA 2019 s účastí Digital Resources

Vybrat vhodný ERP systém pro firmu není legrace, my vám s tím ale pomůžeme

Jak na informační chaos ve správě firemních dokumentů

Flexibilní workflow s M-Files ve společnosti Deloitte

ECM systém M-Files na Týdnu inovací

Inteligentní správa firemních informací

Ako na informačný chaos

Jak snadno a rychle eliminovat informační chaos ve firmě

Srovnání různých platforem ERP systémů

Stop informačnímu chaosu

Technologická snídaně s M-Files

Intuo ve společnosti Dagros

Intuo ve společnosti Medicton Group

S M-Files zavedete pořádek do informačního chaosu firmy

M-Files pomáhá řídit správu firemního obsahu investiční skupiny KKCG

Sdílení a správa firemního obsahu pro dodavatele do zdravotnictví

Jednoduché ECM řešení pro správu firemního obsahu

Sdílení souborů bez pravidel přináší firmám mnohá rizika

Inteligentní správa informací - technologická snídaně

Firemní workflow - jak na schvalování dokumentů a faktur

Jak odstranit informační chaos ve firmách

Řízení firemních procesů a inteligentní správa informací ve firmě

ERP systémy - praktické ukázky a srovnání různých platforem

Inteligentní správa informací a řízení firemních procesů - technologická snídaně

Jak zefektivnit a zjednodušit audity díky systémům pro správu obsahu

Inteligentná správa informácií - odborný seminár

Inteligentní správa informací - technologická snídaně

Jednoduchá správa firemního obsahu s M-Files

Inteligentní správa informací - technologická snídaně

Automatizace řízení životního cyklu smluv