logo Digital Resources a.s.

Jednoduchá správa firemního obsahu s M-Files

M-Files zpřehlední práci s firemními dokumenty a jejich rychlé vyhledávání šetří spoustu času. Přechod na tento DMS systém správy dokumentů je snadný a vlastní užívání velmi intuitivní díky příjemnému uživatelskému rozhraní.

M-Files pomáhají uchovávat veškerý obsah v bezpečném centrálním úložišti, které je přístupné z jakéhokoliv zařízení, jako je klasický počítač, notebook, tablet nebo mobilní telefon.

Všechny takto uložené firemní dokumenty jsou tříděny na základě toho, čím jsou, místo toho, kde jsou uloženy. Nemusíte si tedy nikdy pamatovat, kde je obsah uložen nebo která jeho verze je ta správná.

Přidávání dokumentů do M-Files je jednoduché, protože jsou integrovány s vaším aktuálním prostředím. Například fakturu, kterou jste právě obdrželi e-mailem můžete do M-Files uložit přímo z Microsoft Outlooku.

Jakoukoliv přílohu můžete otevřít v Microsoft Office a bezproblémově ji uložit přímo do M-Files, jako kdybyste ji ukládali normálně do počítače. Pak už stačí jen přidat základní informace týkající se dokumentu. A pak už jen kliknete na tlačítko Vytvořit.

Manuální řízení firemních procesů, jako je schvalování faktur, je vyčerpávající a časově náročné. M-Files automatizují schvalovací procesy, jakmile je faktura uložena do systému. Manažer odpovědný za schvalování faktur okamžitě vidí, že existuje nová faktura čekající na schválení. Faktura může být zobrazena dokonce i na mobilním zařízení.

Následné vyhledání této faktury je rychlé a snadné. Vzhledem k tomu, že obsah je uspořádán na základě toho, čím je, klíčová slova jako název společnosti a faktura jsou vše, co k vyhledání potřebujete.

Snadno můžete také vytvářet dynamické náhledy, které nabídnou osobní virtuální složky a tak organizují informace automaticky. Příkladem mohou být faktury tříděné podle data, čekající na schválení nebo faktury, které již byly schváleny.

V M-Files máte jistotu aktuální verze každého dokumentu. Dokument, který si chcete upravit, si jednoduše rezervujete. To chrání jeho obsah před externími změnami v průběhu vaší práce. Jakmile úpravy ukončíte, publikujete dokument zpět do systému. Prohlížení historie provedených změn nebo návrat k předchozí verzi jsou také snadné.

M-Files umožňují rychlé sdílení obsahu, aniž by bylo třeba cokoliv hledat. Jednoduše klikněte pravým tlačítkem myši k odeslání dokumentu e-mailem nebo můžete sdílet veřejný odkaz na vybraný dokument s někým mimo vaši společnost.

Automatická oprávnění zajišťují, že každý ve vaší společnosti má v M-Files povolen přístup k souborům a informacím, které potřebuje, dle své role ve firmě. Takže přistupovat ke konkrétním dokumentům, mohou pouze ti, kteří je opravdu potřebují.

Oprávnění jsou nastavována automaticky a dynamicky, a to i v případě, že dochází ke změnám v organizační struktuře.

DMS (Document Management System) systém M-Files může být nasazen on-premises, v cloudu nebo oběma způsoby pomocí hybridního nasazení.

Článek Digital Resources a.s. ze dne 21. května 2018 - pondělí

Další články od Digital Resources a.s.

Jak na efektivní správu firemního obsahu

Centralizovaná platforma v cloudu pro správu firemních informací

QMS a správa firemních dokumentů v sérii webinářů Digital Resources

Řízení vzdálených týmů pomocí CRM Intuo pro home office - webinář

Jak na efektivní práci z domácího prostředí

Řízení a plánování servisu v mobilní aplikaci

Jak na oběh firemních dokumentů bez papíru - webinář

Správa smluv a technické dokumentace SPOLCHEMIE běží na M-Files

Bezplatné licence M-Files pro neziskovku Cesta domů

Sdílení dokumentů a řízení firemních procesů - webinář

Inteligentní vytěžování dat - webinář

Jak řešit komplexní správu dokumentů pomocí chytrých nástrojů M-Files

Jak eliminovat informační chaos ve správě firemních dokumentů a informací

Jak na inteligentní správu firemních informací a dokumentů

Platformy ERP systémů v praxi

Intelligent Metadata Layer - M-Files webinář

Zaveďte správu firemní agendy do cloudu

Spolupráce Digital Resources s Evolink

Webinář o workflow a automatizaci firemních procesů

DMS systém pro správu dokumentů odstraní informační chaos ve firmě

Správa firemních dokumentů a informací s řešením DMS in Cloud

Inteligentní správa dokumentů eliminuje informační chaos ve firmě

Mezinárodní veletrh IT bezpečnosti IT-SA 2019 s účastí Digital Resources

Vybrat vhodný ERP systém pro firmu není legrace, my vám s tím ale pomůžeme

Jak na informační chaos ve správě firemních dokumentů

Flexibilní workflow s M-Files ve společnosti Deloitte

ECM systém M-Files na Týdnu inovací

Inteligentní správa firemních informací

Ako na informačný chaos

Jak snadno a rychle eliminovat informační chaos ve firmě

Srovnání různých platforem ERP systémů

Stop informačnímu chaosu

Technologická snídaně s M-Files

Intuo ve společnosti Dagros

Intuo ve společnosti Medicton Group

S M-Files zavedete pořádek do informačního chaosu firmy

M-Files pomáhá řídit správu firemního obsahu investiční skupiny KKCG

Sdílení a správa firemního obsahu pro dodavatele do zdravotnictví

Jednoduché ECM řešení pro správu firemního obsahu

Sdílení souborů bez pravidel přináší firmám mnohá rizika

Inteligentní správa informací - technologická snídaně

Firemní workflow - jak na schvalování dokumentů a faktur

Jak odstranit informační chaos ve firmách

Řízení firemních procesů a inteligentní správa informací ve firmě

ERP systémy - praktické ukázky a srovnání různých platforem

Inteligentní správa informací a řízení firemních procesů - technologická snídaně

Jak zefektivnit a zjednodušit audity díky systémům pro správu obsahu

Inteligentná správa informácií - odborný seminár

Inteligentní správa informací - technologická snídaně

Jednoduchá správa firemního obsahu s M-Files