logo Digital Resources a.s.

Snadná a intuitivní práce se správou firemního obsahu v M-Files

M-Files jednoduchým a efektivním přístupem ke správě firemního obsahu změní způsob vaší práce. Toto moderní DMS řešení pomáhá uchovávat podnikové dokumenty v bezpečném centrálním úložišti, které je přístupné z libovolného zařízení.

Veškerý obsah je tříděn na základě toho čím je, místo toho, kde je uložen. Nikdy si tedy nemusíte pamatovat, kde jsou vaše dokumenty uloženy nebo která jejich verze je ta správná. Přidávání dokumentů do M-Files je jednoduché - jsou integrovány s vaším aktuálním prostředím.

M-Files mohou být nasazena jako on-premises (instalace na vlastním firemním serveru), v cloudu nebo v kombinaci obou způsobů - tedy hybridního nasazení.

Rychlá a přehledná práce s fakturami

Například doručenou fakturu, kterou máte v e-mailu, můžete do M-Files uložit přímo v Microsoft Outlooku. Jakoukoli přílohu můžete otevřít v Microsoft Office a bezproblémově ji uložit přímo do M-Files, jako kdybyste ji ukládali do svého počítače. Pak už stačí přidat základní informace týkající se dokumentu a pak už jen kliknete na tlačítko vytvořit.

Manuální řízení firemních procesů, jako je schvalování faktur je vyčerpávající a časově náročné. M-Files automatizují schvalovací procesy, jakmile je faktura vložena do systému. Manažer odpovědný za schvalování faktur tak okamžitě vidí, že existuje nová, čekající na schválení. Faktura může být zobrazena samozřejmě i na mobilním zařízení a rychle schválena.

Následné vyhledání této faktury je rychlé a snadné. Vzhledem k tomu, že obsah je uspořádán na základě toho čím je, klíčová slova jako název společnosti a faktura jsou vše, co k vyhledání potřebujete.

S M-Files snadno a rychle vytvoříte dynamické pohledy, které nabídnou osobní virtuální složky a pak organizují informace automaticky. Příkladem mohou být faktury tříděné podle data, čekající na schválení nebo již schválené.

Verzování dokumentů

V M-Files máte jistotu aktuální verze každého dokumentu. Dokument, který chcete upravit si jednoduše rezervujete, což chrání jeho obsah před externími změnami v průběhu vaší práce. Jakmile úpravy ukončíte, jednoduše publikujete dokument zpět do systému.

Prohlížení historie provedených změn nebo návrat k předchozí verzi jasou také snadné. M-Files umožňují rychlé sdílení obsahu, aniž by bylo třeba cokoli hledat.

Jednoduše jen kliknete pravým tlačítkem myši, chcete-li dokument odeslat jako přílohu e-mailu. Nebo sdílejte veřejný odkaz s někým, kdo je mimo vaši společnost.

Automatická oprávnění zajišťují, že každý ve vaší společnosti má v M-Files povolen přístup k souborům a informacím, které potřebuje dle své role ve firmě. Přistupovat ke konkrétním dokumentům mohou pouze ti, kteří je opravdu potřebují.

Oprávnění jsou nastavována automaticky, a to i v případě, že dochází ke změnám v organizační struktuře společnosti.

Článek Digital Resources a.s. ze dne 19. ledna 2018 - pátek

Další články od Digital Resources a.s.