OBELISK Archive

OBELISK je řešení efektivní podpory standardizace práce s elektronickými dokumenty, které zajišťuje jejich čitelnost a důvěryhodnost po celou dobu životního cyklu. Udržuje relevanci dlouhodobě archivovaných dokumentů, šetří náklady na správu a omezuje rizika ztráty a neoprávněné skartace dokumentů.

Ukládání a správa elektronických dokumentů

OBELISK Archive ukládá a spravuje elektronické dokumenty s dlouhodobým životním cyklem a zajišťuje jejich informační integritu a prokazatelnost neporušitelnosti od doby převzetí do systému až po skartaci - vyřazení dokumentu. Současně zajišťuje i uchování dokumentů tak, aby po expiraci vlastních elektronických podpisů a časových razítek byla zajištěna jejich legislativní platnost.

OBELISK Archive disponuje snadno konfigurovatelnými nástroji pro rychlé hledání elektronických dokumentů, které umožňují také aplikovat spisový plán, skartační řád a další pravidla pro správu dokumentů organizace.

Pro tvorbu archivních balíčků s jedním a více dokumenty využívá flexibilní standardizovaný formát XAdES. Pro dlouhodobé uložení jednotlivých dokumentů pak umožňuje používat i formáty CAdES a PAdES.

Systém má rozhraní pro ukládání dokumentů do archivu - přes web pro uživatele nebo jako webovou službu pro automatické stahování dokumentů ze zdrojových informačních systémů.

Hlavní funkce OBELISK Archive

OBELISK Archive vychází z aktuálního funkčního modelu OAIS, který byl přijat za normu ISO 14721:2003. Jeho dílčí funkce jsou přizpůsobeny požadavkům české legislativy a potřebám uživatelů.

Příjem dokumentů k archivaci:

• archivace dokumentů do archivních balíčků AIP, jejichž součástí je AdES
• uložení archivních balíčků v zabezpečeném úložišti
• zásahy správce v případě chyb při vstupní kontrole
• zavedení záznamu o listinném dokumentu
• vstupní kontrola dokumentů a SIP balíčků
• příjem dokumentů do archivu

Správa dokumentů v archivu:

• pravidelná kontrola AIP a obnova časových razítek
• aktivace skartační události

Přístup k dokumentům v archivu:

• generování DIP (dle aktuálního znění NSESSS) - pro přenos dokumentů správcem archivu
• generování důkazního materiálu - pro stahování důkazního materiálu odpovědnou osobou
• vyhledávání a zobrazení dokumentu přes web - pro koncové uživatele

Konfigurace systému:

• skartační scénáře pro definování způsobu vyřazování dokumentů a aplikující skartačního plánu
• archivační scénáře pro definování způsobu balení jednotlivýchtypů dokumentů AIP
• metadata jednotlivých typů dokumentů včetně správy číselníků
• typy dokumentů - spisový plán
• skartační události

Administrace systému:

• přehledy stavu archivovaných dokumentů
• nastavování uživatelských rolí a práv
• správa bezpečnostních algoritmů
• zálohování a monitoring
• administrace uživatelů
• statistiky archivu
• disater-recovery

Vyřazování dokumentů:

• předání dokumentů nadřízenému archivu
• skartace