logo Easy Software s.r.o.

Jak na řízení nového projektu

Profesionální řízení projektů s Easy Project 2019 - využívejte funkce Gantt, WBS, agilní přístupy, řízení zdrojů, projektové finance nebo BI v jednom programu. Díky optimálnímu a efektivnímu využití všech zdrojů dokončíte své projekty podle plánu.

Následující tipy a doporučení vám poskytnou komplexní pohled na práci, která vás čeká v souvislosti s novým projektem a pomohou jej dovést až do úspěšného konce.

Co má být finálním výstupem projektu? Ve většině případů se nejedná o jednu věc, ale o celou řadu výstupů rozprostřených v několika fázích. Postačí tedy seznam výstupů, jejichž doručení se očekává, a který vám poslouží jako checklist během celého projektu.

Cílem projektu není pouze samotný výstup, ale efekt, který by měl výstup mít. Navrhujete nové webové stránky? Co od nich klient očekává? Podle čeho bude posuzovat jejich úspěch? Jakou vizi máte následovat? Najděte se svým týmem odpověď i na tyto otázky, a mějte je na paměti napříč celým projektem.

Po ujasnění výstupů je proto také dobré se zamyslet nad jejich dílčími částmi, a s protistranou si ověřit, kdo je zodpovědný za jejich dodání. Stejně tak je vhodné s klientem probrat jeho očekávání ohledně dopadů projektu, a pokusit se eliminovat ta nereálná. Tak se nejlépe vyhnete pozdějším neshodám a neplánované práci navíc.

Stanovení časového plánu

Váš projekt nejspíše bude mít stanovený termín dokončení. A i když jste určitě zažili hodně projektů, kdy se termíny opakovaně posouvaly, tak byste je měli brát vážně. Jsou totiž klíčem pro pochopení časového, a tedy i pracovního rámce projektu. Správný cit pro plánování s termínem vám pomůže zvolit vhodnou strategii pro řízení daného projektu

I když některé deadliny jsou spíše flexibilní, je nutné stanovit si termín dodání alespoň interně, ideálně včetně dílčích kroků, díky kterým můžete se svým týmem sledovat postup.

Kdo jsou ze strany klienta partneři v rozhodovacím procesu

Ti z vás, kdo už někdy doručovali projekt do větší firmy, určitě zažili situaci, kdy se k aspektům a podobě výstupů začali ve finální fázi náhle vyjadřovat lidé, o kterých jste předtím nikdy neslyšeli. To určitě není špatně, většinou je to otázka interní politiky a u větších firem je to zkrátka běžné.

V optimálním případě se ale chcete vyvarovat situacím, kdy po vás týden před koncem projektu někdo chce zcela zásadní změny. Ujasněte si s protistranou hned na začátku, kdo všechno má být podle nich zahrnut v rozhodovacím procesu, přičemž se snažte počet zúčastněných omezit.

S protistranou je také nutné si ujasnit, kdo je styčným důstojníkem. Většinou to samozřejmě bude člověk, se kterým vedete kontinuální projektovou komunikaci. Nicméně je důležité si ověřit, zda v případě nouzových a ad hoc rozhodnutí, je právě toto osoba, která je za ně zodpovědná.

A když už v tom jste, tak si zjistěte, jakou formu komunikace daný člověk preferuje - e-mail, WhatsApp, volání apod.

Kdo a na čem v rámci projektu pracuje

Pokud už máte zkušenosti s řízením projektů, zvládnete si toto ujasnit sami a snadno. Komplikovanější to může být v případě, kdy naskakujete do už běžícího projektu s týmem, který neznáte. Ale i zde to dá snadno dohnat. Na co byste se měli především zaměřit?

Kdo dělá na čem, zda mají dotyční potřebné schopnosti, zkušenosti a dostatek času. Následně alokujte zdroje a podporu navíc, pokud máte pocit, že se něčeho někde nedostává.

Kdo je cílové publikum

Snadno se nám při řízení projektu může stát, že sklouzneme ke snahám za každou cenu uspokojit přání klienta nebo jiné protistrany. Jejich představy ale ne vždy odpovídají potřebám cílového publika, a jejich splnění tedy nepovede k naplnění cílů projektu.

Při dodávání projektu tedy nezapomínejte, vy ani váš tým, na cílového diváka. A i když je to občas boj s větrným mlýnem, pokládejte si s klientem stejnou otázku.

Technologické zajištění projektu

Máte vy i váš tým k dispozici všechny potřebné nástroje? I nad tímto faktorem je potřeba se zamyslet, a případně zajistit chybějící technologie. Vše od správného softwaru pro řízení projektů, až po zařízení na beta testování.

Máte k dispozici všechno, nebo bude potřeba něco nárazově shánět?

Inspirujte se

Má výsledkem vašeho projektu být něco, co už firma dříve dělala? Má něco podobného konkurence? Existuje něco takového na jiném trhu? Na jiném kontinentu? Hledejte inspiraci, šablony a předlohy, kde můžete.

Pokud chcete inovovat, je to úžasné, ale není třeba znovu objevovat kolo ...

Řešení případných problémů

Problém s překážkami je ten, že je většinou nelze předvídat. Než se ale pustíte do příštího projektu, zkuste si to alespoň jako myšlenkové cvičení. Vzpomeňte na minulé projekty a zamyslete se nad tím, co by se mohlo cestou k úspěšnému dokončení pokazit tentokrát.

A přemýšlejte o tom, kdo bude za řešení takových problémů zodpovědný, potažmo jak by je měl řešit.

Článek Easy Software s.r.o. ze dne 14. srpna 2019 - středa

Další články od Easy Software s.r.o.