logo GOPAS, a.s.

Word, Excel a Outlook - nejčastější chyby práce uživatelů

Mnoho uživatelů při práci se sběrem a analýzou dat, e-mailem a editací dokumentů opakuje stále stejné začátečnické chyby. Co dělá největší problém? Počítačové škola Gopas shrnuje své zkušenosti a doporučení pro základní kancelářské aplikace Microsoft Office.

Práce s textem je opravdu jednoduchá, pokud si osvojíte několik základních zásad. Přitom se stále potkáváme s dokumenty, jejichž autoři neumějí používat formátování písma, pracovat s Enterem a tabulátorem, nedokáží správně číst v netisknutelných znacích, využívat poznámky a režim korektur, nemluvě o využití automatických funkcí, například kontroly pravopisu.

Kromě již jmenovaných chyb je častým problémem to, že si lidé neumějí poradit s úpravou formátu při vkládání textů z jiných zdrojů, nevědí, jak vložit hypertextový odkaz, když se jim ručně psaná adresa neaktivuje automaticky, využívají nesprávné znaky pro palce, stupně, uvozovky aj.

Kamenem úrazu je tvorba obsahů a rejstříků, práce s tabulkami, ale také vkládání dat z jiných programů - grafů a tabulek, snímků z prezentací, či nepřiměřeně velkých fotografií.

Tabulkový kalkulátor typu Excel je nástroj, v jehož zvládnutí lidé nejvíce přeceňují. Stále platí, že čtyři pětiny lidí si myslí, že jej na slušné úrovni ovládají, v reálném testu základních uživatelských znalostí pak uspěje jen pětina. Co dělá největší problémy?

Pokud opomeneme extrémy, kdy lidé místo zadání vzorce počítají raději na kalkulačce a výsledky přepisují do tabulky, častým kamenem úrazu je z těch základních záležitostí používání správného formátu buňky, vytvoření vhodného typu grafu a jeho úpravy, práce s daty a časem a efektivní pohyb po tabulce.

Oblíbeným strašákem je také tvorba kontingenčních tabulek a tvorba vnořených funkcí.

Komunikace se mění, e-maily jsou v pracovní komunikaci ale stále nejpoužívanější. Zde lidé nejčastěji chybují v tom, že nectí pravidla účelné komunikace - zapomínají, že by předmět zprávy měl vystihovat její obsah, při odpovědích nezahrnují do komunikace všechny potřebné adresáty, při hromadném odesílání e-mailů nedávají adresy do skryté kopie.

V e-mailech se mnozí potýkají stejně jako v textových dokumentech s formátováním, neuhlídají různé typy a velikosti písma. S barvami pozor - pokud chceme něco opravdu zvýraznit, můžeme to vyznačit barevně, ale červená je v mailech vnímaná jako alternativa zvýšeného tónu hlasu.

To není vhodný typ sdělení pro komunikaci se šéfem či klientem. Podobnou neplechu můžou udělat i vykřičníky evokující důležitost e-mailu.

A v neposlední řadě, ani v době rychlého připojení adresáta nepotěší neadekvátně velká příloha.

Další články k tématům - dokumenty - email - Excel - Office - Outlook - tabulky - text - Word

Článek GOPAS, a.s. ze dne 5. března 2020 - čtvrtek

Další články od GOPAS, a.s.

Microsoft ocenění pro LLPA asociaci vzdělávacích firem

HackerFest 2020 konference proběhne online

Zajištění bezpečnosti firemního IT v době koronavirové krize

Konference TechEd ONLINE 2020 proběhne na YouTube

Jak na efektivní práci z home office

Word, Excel a Outlook - nejčastější chyby práce uživatelů

Zuzana Čiháková vede marketing Počítačové školy Gopas

Jak na dobrou prezentaci

Nezabezpečený mobil je jako časovaná bomba

IoT jako brána počítačových útoků na firemní infrastrukturu

Sociální inženýrství a hacking - hlavní témata konference HackerFest 2019

Lidé i firmy stále podceňují bezpečnost mobilních zařízení

Pozor na hackery a zloděje během letní dovolené

Kyberútoky cílí stále častěji na malé a střední firmy

HackerFest 2019 - konference o praktikách hackingu dnešní doby

IT infrastruktura firem hraje významnou roli v jejich podnikání

TechEd-DevCon 2019 - největší IT odborná konference

Nejčastější příčiny úniků dat

Konference G2B TechEd 2019 představí nejen žhavé novinky Microsoftu

Vzdělávání jako předsevzetí do nového roku

Konference G2B TechEd 2019 se slevou pro studenty IT

18 přednášek na konferenci JavaDays 2018

USB hacking v praxi

Účastníci konferencí oceňují možnost osobního setkávání

Přehled novinek o Javě v podnikovém prostředí na konferenci JavaDays 2018

Rizika digitalizace ve světě osobních financí

Jak vytvořit kvalitní heslo pro internetové služby

Nenechte si ujít HackerFest 2018 - největší IT Security a Hacking událost v ČR

Praktická IT řešení z reálné praxe na konferenci TechEd-DevCon 2018

DevOps pro spolehlivé a levné IT

Zavádění Průmyslu 4.0 zvyšuje nároky na IT bezpečnost

TechEd-DevCon 2018 - největší IT odborná konference

Technické a procesní požadavky zákona o kybernetické bezpečnosti a GDPR

Nezvládnutí Excelu může i kvalitního kandidáta vyřadit z okruhu uchazečů o místo

Manažerské konference Manday.it pro CIO a vedoucí provozu IT

Praktické informace od předních IT odborníků na konferenci G2B TechEd

Nahradí biometrické metody autentizace klasická hesla?

Analýza a vizualizace dat na konferenci Power BI Day 2018

Trendy a novinky z oblastí GDPR, DevOps a ITIL na konferenci ManDay.it 2018

Konference G2B TechEd - zaměřeno na budoucí trendy Microsoftu

Konference JavaDays 2017 představí nejucelenější přehled novinek o Javě

Vzdělávání jako efektivní nástroj boje proti kyberzločinu

Kyberzločin je jedním ze tří největších podnikatelských rizik roku 2017

Čtvrtstoletí počítačové školy GOPAS

IT bezpečnost bude hlavním tématem konference HackerFest 2017

HackerFest 2017 - největší IT Security a Hacking událost v ČR

Myslete na bezpečnost svých dat i o dovolené

Technické a procesní požadavky na zavedení GDPR

Zvládnutí big dat a BI nástrojů je pro řízení firem důležité

Zahraniční IT odborníci na konferenci TechEd-DevCon 2017