logo GRiT, s.r.o.

Automatizace zpracování objednávek zrychluje a zjednodušuje celý nákupní proces

Digitalizace a s tím spojená automatizace je v procesování nákupu stále větším trendem. Většina firem zde má však velké rezervy a jen 5% respondentů v průzkumech uvádí, že mají vysoce automatizované elektronické schvalování objednávek a faktur.

Zbytečně drahé nákupy a chybějící informace o čerpání rozpočtu - to jsou hlavní důvody, proč se Parfumerie Douglas rozhodla od června 2020 využívat nový cloudový nástroj na automatizaci nákupu od společnosti GRiT. Evropská jednička na trhu parfumerií se stala pilotním zákazníkem této služby.

Dalším problémem, který řešili, byla obtížná dohledatelnost dokumentů. Objednávky totiž neukládali na jednom místě, ale zaměstnanci je měli v e-mailech nebo v tabulkách u sebe v počítači.

"Dosud jsme se potýkali s příliš drahými nákupy. Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli jsme zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhnuli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky. Peníze si hlídají kolegové, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorázové investice plánuje i vedení. Informace byly roztroušené a kvůli tomu se někdy stalo, že jsme rozpočet překročili. Když nyní zaměstnanec vytvoří objednávku, hned vidí, jestli právě nepřekračuje rozpočet, případně kolik peněz zbývá," říká Tereza Trunečková, Controlling & Reporting Manager ve společnosti Parfumerie Douglas.

Aby těmto komplikacím zabránili, domluvili se s firmou GRiT na vývoji řešení na automatizaci nákupu. Douglas už totiž využívá iNVOiCE FLOW, nástroj od GRiTu na automatizaci zpracování faktur, se kterým lze nové řešení bez problémů propojit a jeho výhody tak ještě znásobit.

"Pokud nyní někdo ze zaměstnanců připravuje objednávku, rovnou ji vytvoří v novém systému. Ten ji automaticky pošle přidělenému schvalovateli a po jeho souhlasu dodavateli, který poskytne plnění a posílá fakturu. iNVOiCE FLOW z ní vytěží údaje, takže je fakturanti nemusí ručně přepisovat. Poté fakturu spáruje s objednávkou. Pokud oba dokumenty sedí buď na korunu přesně, nebo v rámci nastavené tolerance, fakturu už neposílá na schvalovatele. Jestliže objeví nesrovnalost, ihned o ní informuje. V obou případech tandem softwarů celý schvalovací proces výrazně urychlí. Novou službu lze používat i samostatně bez napojení na iNVOiCE FLOW," doplňuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka iNVOiCE FLOW ve společnosti GRiT.

Článek GRiT, s.r.o. ze dne 25. června 2020 - čtvrtek

Další články od GRiT, s.r.o.

Automatizace zpracování přijatých faktur šetří čas i peníze

Přechod do cloudu z pohledu českých firem

Sportovní prodejny sítě PPG Group zavádějí EDI

Automatizace zpracování objednávek zrychluje a zjednodušuje celý nákupní proces

Propojení FlexiBee s LOKiA WMS

Umělá inteligence zrychluje zpracování přijatých faktur

EDI komunikace Henkel - Lidl

Cloudové služby pomáhají firmám překonat nouzový stav

Skladový systém v cloudu zrychluje expedici objednávek e-shopu

Skladový systém LOKIA WMS eliminuje záměny vydávaného zboží e-shopu

Oceněná řešení pro automatizované zpracování faktur

ORiON EDI bude pomáhat expanzi Rohlik.cz v Maďarsku

iNVOiCE FLOW výrazně zrychluje zpracování přijatých faktur

Farmaceutický velkoobchod začíná využívat EDI

Bezproblémová výměna dat mezi systémy Grit a POHODA

Skladový systém v cloudu pro malé a střední firmy

CCV se mění na GRiT

Jan Škerle a Lubomír Veselý posilují top management CCV

Automatizace zpracování přijatých faktur šetří čas i náklady

Řízený sklad LOKIA WMS zvyšuje produktivitu logistiky produktů značky Aktin

Distributoři v segmentu elektro zapojují dodavatele do EDI komunikace

ORION Invoice Flow sjednocuje nástroje pro automatizovaný příjem a zpracování faktur

Skladový systém LOKIA WMS jako nadstavba Microsoft Dynamics 365

CRM Dynamics 365 pomáhá obchodníkům i zákazníkům

Skladový systém LOKIA pomáhá s řízením skladu internetových obchodů

ORION EDI šetří čas se zpracováním obchodních dokladů

Zamezení záměn zboží je prioritou v řízení skladů a logistice oděvního průmyslu

Jak zlepšit obchod a marketing využitím CRM

Jak na skladové procesy a elektronickou výměnu dokladů e-shopů

Automatické zpracování PDF objednávek službou PDF2EDI

Elektronické objednávky MALL.cz jsou vítězem soutěže EDI projekt roku 2017

Spolehlivá komunikace v rámci prodejního řetězce

Řízení skladového hospodářství v cloudu

Jak jednoduše organizovat práci skladníků

LOKIA WMS řídí komplexní skladové procesy jednoduše

Zlepšete svůj obchod a marketing využitím CRM systému

25 let zkušeností s podnikovými informačními systémy

Dynamics 365 jako nástroj evidence osobních dat v souladu s GDPR

Přesnější a rychlejší fakturace se sledováním dodávek

Služba PDF2EDI řeší konverzi PDF objednávek Nestlé do strukturovaných dat

Nákupní cena v EDI objednávkách proniká i do e-shopů

Požadavky na firemní interní logistiku obchodních a výrobních firem

ORION je doma v Opavě, tady vzniká vašich padesát odstínů EDI

Snadné a spolehlivé vytěžování dat z PDF objednávek Kauflandu

Dozorčí služby CCV WatchDog zvyšují spolehlivost podnikových informačních systémů

EDI komunikace pomáhá růstu společnosti 1 day

Řešení pro L’Oréal je vítězem soutěže EDI projekt roku 2016

Výrobci plastů a strojírenské firmy se potýkají s problémy skladového hospodářství

EDI pro L’Oréal krok za krokem

Mobilní aplikace ORION EDI na cesty i pro okamžitý přehled