Automatizace zpracování přijatých faktur šetří čas i peníze

iNVOiCE FLOW ušetří společnosti Fri-Service měsíčně 40000 Kč - nemusejí skenovat papírové dokumenty a externí účetní firmě odpadá práce s přepisováním fakturačních dokladů. Samotné nasazení řešení pro sjednocení příjmu faktur z více zdrojů, jejich digitalizaci, workflow a archivaci, bylo otázkou několika týdnů.

Nástroj iNVOiCE FLOW ve firmě Fri-Service zpracovává faktury tak, že automaticky vyčítá údaje z hlavičky přijatých faktur a ty nahrává do informačního systému. Účetní z externí firmy tak nemusí údaje z každé faktury ručně přepisovat, ale pouze kontrolují, zda nástroj vytěžil data správně, a udělají případné korekce.

"Zavedení tohoto nástroje pro nás mělo dva pozitivní efekty. Zmodernizovali jsme s dodavateli doručování faktur a posíláme si je pouze elektronicky. A zadruhé jsme ušetřili práci účetní firmě. Pokud by se všechny faktury zpracovávaly do našeho účetního softwaru nadále ručně, stálo by to externí účetní víc rutinní práce a nás vyšší náklady. Bavíme se přibližně o 40000 korunách měsíčně," říká Jiří Šilhánek, finanční ředitel Fri-Service.

Hlavní funkce řešení iNVOiCE FLOW:

Přehled nad firemními objednávkami a jejich párování s fakturami díky modulu Objednávky
Sjednocení příjmu faktur a automatické vytěžení údajů z přijatých daňových dokladů
Validace faktury včetně možnosti rozúčtování položek na různá nákladová střediska
Import dat připravených k zaúčtování do ERP informačního systému
Uživatelsky nastavitelné elektronické schvalovací workflow
Důvěryhodná elektronická archivace

Společnost Fri-Service - specialista na chladírenskou a mrazírenskou techniku má dnes téměř 1000 dodavatelů a každý měsíc zpracuje stejný počet dokladů. Nástroj na automatizaci firmu zbavuje velkého množství zbytečné práce. Dříve většina faktur chodila poštou a byl potřeba zaměstnanec, který se téměř celou pracovní dobu věnoval zpracování přijatých faktur a jejich převedení do elektronické podoby.

iNVOiCE FLOW také pomáhá externí účetní firmě Auditor. Účetní nemusí údaje z každé přijaté faktury ručně přepisovat do informačního systému, ale pouze kontrolují, zda systém vytěžil data správně.

Samotné nasazení nástroje iNVOiCE FLOW do firmy bylo otázkou několika týdnů. Fri-Service první kroky k nasazení rozjela v květnu 2020 a v půlce července spustila ostrý provoz.

Po úvodním odladění již na konci prázdnin vše fungovalo na 100%.