Umělá inteligence zrychluje zpracování přijatých faktur

iNVOiCE FLOW pomáhá s evidencí přijatých faktur, jejich kontrolou i schvalováním pomocí elektronického workflow. Ve spolupráci s dodavatelem GRiT začaly toto řešení využívat společnosti Smart Comp., Netbox a internetová televize Kuki v Čechách a na Slovensku.

iNVOiCE FLOW ve firmě Smart Comp. zpracovává přijaté faktury. Systém si z e-mailové schránky stahuje doklady, pomocí umělé inteligence z nich vyčítá údaje a po schválení faktury tyto údaje sám přepíše do podnikového systému. Tím snižuje podíl ruční práce, který je jinak ke zpracování přijatých faktur nezbytný.

"Systém iNVOiCE FLOW šetří našemu fakturantovi asi třetinu pracovní doby, takže přibližně 50 hodin práce měsíčně. Zatím po něm vytěžené údaje z dokladů kontrolujeme, ale všímáme si, že systém se postupem času učí a je čím dál úspěšnější. Brzy ruční kontrolu omezíme a časem možná úplně zrušíme," popisuje své zkušenosti s iNVOiCE FLOW hlavní účetní společnosti Smart Comp., Šárka Pavelková.

Smart Comp. měsíčně pracuje s 350 přijatými fakturami. Pokud některá firma řeší dokladů více, může být časová úspora vyšší.

"Pro klienty s menším počtem faktur je hlavní přidanou hodnotou přehled nad schvalovacím procesem, který má v jejich případě obvykle více úrovní. Dalším příkladem může být více poboček, a tedy přítomnost schvalovatelů v různých městech. Náš systém neslouží jen k automatickému příjmu a zpracování faktur, usnadňuje také jejich schvalovací proces," říká Kateřina Líbalová ze společnosti GRiT, produktová manažerka iNVOiCE FLOW.

"Protože jsme akciová společnost, schvaluje některé faktury i představenstvo. Celkově se u nás do schvalovacího procesu zapojuje až třicet lidí. K iNVOiCE FLOW se ale může připojit neomezený počet uživatelů najednou, lidem chodí notifikace, faktury mohou schvalovat i z mobilu. Je to pohodlnější než schvalování faktur v ERP systému," dodává Šárka Pavelková.

"Naše firma vždy patřila mezi přední hráče v oblasti digitálních technologií v Česku, takže přechod na podobný systém byl logickým krokem. Eliminovali jsme rutinní práci a jsme přesvědčení, že automatizace zpracování přijatých faktur je budoucnost, ke které se časem přidají i další firmy," uzavírá Martin Ryšavý, finanční ředitel Smart Comp.

Řešení iNVOiCE FLOW pro zrychlení a automatizaci zpracování přijatých faktur zahrnuje pět základních funkcí.

Základní funkce iNVOiCE FLOW:

• Sjednocení příjmu faktur a automatické vytěžení údajů z přijatých daňových dokladů
• Validace faktury včetně možnosti rozúčtování položek na různá nákladová střediska
• Import dat připravených k zaúčtování do informačního systému (ERP)
• Uživatelsky nastavitelné elektronické schvalovací workflow
• Důvěryhodná elektronická archivace

Článek GRiT, s.r.o. ze dne 29. dubna 2020 - středa

Další články od GRiT, s.r.o.