Přehledný firemní intranet s využitím SharePointu

Zavést nový SharePoint web jste schopni v relativně krátkém čase, bez složitých požadavků na programování a vývoj. V intranetu pak můžete třeba plánovat či evidovat kurzy, termíny, přihlášky, hodnocení školení, zasílat upozornění a ukládat výukové materiály.

Představme si, že v současné chvíli používáte Excel, kde si vedete školení a termíny. Excel posíláte e-mailem na vaše zaměstnance, e-mailem vám posílají požadavky, případně se zaměstnanci zapisují do Excel tabulky.

Prvním krokem k LMS může být uložení Excel do sdílené SharePoint knihovny. Dokument je na jednom místě, mají k němu přístup všichni zaměstnanci a při každé změně je zachována verze dokumentu. Pokud někdo něco omylem přepíše, dokážete se jednoduše vrátit k předchozí verzi a při každé změně vám může odcházet notifikace.

Odvážnějším krokem je vytvoření SharePoint seznamu pro přihlašování na konkrétní termín. Bude to pro vaše zaměstnance trochu jiné přihlašování, ale vám to přinese mnohé výhody. Můžete omezit počet míst, sledovat modifikaci záznamů nebo zamezit přepisování záznamů. SharePoint dále umí posílat notifikace při změnách na konkrétním záznamu.

Možná ale potřebujete jít dál a vytvořit např. kompletní vstupní stránku, kde uživatel uvidí svoje přihlášky, všechny kurzy a termíny, na které se může přihlašovat, zavést systém notifikací a schvalování pomocí workflow nebo O365 Flow. Ani to není v SharePointu problém.

Pro vytvoření webu v SharePointu budete potřebovat obrázky, ikony, a několik SharePoint objektů - seznam pro katalog kurzů, kalendář pro termíny kurzů, seznam pro ukládání přihlášek, knihovnu pro ukládání materiálu ze školení, průzkum pro hodnocení akcí.

Dále se vám bude hodit SharePoint designer případně Flow pro vytváření notifikací a schválení přihlášek. A aby bylo vše hezké a intuitivní, využijete také Javascript a CSS.

Posledním krokem, jak SharePoint proměnit v dokonalý LMS, je pak provést programátorské úpravy, ušité přímo vašim požadavkům přesně na míru.

"U nás v IBA CZ jsme takto pro zákazníka vytvořili např. modul pro řízení školení. Ten nabízí jednoduše použitelné, zároveň ale výkonné funkce - např. automatický převod zájemců o akci na registrované, možnost sestavovat pořadníky, zautomatizovat kroky v administraci LMS, posílat emailové pozvánky do Outlook kalendáře, přijímat akceptace a napojit LMS na váš personální systém. S trochou plánování a promyšlených úprav nemusí být váš SharePoint jen chytrým úložištěm dokumentů," říká Jaroslava Klegová, SharePoint specialist společnosti IBA CZ