logo MARBES CONSULTING s. r. o.

Agendový systém - nezbytnost

Vize úplného elektronického podání nemůže být naplněna bez fungujícího integrovaného systému podporujícího výkon agend. Úplné elektronické podání má zajistit vyřízení životní situace a poskytnout přehled o řešených životních situací, ať již byly realizovány elektronicky nebo cestou fyzického dokumentu či osobním podáním.

Samotné pěkné inteligentní formuláře a graficky vyšperkovaný portál občana zajistí jen vstup nových podání, ale nikoli poskytování průběžných informací o stavu podání či o dlouhodobých vztazích občana s organizací.

Téma úplného elektronického podání zahrnuje:

Celý mechanismus úplného elektronického podání musí mít oporu především v jednoznačné a bezpečné identifikaci občana a zpracování takového podání pak v celostátním sdíleném datovém fondu, stojícím zejména na datech základních registrů a propojených agendových systémů (např. AISC, AISEO, ISKN), a samozřejmě také ve vlastním datovém fondu organizace.

Zajištění vstupu elektronického podání začíná u přesného a aktuálního popisu životních situací a musí být podpořeno odpovídajícím formulářem. Formuláře podání, kterým se zahajuje životní situace a vzniká "vztah" občana s organizací, si mohou vystačit bez dat agendového systému. Formuláře podání, kterým se doplňuje nebo mění již probíhající životní situace nebo existující vztah občana s organizací, jsou však na datech agendového systému silně závislé.

Co je mi jako občanovi platné, že mohu např. požádat o změnu nádoby na komunální odpad nebo četnosti jejího svozu, když musím zadat všechny informace znovu jako při prvotním podání. Mnohem raději bych jen upravil existující vztah ve formuláři, ve kterém je stávající nádoba a četnost svozu již vyplněna.

Data z podání učiněného prostřednictvím formuláře by měla být automaticky promítnuta do agendového systému pro zpracování v příslušné agendě nebo agendách. V případě komplexních podání zajistí agendový systém jejich rozdělení do příslušných agend. Tím dojde ke zjednodušení vstupu a zmenší se i riziko chyb při přepisu dat ze vstupních podkladů. Zvýší se také efektivita zpracování podání na straně organizace.

Elektronizace zpracování podání v agendovém systému umožní průběžné poskytování informací z agendového systému občanovi o průběhu a výsledku zpracování podání, a to nezávisle na vystavovaných dokumentech a dlouhodobě. Dlouhodobé poskytování aktuálních informací je důležité zejména pro déle trvající vztahy občana s organizací, např. v agendách místních poplatků či nájemních vztahů.

Lze tak např. upozorňovat na splatnost poplatku s možností přímé platby na portálu města. Nezávislost poskytovaných informací na vystavovaných dokumentech umožní jemněji členit proces zpracování životní situace občana a informovat i o změnách procesu, při kterých žádný dokument nevzniká. Poskytované informace jsou důvěrné a musí být poskytovány adresně pouze občanovi (subjektu), jehož se týkají, a to bez ohledu na způsob jejich poskytování.

Nesmírně důležité je zde hledisko automatizace poskytování informací, která zajistí správnost, důvěryhodnost a včasnost informací a nezpůsobí zvýšení pracnosti zpracování agendy.

Agendový systém PROXIO umožňuje automatický vstup dat z formuláře nezávisle na použitém formulářovém systému. Formulář může pocházet z interního formulářového systému PROXIO nebo z jiných systémů, jako je Adobe LiveCycle či formuláře software602. PROXIO podporuje různé formy poskytování informací a upozorňování nezávisle na použitém portálovém řešení.

Nezbytnou podmínkou pro drtivou většinu podání je jednoznačná a bezpečná identifikace občana, podatele, tedy subjektu, který prodání provedl. Stejně tak je bezpečná identifikace nezbytná pro poskytování důvěrných informací adresně konkrétnímu občanovi. Systém PROXIO obsahuje nástroje po jednoznačné provázání občana s "jeho daty" v systému, ať již tato data vznikla z elektronického podání nebo jiným způsobem (například již aktuálně v systému existují).

Téma úplného elektronického podání je komplexní a není možné podcenit žádnou jeho část. Velmi pravděpodobně nedojde k podcenění významu formulářů jako nositelů podání, ale snadno může být podceněn význam agendového informačního systému. Ten je přitom pro úspěch tohoto tématu zcela kruciální.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne 18. dubna 2016 - pondělí

Další články od MARBES CONSULTING s. r. o.

Efektivní práce s informačním systémem úřadu v terénu

Přestupková agenda bobtná, ale MARBES ví, jak na ni

Jak na snadné podání a vyřízení žádosti o zvláštní užívání komunikací

Chytré parkování jako služba občanům

Otevřený úřad? MARBES ví, jak na to

Na úřad jednou a dost!

Vývoj informačních systémů je nikdy nekončící proces

Identitní systém PROXIO EOS spravuje pro Zlínský kraj 1500 identit ze 150 organizací

Upgrade MS Dynamics NAV pro akciovou společnost SATT

MAPIIO v Portálu občana pomáhá úřadům při zpracovávání žádostí záborů

Přichází revoluce v průniku výpočetní techniky do státní správy a samosprávy

České Budějovice řeší s PROXIO publikaci smluv i přestupkovou agendu

Informační systém jako solidní základ pro otevřený úřad

Integrovaný informační systém PROXIO pomáhá MÚ Neratovice

Otevřené město Liberec

Kybernetická bezpečnost pro firemní ICT

Bezpečné a řádné zveřejňování smluv města Olomouce

Měření a řízení výkonnosti subjektů veřejné správy

Agendový systém - nezbytnost

Centrální evidence smluv v systému PROXIO

Městský úřad Příbram zintenzivňuje využití PROXIO

Moderní a otevřený úřad s podporou ELOGIO

Open data v ERP PROXIO

MAPIIO - integrační platforma pro prezentaci agend v mapových podkladech

Na komunální odpad elektronicky

Ekonomický systém PROXIO ERP a změny v oblasti legislativy

E-learning pro firemní zaměstnance i veřejnou správu

Marian Kudela je novým ředitelem divize pro elektronické vzdělávání ELOGIO

M-Files - Document Management System