logo MARBES CONSULTING s. r. o.

Bezpečné a řádné zveřejňování smluv města Olomouce

Od zahájení projektu do spuštění publikace smluv uběhl pouhý měsíc a výsledkem je ucelený komplex služeb zajišťujících publikaci smluv města. Na detaily jsme se zeptali Ing. Jiřího Fišera, vedoucího odboru informatiky Magistrátu města Olomouce.

Magistrát města Olomouce používá již od roku 2011 agendový informační systém PROXIO. Jde o jeden z největších úřadů na Moravě, kde s centrálním informačním systémem zahrnujícím 64 agend pracuje přibližně 800 uživatelů. V roce 2015 se Magistrát díky rozšíření modulu PROXIO Centrální evidence smluv během jediného měsíce vypořádal i s úkolem veřejné publikace smluv.

Vedení města Olomouc v roce 2015 rozhodlo, že všechny relevantní smlouvy, které magistrát za město uzavírá, bude publikovat ve veřejném prostoru internetu. Protože všechny smlouvy města jsou ukládány v modulu PROXIO Centrální evidence smluv, připravila společnost MARBES CONSULTING návrh na jeho rozšíření.

Cílem projektu bylo publikovat vybrané smlouvy města tak, aby byl dodržen legislativní rámec a nedošlo ke zveřejnění citlivých údajů, například osobních údajů smluvních stran.

Místem publikace smluv byl zvolen portál města olomouc.eu s tím, že podle tehdy ještě připravovaného zákona č. 340/2015 Sb. bude v budoucnu možná publikace těchto smluv také v Registru smluv na Portálu veřejné správy.

Součástí projektu byla příprava interního předpisu, jak smlouvy publikovat, dále samotná úprava systému, implementace změn, testování a proškolení správců z odboru informatiky MMOl. Školení uživatelů je zajištěno trvale prostřednictvím školicího a informačního portálu ELOGIO.

Jak jste spokojeni s fungováním modulu Centrální evidence smluv?

Agenda Centrální evidence smluv je na Magistrátu Olomouce využívána již několik let a slouží k tvorbě, zakládání a evidenci smluv. V minulém roce jsme na základě programového prohlášení Rady města Olomouce začali pracovat na rozšíření této agendy o funkcionality sloužící k anonymizaci a zveřejňování smluv na našem webu olomouc.eu.

Podle toho, jak dochází k uzavírání smluv přesahujících hodnotu padesáti tisíc korun, postupně zaučujeme jednotlivé pracovníky a tyto smlouvy zveřejňujeme. Současně se připravujeme na zveřejňování smluv v Registru smluv, ale tam narážíme na nejasnosti v zákoně a absenci metodik a technických specifikací.

Jak proběhla implementace a zaškolení pracovníků, vyskytly se nějaké problémy a jak byly řešeny?

Implementace Centrální evidence smluv před lety probíhala za současného spouštění ostatních agend s běžnými problémy implementace nových agend. Nyní jsme však museli řešit proces zveřejňování smluv, který není přesně zakotven v zákoně ani v jiných metodických pokynech, a postup implementace narážel na řadu otázek, které bylo nutno vyřešit procesně, například zda zveřejňování centralizovat nebo řešit na každém odboru zvlášť, jakým způsobem rozdělit kompetence a zodpovědnost atd.

Nutno přiznat, že některé věci, které požaduje zákon, ještě nemáme úplně ujasněné. Jedná se například o zaslání smlouvy správci Registru smluv do datové schránky a zpětnou informovanost o zveřejnění smlouvy nebo o to, jak bude vypadat otevřený a strojově čitelný formát u dnes uzavíraných smluv. A to ani nechci pomyslet na smlouvy, jejichž původní znění bylo vytvořeno na psacím stroji a z důvodu uveřejnění padesátého dodatku musíme zveřejnit i je.

Doporučil byste řešení PROXIO i dalším úřadům?

Informační systém PROXIO v sobě integruje řadu agend a důležitých nástrojů mimo jiné také pro evidenci organizační struktury, přístup k základním registrům atd. Jelikož se jedná o jeden systém, ve kterém provozujeme většinu agend využívaných na Magistrátu, máme výhodu v tom, že dodavatel již vyřešil řadu problémů, které se týkají provozu a integrací těchto agend.

V minulosti jsme museli koordinovat a řešit nejenom implementaci jednotlivých funkcionalit každé agendy vždy s příslušným dodavatelem, ale také jejich integrace na agendy jiných dodavatelů, což bylo dost náročné jak na čas, tak i na přípravu v oblasti technických detailů.

V tom vidím hlavní přednost celého informačního systému PROXIO a důvod, proč jej doporučit dalším úřadům.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne 22. dubna 2016 - pátek

Další články MARBES CONSULTING s. r. o.

Ušetřete peníze větším využitím proxy serverů