logo MARBES CONSULTING s. r. o.

Integrovaný informační systém PROXIO pomáhá MÚ Neratovice

Tajemník MÚ Neratovice Ing. Petr Svoboda popisuje proces zavedení IS PROXIO, který mimo jiné rozšiřuje také zavádění IT služeb směrem k občanům. Úřad jej implementoval v roce 2015 spolu s jednotným systémem registrů a evidence.

Městský úřad Neratovice implementoval IS PROXIO v roce 2015 a jednotný systém registrů a evidencí dnes úspěšně využívá 110 jeho pracovníků. Součástí řešení je elektronické vedení agend včetně agendy Přestupky, kde je zajištěna podpora celého administrativního procesu. Na podrobnosti jsme se zeptali tajemníka úřadu Ing. Petra Svobody.

MÚ Neratovice používá informační systém PROXIO od minulého roku, kolik uživatelů s ním pracuje a jaké mají zatím zkušenosti?

V rámci výběrového řízení jsme pořizovali především nový ekonomický systém a na něj navazující agendy, abychom co nejvíce eliminovali nutnost přenosu ekonomických dat mezi SW různých dodavatelů. V současné době IS PROXIO pokrývá většinu našich potřeb v této oblasti a v různé míře s ním pracuje velká většina ze 110 uživatelů informačního systému městského úřadu.

Jak rozsáhlá je na MÚ Neratovice přestupková agenda a jak se administrativní proces přestupkového řízení změnil se systémem Agendio?

Za rok 2015 byly projednávány necelé dva tisíce přestupků a v letošním roce očekáváme navýšení tohoto počtu o přibližně sedm tisíc přestupků z oblasti dopravy. Dle našeho názoru systém často přikládá význam věcem pro práci přestupkové agendy nevýznamným a naopak, což se projevuje například při automatickém sledování lhůt.

Důležité lhůty jako nabytí právní moci systém automaticky nehlídá, resp. na jejich uplynutí nijak neupozorňuje, protože to zde prozatím není konfiguračně nastaveno. Prekluzívní lhůtu není systém u zahájených řízení v současné době schopen správně počítat, což by mělo být v dohledné době dořešeno. Negativně hodnotíme také zbytečnou složitost některých postupů a uživatelsky nepříliš komfortní tvorbu šablon dokumentů.

Pozitivně na systému Agendio hodnotíme urychlení a usnadnění práce ve vazbě na Spisovou službu. Například při vyřízení případu, při podepisování a konverzi dokumentů a při vypravování písemností do datové schránky již není nutné přepínat mezi Agendiem a Spisovou službou. Užitečná je také možnost použití průvodce při některých postupech jako vyřízení věci apod., kdy pracovník nemusí sám ručně vytvářet vazby v případu, ale tyto vazby se vytvoří automaticky.

A důležitá je opět vazba na ekonomický systém, tj. možnost zadávání předpisů a sledování jejich zaplacení, případně možnost předání případu k vymáhání bez nutnosti přepínat do jiných aplikací.

V čem z Vašeho pohledu spočívá největší přínos nového integrovaného ERP systému?

Největší výhodou je společná databáze, pak také například provázanost celého systému nebo sjednocené pracovní postupy. Integrovaný informační systém je nutným předpokladem pro možné rozšiřování IT služeb v budoucnosti, a to i směrem k občanům města, resp. správního obvodu.

Mám tím na mysli například tzv. úplné elektronické podání, kdy občan může vyřešit část svých požadavků nebo povinností z domova a nemusí trávit čas ve frontě na úřadě, což není bez takového systému realizovatelné.

Jak hodnotíte spolupráci se společností Marbes consulting a průběh implementace, plánujete další rozšíření řešení PROXIO?

Samotná implementace trvala zhruba půl roku, za plného provozu úřadu. Největší problém jsme museli řešit při migraci dat z nahrazovaných programů. Zde je důležitá spolupráce s jejich autory, protože migrace do nových databází bez znalosti struktury těch původních je velice obtížná.

Ve dvou případech jsme měli štěstí, třetí dodavatel s námi odmítl komunikovat. Navíc jsme byli okolnostmi přinuceni migrovat ekonomický SW v polovině roku. Úředníci se museli naučit ovládat nové programy, mnohdy si jejich nasazení vyžádalo i změnu zažitých pracovních postupů. Bylo to náročné, ale i přes mnoho "horkých chvil" se nakonec podařilo dodržet harmonogram.

Podle zkušeností z jiných úřadů tato fáze trvá u takto velkých implementací zhruba rok. V této chvíli průběžně řešíme provozní problémy, které nemají zásadní charakter, a vše se děje v úzké spolupráci s konzultanty dodavatele.

Až se systém usadí, uvažujeme o jeho rozšíření o další agendové subsystémy například pro zpracování sociální problematiky nebo pro anonymizaci a zveřejňování smluv.

Doporučil byste PROXIO dalším úřadům veřejné správy?

IS PROXIO je jeden z omezené množiny velkých informačních systémů vhodných pro městské úřady našeho typu. Každý z nich má své přednosti i slabší stránky. Naše dosavadní zkušenosti ukazují, že PROXIO je schopen splnit na něj kladené požadavky.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne 15. listopadu 2016 - úterý

Další články MARBES CONSULTING s. r. o.

Ušetřete peníze větším využitím proxy serverů