logo MARBES CONSULTING s. r. o.

MAPIIO v Portálu občana pomáhá úřadům při zpracovávání žádostí záborů

Platforma MAPIIO prezentuje agendová a provozní data do mapových podkladů. Online komunikuje s agendovou částí informačního systému a spojuje projednávané agendy a mapové informace.

Díky vyspělým elektronickým nástrojům eGovernmentu spolu dnes mohou občan a úřad komunikovat komfortně a bez zbytečných nejasností a dotazů. Důkazem je žádost o zábor s vazbou na MAPIIO, jak ji pro Portál občana připravila společnost Marbes consulting.

Lesk a bída datových schránek

V současné době je již možné komunikovat s úřady prostřednictvím datových schránek. Tato možnost je využívána zejména právnickými osobami, přesněji obchodními společnostmi a družstvy, kteří mají datovou schránku zřízenou povinně. Zároveň průměrný občan považuje zřízení a využívání datové schránky za komplikované řešení. Datové schránky navíc mají i svá omezení v podobě celkové velikosti datové zprávy (25 MB).

V případě více příloh nebo objemnějších příloh je však tato kapacita nedostačující. Toto omezení může způsobovat problémy například v oblasti činnosti Silničního správního úřadu nebo Stavebního úřadu při vyřizování různých žádostí, kde jsou častými přílohami projektové dokumentace vytvářené za pomocí sofistikovaných počítačových aplikací, avšak s poměrně velkým objemem dat (některé projektové podklady se záběrem většího území přesahují velikost povolenou pro datovou zprávu).

Další problematickou oblastí bývá samotná informovanost občanů. Úřady se snaží ve stále větší míře informovat občany o tom, jakým způsobem mají řešit jednotlivé životní situace a jaké podklady je třeba si pro jednotlivá řešení připravit. Ne vždy jsou však tyto informace pro občana srozumitelné a občané pak se stále stejnými dotazy docházejí na jednotlivé odbory a požadují od úředníků radu, jak mají postupovat.

Stejně problematické je zabránění kolizních žádostí jednotlivých žadatelů, které musí být následně řešeny úpravou termínu pro povolení záboru, v krajním případě zamítnutím žádosti.

Řešením je dynamický formulář

Společnost Marbes consulting se zabývala otázkou, jak pomoci vyřešit výše uvedené problémy, zjednodušit komunikaci občana s úřadem a zároveň usnadnit práci úředníka při vyřizování těchto žádostí. Navrhla řešení webového portálu občana, kde si žadatel za pomocí speciálního dynamického formuláře přizpůsobeného na míru pro jednotlivé typy žádostí připraví potřebnou žádost pro řešení své potřeby.

Kromě uživatelského účtu s předvyplněnými údaji, které se následně automaticky doplňují do žádosti (například identifikace žadatele), má k dispozici také nezbytné pokyny pro pořízení konkrétní žádosti.

Po přihlášení k uživatelskému účtu má žadatel zároveň přehled o všech svých podaných žádostech a o stavu jejich zpracování s možností vytvoření duplikátů těchto žádostí v případě jejich opakování nebo např. vytvoření žádosti o prodloužení termínu záboru. Dále má návodným způsobem zobrazeno, jaké jsou nezbytné přílohy daného typu žádosti.

Přílohy může k žádosti přiložit v elektronické formě a u každé žádosti se mu zobrazují informace a odkazy, kde a jak tyto přílohy pořídit. Žadatel tak má přehledně k dispozici veškeré potřebné informace, a odpadá nutnost návštěvy úřadu s dotazy "co má dělat?".

Přehled o záborech zaručí MAPIIO

V případě žádosti o povolení záborů žadatel určí požadované místo záboru zákresem do mapového podkladu pomocí připravených nástrojů pro konkrétní typ záboru. Na mapovém podkladu MAPIIO, který sdružuje a kategorizuje data vedených agend s popisnými a místopisnými údaji, a to ze všech relevantních systémů úřadu včetně jejich prezentace dovnitř i navenek, uživatel zároveň vidí všechny již povolené zábory pro požadovanou lokalitu a období. Tím předchází duplicitnímu koliznímu požadavku a rovnou může upravit požadovaný termín, případně domluvit se na společném postupu s dalšími žadateli.

Z takto zadaných informací uživatel vygeneruje potřebnou žádost a tuto následně doručí příslušnému správnímu úřadu formou elektronického podání, případně po vytištění v písemné formě na podatelnu úřadu.

Součástí žádosti jsou předvyplněná data připravena k převzetí příslušným úřadem pro další zpracování, resp. pro posouzení žádosti. V případě, že žádosti bude vyhověno a zábor bude povolen, zobrazí se tato informace na webovém portále úřadu (obce).

Bez přepisování dat

Pro úřad je přínosné zejména datové vytěžení zadaných údajů pro zaevidování žádosti v agendovém systému pro zpracování příslušné žádosti. Tím odpadá nutnost přepisování dat, snižuje se riziko chybovosti záznamů a usnadňuje se zaevidování potřebných dat pro samotné správní řízení.

Velkým přínosem je také přehledná grafická evidence všech žádostí i povolených záborů na mapovém podkladu MAPIIO, což usnadňuje koordinaci jednotlivých akcí a požadavků jak mezi sebou, tak s dalšími např. investičními akcemi obce.

Snížením počtu dotazů vůči úředníkům zároveň klesá jejich časové zatížení „poradenskou“ činností, takže ušetřený čas mohou věnovat samotnému správnímu procesu. V případě podání písemné žádosti vytvořené mimo portál má úředník k dispozici velmi jednoduchý nástroj pro sdílení informace o povolených žádostech vůči veřejnosti.

Obdobným způsobem lze řešit i další oblasti v rámci jednotlivých správních úřadů:

Společnost Marbes consulting je připravena s vámi tuto problematiku detailně konzultovat a představit vám toto řešení žádostí o zábory, které zcela jistě pomůže k usnadnění komunikace mezi úřady a občany, k vyšší informovanosti laické i odborné veřejnosti a zároveň k zefektivnění samotné činnosti úřadu.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne 26. dubna 2017 - středa

Další články MARBES CONSULTING s. r. o.

Zbrusu nová vzdálená správa pro Linux