logo MARBES CONSULTING s. r. o.

Měření a řízení výkonnosti subjektů veřejné správy

Zdravý subjekt veřejné správy ví, co dělá, a má své více či méně propracované metody měření výkonnosti. Problém je, že tyto metody mohou být velmi různé, což je dáno návyky, situací atd. Nadějí ke standardizaci těchto důležitých postupů mohou být projekty eGovernment.

Prostředí veřejné správy je, i přes vnější dojem, velmi dynamické. Mění se vnější podmínky správního obvodu, vnitřní podmínky úřadu i řídicí pokyny - zákony a vyhlášky, které definují pravidla výkonu správy, což potvrzuje i frekvence změn v "Registru práv a povinností". V takových podmínkách je výkonnost a kvalita správy tématem, jehož popularita osciluje navíc s časem i územím.

Práce na projektu "Procesní modelování agend" ukázaly, co je základem kvalitních úvah o výkonnosti úřadu, a otevřely těm, kdo chtějí slyšet a vidět, cestu k poznání toho, co a jak děláme. Rovněž precizovaly postup "sebepoznávání", a to jak na úrovni gestorů agend - jednotlivých ministerstev - tak i na úrovni měst a obcí.

Tento postup je důslednou aplikací Paretova principu, totiž že 80% nákladů je způsobeno pouze 20% agend, problémových procesů a jejich aktivit. Tyto problémové prvky systému lze efektivně rozpoznat, pojmenovat a po detailní analýze zlepšit.

Aplikace těchto zkušeností se opírá o pravidelnou údržbu základního - minimálního - množství dat o výkonu agend, tak aby organizace byla schopna správně a dostatečně přesně definovat onu dvacetiprocentní množinu nákladných procesů a měla možnost ji zpřesnit a věnovat se v případě potřeby podrobně jejím detailům.

Důležitým dokumentem určujícím postup analýzy prostředí agendy je "Metodika procesního modelování agend", kterou zpracovalo Ministerstvo vnitra ČR. Ta člení potřebná data na tři skupiny.

1. Existuje dobře strukturovaná procesní dekompozice, která se opírá o agendy a procesy přenesené působnosti i samosprávy

"Registr práv a povinností" (RPP) dává základ znalosti služeb veřejné správy, které jsou pojmenovány jako "činnostní role", a to i přes to, že jejich ohlášení a struktura jsou do určité míry nejednotné. Portál veřejné správy obsahuje i činnostní role, ke kterým se jednotlivé úřady "přihlásily", a důsledné použití "Metodiky procesního modelování agend" (PMA) dává předpoklad dalšího zpřesnění obou pohledů.

Nad rozvojem RPP a PMA se sice vznášejí určité otazníky, nicméně pozitiva jsou již dnes zřejmá. Zavedený systém umožňuje poznat a udržovat "procesní dekompozici agend" - mapu veřejných služeb. Doporučujeme brát velmi vážně přesnou aplikaci činnostních rolí na podmínky města a upozorňovat na nedostatky v ohlášení agend.

2. Existují data o četnosti, pracnosti a kvalitě procesů

Pracnost procesů je klíčovým údajem, jehož přesnost určuje způsob použití modelů. Za předpokladu dobře postavené procesní dekompozice je pro stanovení dvaceti procent nejnákladnějších procesů dostatečný tzv. expertní odhad pracnosti. Ve spojení s údajem o četnosti dostaneme výchozí představu o přímých mzdových nákladech na proces.

Tato fáze je sice v začátku pracnější, ale využitelnost výsledků je velká. Relativně jednoduchým úkonem lze získané údaje aktualizovat, což je ostatně proces "na pozadí" každoroční přípravy rozpočtu. Další sbíraná data v této fázi umožní alokovat náklady přímo na jednotlivé procesy.

3. Existují data o přímých a nepřímých nákladech na procesy

Tato data lze získat z účetnictví města postupem uvedeným v Metodice PMA, dle které jsou náklady úřadu členěny na kategorie.

Kategori nákladů úřadu:

Tyto náklady jsou rozpočítány na procesy v poměru pracnosti. Společně s náklady jsou podchyceny i příjmy procesů a agendy.

Použitelnost softwarových nástrojů

Měření výkonnosti je velmi důležité podpořit vhodně koncipovanými programovými produkty, které:

Agendový systém AGENDIO

MARBES CONSULTING distribuuje a vyvíjí agendový systém AGENDIO jako velmi adaptibilní, stavebnicový nástroj na zpracování rozličných agend ve vazbě na další klíčové systémy města. AGENDIO naplňuje výše uvedené požadavky a pracuje s rozsáhlými číselníky agend, typů případů a úkonů, které jsou velmi dobře procesně strukturovány a identifikovány vůči činnostním rolím RPP. Procesní přístup je důsledně aplikován i v oblasti samosprávy. Rozvojovým tématem produktů firmy je schopnost produktu měřit a tedy maximálně zpřesnit a ulehčit sběr dat o pracnosti procesů.

Těm uživatelům, kteří to s měřením výkonnosti a celou veřejnou správou myslí vážně, nabídne AGENDIO komfortní datové prostředí schopné včas se připravit na očekávané interní i externí změny prostřednictvím simulace stavů budoucích.

Článek MARBES CONSULTING s. r. o. ze dne 20. dubna 2016 - středa

Další články MARBES CONSULTING s. r. o.

Ušetřete peníze větším využitím proxy serverů