Docházka: nástroj pro plánování a evidenci pracovní doby

Modul Docházka IS OKbase je nástrojem pro evidenci pracovní doby zaměstnanců. Dle platných právních předpisů eviduje příchody a odchody zaměstnanců ve zvoleném rozlišení, následně je umožňuje vyhodnocovat, kontrolovat a schvalovat.

Docházkový modul podnikového informačního systému OKbase je nástrojem pro plánování a evidenci pracovní doby, práce přesčas, pracovních cest, pohotovostí, dovolených, přestávek a překážek v práci zaměstnanců. Dle platných právních předpisů eviduje příchody a odchody zaměstnanců ve zvoleném rozlišení, následně je umožňuje vyhodnocovat, kontrolovat a schvalovat.

Docházka vytváří a předává data pro zpracování mezd. Pro evidenci pracovní doby se využívají docházkové terminály a čipové identifikační karty.

Evidence pracovní doby

Nejviditelnější komponentou docházkového systému je docházkový terminál, nahrazující někdejší "píchačky" elektronickým zařízením. Docházkový terminál, jakkoli programovatelný a sofistikovaný, ale určitě není rozhodující částí systému. Těžiště kvalitního docházkového systému spočívá především v softwarovém řešení.

Moderní docházkové systémy musí být schopné zpracovávat pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozdělením, různé typy směn, přerušení pracovní doby, dovolené, evidovat noční a přesčasovou práci, pohotovost a pracovní cesty a současně hlídat splnění všech zákonných požadavků a limitů.

Vazba na personální systémy

Důležitá je vazba na personální agendu, neboť docházka se eviduje pro osoby v pracovně právním vztahu k zaměstnavateli. Neméně důležitá je vazba na zpracování platů a mezd, které závisí na evidenci odpracované doby.

Klíčová je podpora procesů žádostí, povolování a schvalování (například dovolených, přesčasů a pracovních cest) prostřednictvím konfigurovatelného systému, který respektuje organizační strukturu a oprávnění nadřízených.

Samoobslužné funkce

Dnes již prakticky nezbytnou částí docházkového systému jsou samoobslužné funkce, prostřednictvím kterých mohou zaměstnanci zjišťovat plán směn, kalendář dovolených, plánovat, zadávat, nebo upravovat záznamy docházky a podávat žádosti prostřednictvím web rozhraní. Pro zaměstnance, kteří nemají vlastní počítač, poskytuje tyto služby docházkový terminál.

Docházkové terminály

Většina současných systémů získává vstupní data prostřednictvím docházkových terminálů. Existuje řada typů terminálů, od nejjednodušších, pouze s pevně přiřazenými tlačítky, přes specializované terminály s textovým nebo grafickým displejem až po průmyslové tablety s dotykovou obrazovkou a plnohodnotným operačním systémem.

Právě použití dotykových tabletů dává vývojářům i uživatelům univerzální a ergonomickou platformu pro implementaci funkčně bohatých docházkových terminálů. Docházkové terminály mohou poskytovat řadu doplňkových funkcí, zejména pro uživatele, kteří nemají přístup k vlastnímu počítači.

Identifikační čipové karty

K vytvoření docházkového záznamu na terminálu se zpravidla používá bezkontaktní čipová karta, nebo jiný identifikační předmět, vzácněji snímač biometrických údajů.

Mobilní klient

Zajímavou variantou pro evidenci docházky je mobilní klient, založený na využití "chytrých telefonů" (smartphone). Zaměstnanci, kteří tráví většinu pracovní doby u zákazníků a na zahraničních pracovních cestách, mohou pořizovat docházkové záznamy prostřednictvím web rozhraní chytrého telefonu.

Vedle jednoduchého ovládání poskytuje tato platforma i funkce geolokace, které lze volitelně využít pro uložení skutečného místa pořízení záznamu.

Přizpůsobení potřebám uživatelů

Vzhledem k různým požadavkům zaměstnavatelů, měnící se legislativě a komplikované definici některých pojmů (jako příklad lze uvést přesčas při pružné pracovní době) musí být moderní docházkový systém velmi obecný a široce konfigurovatelný. Správná implementace docházkového systému zpravidla vyžaduje kvalifikovanou službu zkušeného týmu dodavatele.

Článek OKsystem a.s. ze dne úterý 13. listopadu 2012

Další články od OKsystem a.s.