Automatizované procesy řízení dokumentace zjednodušují práci manažerům kvality

Nový modul řízené dokumentace DMS systému eDoCat pomáhá při vývoji nových interních předpisů nebo jejich aktualizací. Pokrývá přitom veškeré procesy a postupy potřebné pro řízení dokumentů bez ohledu na konkrétní normu nebo legislativu.

"Možnost automatizovat procesy spojené s řízením dokumentace významně ulehčí práci zejména manažerům kvality. A to nejen práci, kterou mají s vývojem jednotlivých směrnic, ale zejména usnadní organizaci procesu seznamování zaměstnanců s příslušnými dokumenty i následné prokázání, že se konkrétní zaměstnanec s dokumentem seznámil. Ať už se jedná o seznámení s dokumenty při nástupu nového zaměstnance, anebo seznámení příslušné skupiny zaměstnanců při aktualizaci vybraného interního předpisu. Nasazení DMS eDoCat přináší firmám podstatné snížení nákladů spojených s administrativou a zefektivňuje procesy. Přitom je samotný systém finančně nenáročný, protože vychází z open source softwaru," říká Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Modul řízené dokumentace je univerzálně použitelný pro širokou škálu oborů a firem. V modulu jsou předdefinované potřebné procesy a parametry k naplnění požadavků norem. Každý zaměstnanec má k dispozici vždy dokument, který potřebuje ke své práci, v aktuálně platném znění.

Centrální správa všech dokumentů řídí oprávnění přístupu k jednotlivým souborům. Modul zároveň sleduje platnost jednotlivých dokumentů nebo umí jednoznačně prokázat seznámení zaměstnanců s jeho obsahem.

Systém DMS eDoCat centralizuje všechny informace o řízené dokumentaci a může automatizovat oběh dokumentů dle nastaveného workflow. Modul kontinuálně iniciuje pravidelný přezkum platnosti dokumentace.

Podstatně se tak snižuje časová i administrativní náročnost sběru dat potřebných pro vývoj a implementaci různých druhů směrnic v rámci systému managementu kvality, a to včetně evidence revizí a změn. Nechybí ani možnost řízeného přesunu expirovaných dokumentů do archivu.

Systém eDoCat je postaven na platformě Alfresco Community Edition a je k dispozici jak v on-premise modelu provozovaném na vlastní IT architektuře zákazníka, tak v cloudovém provedení v režimu software jako služba (SaaS).

Článek Onlio, a.s. ze dne pondělí 26. února 2018

Další články od Onlio, a.s.