logo Software Pro, s.r.o.

Výběrové řízení v oblasti ICT s podporou smluvního partnera

Smluvní partner - nejčastěji externí firma, zadavatele celým procesem úspěšně provede a vybere vítěze, který vyhovuje nastaveným kritériím. Tento postup pomáhá nejen tam, kde je ze zákona povinné vypisovat výběrová řízení, ale také u firem, které naopak chtějí za své peníze dostat adekvátní služby a neplatit zbytečně víc.

V zájmu každé instituce, zejména pak veřejné, by mělo být vždy získání toho, co požaduje. Prioritou je tak nákup podle reálné potřeby a v odpovídající cenové hladině. Chce-li například pořídit software, může sáhnout po nových licencích, použitých, či zvolit kombinaci obojího.

Firmy sice vědí, jaký software přesně chtějí, ale často se potýkají se znalostmi pro vypsání transparentní zadávací dokumentace výběrového řízení.

Kde je vůle, tam je cesta

Zde jim mohou pomoci specialisté na tento byznys. Smluvní partneři si pohlídají, aby z pohledu dodavatele nebyly podmínky považovány za diskriminační a nevypisovalo se výběrové řízení na základě nějaké šablony na koleně.

Zadavatelé sami reagují jinak než firma, pro kterou je hlavní činností zabezpečit správný průběh výběrového řízení (eliminovat neznalost i zažité a špatné zvyklosti při zadávání a vyhodnocování).

Běžně zažitá praxe bohužel funguje tak, že výběrové řízení je chybně napsáno a v některých případech diskriminuje potenciální dodavatele.

Až v 80% případů takto zadavatelé nevědomě podmínkami výběrového řízení limitují okruh možných dodavatelů na nižší jednotky, přičemž by se jich mohlo zúčastnit mnohonásobně více.

Je-li naopak využita externí společnost - např. právníci mají potřebná právní povědomí o legislativě, co se týče výběrových řízení v ČR. Neexistuje návod, podle kterého by firma pro svůj úspěšný chod potřebovala za všech okolností zcela nové licence.

V rámci hospodářského zisku většina z nich preferuje vždy nižší pořizovací cenu. Zde jim mohou přijít vhod druhotné softwarové licence, o kterých Soudní dvůr Evropské unie rozhodl, že jsou legitimní a nepředstavují žádné podnikatelské ani jiné riziko.

Když profitují všechny strany

"Účastnili jsme se výběrového řízení na dodávku Microsoft Office 2016 do společnosti Teplárny Brno. Celý proces zastřešovali právníci, a tak nedošlo k žádnému zbytečnému diskriminačnímu jednání. Výběrové řízení jsme nakonec vyhráli, a to na základě toho, že jsme splnili veškerá kritéria a podali nejnižší cenovou nabídku. Po vyhodnocení řízení jsme konzultovali dodávku také s IT správcem zadavatele, kde jsme komunikovali způsob dodání, možnosti a také jsme doporučovali použití co nejjednoduššího způsobu nasazování zakoupeného softwaru. Nešlo jenom o samotnou dodávku druhotných licencí, ale kvůli jednodušší správě i doporučení použití KMS serveru, což je Microsoftem doporučovaná metoda v případě většího počtu licencí," říká Patrik Sodoma, Sales Director for Czech Republic společnosti SoftwarePro.

Teplárny po této kladné zkušenosti od SoftwarePro zakoupily licence opakovaně, když po čase potřebovaly dokoupit další, menší počet licencí. V obou případech přitom nakoupily licence k aktuálním verzím kancelářských balíků s úsporou přibližně 30% oproti novým licencím.

Úspora v tomto případě představovala několik set tisíc korun. Pokud je v zájmu získat nejvhodnější nabídku, je nákup přes prostředníka vhodnou volbou. V případě, že se přihlíží k podstatě zákonů, často se ukáže, že druhotné softwarové licence jsou jasnými favority a není důvod jejich pořizování odsuzovat.

Samozřejmě hodně také záleží na účastníkovi výběrového řízení, jestli dokáže a chce poskytnout veškeré informace o jím nabízených produktech - jestli jsou ověřitelné a tudíž bezproblémové.

Článek Software Pro, s.r.o. ze dne 24. září 2019 - úterý

Další články od Software Pro, s.r.o.