logo Vema,a.s.

Efektivní time management v organizaci

Efektivní využití pracovního času je jednou ze základních podmínek zvládnutí úkolů, které dnes každá organizace musí řešit. Aktuální informace jsou nezbytností pro manažery při rozhodování i významným přínosem pro každého pracovníka.

Toto zní velmi samozřejmě, ale ve skutečnosti není zcela jednoduché tyto informace získat, udržovat aktuální a systematicky s nimi pracovat. Vema se jako přední odborník nařízení lidských zdrojů touto problematikou dlouhodobě zabývá a pro podporu jejího efektivního zvládnutí vyvinula sadu vzájemně spolupracujících vesměs webových aplikací, které poskytují nástroje pro optimalizaci činností souvisejících s time managementem, a to jak pro vedoucí, tak pro běžné pracovníky i pro referenty či zpracovatele agend, které s těmito údaji pracují.

Značnou výhodou těchto aplikací je jejich úzká provázanost tak, aby pokrývaly celou logistiku potřebných činností od plánování až po finální zpracování ve mzdách a účetnictví. Aplikace přirozeně rozumí údajům z ostatních aplikací, takže data jsou do databáze vložena jen jednou a ve všech místech, kde je to užitečné, se s nimi automaticky pracuje. Samozřejmostí u všech našich aplikací je trvalý soulad s aktuální legislativou a důsledné dodržování prvků bezpečnosti dat.

Bonusem navíc je využití aplikace Workflow pro řízení zejména schvalovacích procesů v organizaci (schválení plánu dovolených či volna, žádanek o volno, cestovních příkazů apod.). Všichni zúčastnění mají přístup právě k těm informacím, které potřebují a jsou oprávněni vidět, odpadá obíhání papírů po organizaci, operativně lze řešit zastupování, kontrolovat opožděné procesy, informovat zainteresované pracovníky e-mailem o průběhu procesů, snadno dostupné jsou aktuální procesy ke schválení i účelové přehledy. U větších organizací je důležitá i prokazatelnost činností díky protokolování procesů.

Jak aplikace fungují

Efektivní využití času začíná plánováním přítomnosti pracovníků na pracovištích - naplánování pracovních dnů či směn, pracovních cest, dovolených, čerpání sociálního, zdravotního či jiného volna. Poté jsou plány konfrontovány se skutečností - evidence v docházkovém systému a srovnání skutečných přítomností s naplánovanými.

Následuje převzetí údajů dalšími agendami, které informace o tom, co pracovník v pracovním, náhradním či obdobném čase dělal, dále zpracovávají - vyúčtování a rozúčtování cestovních příkazů, rozúčtování pracovní doby na zakázky či projekty, podklady pro nároky na stravenky s případnými výstupy do benefitního systému a výstupy do mezd.

Plánování dovolené a dalších druhů nepřítomnosti

Tato webová aplikace jednoduše a intuitivně řeší pořízení i změny ročních i průběžných plánů dovolených, jejich zpracování dle individuálních schvalovacích procesů v organizaci, administraci žádanek o nástup na dovolenou, plánování zdravotního, sociálního či jiného typu volna. Kontroluje a informuje o legislativních či nastavených pravidlech - nároky na dovolenou i různé druhy volna, dosavadní čerpání, nedostatky v plánování apod.

Vedoucí pracovníci mají k dispozici všechny potřebné informace i o svých podřízených, probíhajících schvalovacích procesech, nebo si mohou nastavit zástupce po dobu své nepřítomnosti.

Docházka

Automatická evidence docházky slouží nejen k aktuálním i dlouhodobým informacím o přítomnosti pracovníků na pracovištích a dodržování pracovní doby, ale rovněž usnadňuje automatizaci některých nutných procesů v organizaci, jako jsou zejména legislativní pravidla a zpracování mezd, nebo rozúčtování pracovního fondu, podklady pro nároky na stravenky apod.

Každodenním přínosem pro každého pracovníka je přehledná intranetová docházková karta. Údaje o docházce se mohou do systému dostat prostřednictvím docházkových terminálů umístěných obvykle u vstupů do budov, ale také pomocí virtuálních terminálů na počítači každého pracovníka v těch organizacích, kde je z různých důvodů vhodnější tento režim.

Pracovní cesty

Další z typicky webových aplikací, kterou potřebuje každý zaměstnanec i vedoucí pracovníci, komplexně řeší celou agendu tuzemských i zahraničních pracovních cest od plánování a schvalování přes zálohy, měny, vyúčtování, výstupy do účetnictví a mezd a další související funkčnosti, vždy v souladu s aktuální legislativou. Eliminuje papírování, vše probíhá v elektronické podobě se zachováním prvků bezpečnosti a prokazatelnosti.

Stravenky

Nová aplikace, která navazuje na výstupy z time managementu. Řeší celou agendu kolem nákupu a výdeje stravenek spolu s výstupy do spolupracujících aplikací. Umožňuje evidovat nákup stravenek za různé ceny, vypočítávat nároky na stravenky a srovnávat je se skutečnými výdeji a s údaji z docházkového, resp. stravovacího systému, pracuje i s finančním pohledem na stravenky a zpracovává výstupy do mezd či do benefitního systému.

Článek Vema,a.s. ze dne 25. března 2013 - pondělí

Další články od Vema,a.s.

Vše ohledně GDPR - metodika - certifikace - školení - pověřenec