logo CCV, s.r.o.

EDI komunikace pomáhá růstu společnosti 1 day

Zavedení řešení ORION EDI od CCV Informačné systémy pro elektronickou výměnu dat v maloobchodní společnosti 1 day přináší co možná nejširší automatizaci obchodních, nákupních a logistických procesů firmy.

Inovace v podobě zavedení EDI (Electronic Data Interchange) navazuje na automatické vystavování objednávek na základě skladových zásob či řízení skladového personálu s využitím čteček čárových kódů. Cílem je zajistit, aby probíhající expanze maloobchodní sítě negenerovala ve stejné míře nárůst především personálních nákladů.

Společnost 1. day má v současnosti 60 maloobchodních prodejen především na východním Slovensku a v okolí Bratislavy. Jenom za poslední rok otevřela 6 dalších malometrážních "convenience" prodejen a při plánovaném tempu 10 až 15 nových prodejen ročně by ráda brzy obsadila všechna slovenská okresní města.

Ruku v ruce s touto rychlou expanzí jde také geometrickou řadou rostoucí objem dokladů a s tím související náročnost jejich zpracování. Provozním problémem je manuální přepisování dokladů do informačního systému a s tím spojená chybovost, kterou společnost 1. day odhaduje na 10%. Porovnávání faktur s příjemkou a objednávkou tak, že si je fakturantka všechny vytiskne a kontroluje řádek po řádku, zatěžuje firemní procesy a klade čím dál větší nároky na zaměstnance společnosti. Management 1. day se tedy rozhodl zapojit všechny své dodavatele do elektronické výměny dokladů:

"ORION EDI je pro nás cestou, jak podchytit naši expanzi. Pokud chceme rozšiřovat a měnit sortiment a do dvou tří let mít nikoli 60, ale 100 prodejen, potřebujeme tyto obchodní a logistické procesy co nejvíce automatizovat. Jinak nám s růstem výrazně porostou i personální náklady. Již nyní pracují naši zaměstnanci s 2 až 3 tisíci dokladů měsíčně. Jedná se o faktury, objednávky, dodací listy nebo příjemky. Se zvyšujícím se počtem dodavatelů a prodejen se objem této práce a také obrovská chybovost násobí," shrnuje důvody pro zavedení strukturované výměny elektronických dokladů Martin Polák, ředitel společnosti 1. day.

Eliminace chyb jako největší očekávaný přínos

Vysoká chybovost s sebou logicky přináší i vysoký počet opravných daňových dokladů, dodacích listů apod., což stojí zaměstnance velké množství času, který by jinak mohli věnovat obchodu. Největší podíl na chybovosti přitom má jen malé procento dodavatelů, kteří se na celkovém obratu podílejí jen zhruba ze 7 - 8%, což však nic neubírá na jejich důležitosti.

Díky tzv. webovému EDI je však možné také tyto společnosti velmi rychle do elektronické výměny dat zapojit bez ohledu na to, jaký informační systém používají či zda ho vůbec mají. Stačí běžný internetový prohlížeč a připojení k internetu. Zapojení všech dodavatelů do elektronické výměny dokladů umožní společnosti 1. day vyhnout se obrovským problémům při měsíčních uzavírkách a vyhodnocování, které chybovost způsobuje.

Samotná automatizace přenosu informací z dokladů mezi obchodními partnery je velkým přínosem, důležitá však je také jednoduchá možnost kontroly a zpětné vazby.

"Pokud je kontrola řešena papírem, tak u menší firmy, když jsou lidé spolehliví, se dá celkem zvládnout. S rostoucí firmou ale transakcí i lidí přibývá, a že někdo něco zapomene či udělá chybu, je naprosto logické. My s pomocí ORION EDI chceme předejít tomu, aby se takový problém ukázal třeba až po půl roce a už bylo těžké dohledat, jak vznikl a proč," dodává Martin Polák, ředitel společnosti 1. day.

Dalším horkým tématem je optimalizace logistiky. Jakožto obchodní společnost se 1. day rovněž snaží s využitím vysoké obrátkovosti zboží minimalizovat zásoby a provozní kapitál, který je v nich vázaný. Jednotlivé prodejny mají omezené sklady a centrální sklad, ze kterého prodejny objednávají 90% zboží (zbytek zavážejí dodavatelé přímo na prodejny), má také své limity. S tím má pomoci především EDI zpráva DESADV - avízo o dodání.

Takzvaný elektronický dodací list, který dodavatel posílá ještě před fyzickou dodávkou zboží odběrateli, umožní připravit se na konkrétní příjem zboží jak na centrálním skladu, tak na jednotlivých prodejnách. Společně s SSCC kódy, které již 1. day využívá, zrychlí především příjem zboží na centrální sklad o desítky procent.

První kroky k EDI

Rozhodnutí spustit EDI komunikaci se svými dodavateli udělala společnost 1. day v polovině roku 2016. Díky několikaleté pozitivní zkušenosti partnerské společnosti Gurlex s ORION EDI vybrala právě toto řešení od CCV Informačné systémy. Po nutných úpravách skladového systému je pilotní zapojení prvního dodavatele naplánováno na začátek roku 2017, kdy budou také proškoleni všichni odpovědní zaměstnanci společnosti 1. day.

Od začátku si bude 1. day vyměňovat se svými obchodními partnery elektronickou objednávku (ORDERS), avízo dodání (DESADV), příjemku (RECADV), fakturu (INVOIC) a také příslušné notifikační zprávy. Rozsah těchto zpráv (často firmy začínají pouze s ORDERS a INVOIC) umožní mimo jiné i tzv. automatickou likvidaci faktur, při které ORION EDI strojově porovnává objednávku s příjemkou a fakturou. V případě, že údaje souhlasí, je faktura předaná rovnou k zaúčtování. V opačném případě je na rozdíly upozorněna obsluha, která se postará o vyřešení.

Podmínkou pro okamžité čerpání přínosů celého projektu EDI komunikace je rychlé a plynulé zapojení co největšího počtu dodavatelů. Společnost CCV Informačné systémy, která řešení ORION EDI poskytuje jako službu (SaaS), bude též projektově řídit celý proces zapojování, tzv. roll-out dodavatelů.

Článek CCV, s.r.o. ze dne 8. prosince 2016 - čtvrtek

Další články CCV, s.r.o.

LOKIA WMS řídí komplexní skladové procesy jednoduše

Zlepšete svůj obchod a marketing využitím CRM systému

25 let zkušeností s podnikovými informačními systémy

Dynamics 365 jako nástroj evidence osobních dat v souladu s GDPR

Přesnější a rychlejší fakturace se sledováním dodávek

Služba PDF2EDI řeší konverzi PDF objednávek Nestlé do strukturovaných dat

Nákupní cena v EDI objednávkách proniká i do e-shopů

Požadavky na firemní interní logistiku obchodních a výrobních firem

ORION je doma v Opavě, tady vzniká vašich padesát odstínů EDI

Snadné a spolehlivé vytěžování dat z PDF objednávek Kauflandu

Dozorčí služby CCV WatchDog zvyšují spolehlivost podnikových informačních systémů

EDI komunikace pomáhá růstu společnosti 1 day

Řešení pro L’Oréal je vítězem soutěže EDI projekt roku 2016

Výrobci plastů a strojírenské firmy se potýkají s problémy skladového hospodářství

EDI pro L’Oréal krok za krokem

Mobilní aplikace ORION EDI na cesty i pro okamžitý přehled

Distribuční kanály eD‘ system Czech s podporou Microsoft Dynamics CRM

Nový CRM systém pro podporu rozvoje JIC

EDI komunikace proniká do oblasti vlasové kosmetiky

CRM pro řízení vztahů se zákazníky i distribuční sítě

Efektivní maloobchod i velkoobchod s využitím výhod EDI komunikace

Přesná evidence a zrychlení výdeje zboží s instatntním skladem v cloudu

Řízený sklad řeší reporting pro TOTAL ČESKÁ REPUBLIKA

CCV majetkově vstupuje do úspěšného startupu Investiční aukce

Nejlepší EDI projekt roku 2015 realizovala Alza

Skladové hospodářství jako služba

Roman Fuchs je novým ředitelem divize Business Solutions CCV

Martin Vokřál řídí novou divizi CCV Customer Service

Ojedinělé funkce správy elektronických dokladů s ORION EDI 2016

Výměna obchodních dokladů EDI s certifikací ISO 27001

Ľubomír Miškolci - nový jednatel CCV Informačné systémy

EDI komunikace snižuje náklady na zpracování a archivací daňových dokladů DATARTu

Alza.cz inovuje na elektronickou výměnu dokladů pomocí ORION EDI

Modul EDI komunikace pro Microsoft Dynamics NAV 2015

Vladimír Horák je novým ředitelem divize Business Solutions v CCV Informační systémy

MAKRO používá ORION eKatalog pro sběr informací o produktech dodavatelů

Rychlé provozní financování se službou ORION Instantní platba

MALL.cz má hlavní cenu za nejlepší EDI projekt roku 2014 s řešením od CCV

Ladislav Chovítek posiluje marketingový tým CCV Informační systémy

EDI komunikace se u maloobchodních obchodních řetězců prosazuje stále častěji

Microsoft Dynamics CRM pomáhá v péči o zákazníky COMPAS automatizace

Inovace a mobilní řešení - nová divize CCV

CCV Informační systémy výrazně zvyšuje dynamiku svého růstu

Nové funkce v Registru vinic

CCV Instantní sklad - skladová evidence jako služba

Divize eBusiness CCV Informační systémy personálně posiluje

WMS řešení řízení skladů pro Microsoft Dynamics AX

MALL.CZ nasazením ORION EDI zprovoznil elektronickou komunikaci se svými dodavateli

Elektronická výměna dokladů s ORION EDI proniká do českých firem

Všechna firemní zařízení Android pod kontrolou