Dlouhodobá archivace a informační systémy třetích stran

V mnoha informačních systémech vznikají při běžných transakcích záznamy, jejichž čitelnost a ověřitelnost je zapotřebí udržet po velmi dlouhou dobu. Existuje řada možností, jak k této problematice přistupovat. Je například možné dokumenty tisknout a připojovat k nim vlastnoruční podpis a razítko nebo je možné vytvořit nějaké úložiště uvnitř informačního systému. Jsou to však řešení, která znamenají pro zákazníka další významné náklady (vytváření papírových archivů) nebo nejsou schopna vyhovět výše uvedeným požadavkům.

Dodavatelům informačních systémů (ERP, CRM, ECM, DMS atd.) a systémovým integrátorům jsou k dispozici nástroje a služby pro implementaci kompletního řešení dlouhodobé archivace, které mohou do svých produktů snadno začlenit, aniž by k tomu potřebovali detailnější znalost otázek dlouhodobé archivace.

Komponenty řešení

Systém OBELISK Archive nabízí sadu nástrojů pro integraci pro oblast vstupu dokumentů řízení dalších procesů, jako jsou řízení skartace nebo poskytování dokumentů z archivu.

Kategorizovat integračních nástrojů:

• služby vstupu dokumentů prostřednictvím sdíleného souborového systému (pro On Demand pouze pomocí samostatného klienta)
• podpora nativní komunikace pro vybrané typy informačních systémů (typicky webové služby)
• vlastní API systému OBELISK Archive (webové služby)

Díky zdokumentovanému API systému OBELISK Archive ve formě webových služeb můžete snadno předávat data a dokumenty z interních informačních systémů k archivaci do elektronického archivu a zjednodušit tím vlastní práci se systémem OBELISK Archive.

V oblasti nativních integračních rozhraní jsou připraveny adaptéry pro různé typy informačních systémů. Tyto adaptéry umožňují OBELISK Archive aktivně získávat data ze současných informačních systémů a to obvykle pouze na základě jejich konfigurace bez nutnosti zásahu do vlastních IS.

Kategorie IS podle typů zdrojových systémů:

• informační systém datových schránek (ISDS)
• účetní systémy a ERP řešení
• systémy spisové služby
• DMS/ECM řešení

Jednou z hlavních výhod elektronického archivu je možnost snadné integrace na existující informační systémy, které zpracovávají většinu současných elektronických dokumentů. Tato integrace významně přispívá k automatizaci celého procesu dlouhodobé archivace elektronických dokumentů.