Nový přístup k řešení spisové služby

Co lze ještě zlepšit v informačních systémech určených k podpoře činností, které jsou už několik let definovány zákonem o archivnictví a spisové službě? Zapomenout, že tady jde o spisovou službu!

Řada dodavatelů prezentuje svůj produkt pro spisovou službu jako řešení typu document management doplněné o nezbytné funkce spojené s vedením spisovny a archivu a o rozhraní s "vnějším světem" úřadu (datové schránky, elektronická podání apod.).

Spisová služba jako produkt ale velmi často neřeší fáze předcházející samotnému vzniku dokumentu ani jeho vlastní tvorbu. Typickým příkladem je průběh správního řízení před vydáním rozhodnutí. Přitom ve středních a velkých organizacích, kde je často do tvorby rozhodnutí zapojeno více lidí, je podíl režie na koordinaci a komunikaci mezi úředníky vysoký a vysoká je také potřeba zaznamenat, jak se k rozhodnutí došlo.

Fáze přípravy a tvorby dokumentů

Podle našich zkušeností dochází ke zvýšení produktivity uživatelů eliminací nadbytečné komunikace (už jste schválil?, dostali jsme už podklady?, ve kterých řízeních se čeká na mě?). Mezi činnosti, které se vyskytují ve fázích předcházejících samotnému vzniku dokumentu, patří nejčastěji úkoly, delegování úkolů a sledování jejich řešení, dále tvorba částečných vyjádření a různé formy schvalování.

Nový přístup k řešení spisové služby a další cesta rozvoje této třídy produktů tak vede k rozšíření samotné spisové služby o navazující agendy, postupy a procesy a usnadnění spolupráce uživatelů.

Jednotná platforma

Společnost Allium má své řešení pro spisovou službu vybudováno na platformě Microsoft SharePoint a těží tak z výhod, které uvedená platforma pro tento druh řešení nativně nabízí.

Hlavní výhody řešení Allium:

• snadná rozšiřitelnost o moduly zajišťující komunikaci s vnějším světem (podatelna, výpravna), tj. datové schránky, elektronická podání apod.
• automatizace a sledování pracovních postupů prostřednictvím definovaných workflow, tzn. vedení a sledování různých typů správních řízení
• evidence jednotlivých správních řízení a jejich atributů a příloh; odlišné sady atributů u různých typů agend nebo správních řízení
• vyhledávání, řízení přístupu, integrace s aplikacemi MS Office, škálovatelnost a další standardní vlastnosti SharePoint
• správa životního cyklu informace či dokumentu, tzn. registrace, sledování a ukládání dokumentů a informací o nich

Platforma SharePoint byla vybrána proto, že je solidním základem pro vybudování řešení, které pokrývá nejen základní funkce spisové služby, ale hlavně podporu navazujících agend a procesů.

Typové pracovní postupy - workflow

Každý ze sady pracovních postupů dodaných v rámci produktu lze graficky vizualizovat formou procesního diagramu, viz obrázek. Ŕešení je flexibilní, podobu pracovního postupu pro určitý typ správního řízení lze kdykoliv snadno přizpůsobit specifikům konkrétní organizace. Většina případných úprav se děje v grafickém editoru, tj. přehledně a rychle.

Pracovní postup, kterým se bude tvorba dokumentu řídit, lze zvolit už v podatelně nebo kdykoliv později. Zvolením typového postupu se tedy určí, zda se bude obsah schvalovat, jak, kdy, kým apod. Tím je také dáno, jaká sada atributů se u dokumentu povede (např. termíny nebo příznaky o dodání podkladů), vazba na spis atd. Jakmile je obsah dokumentu vyhotoven, lze jej snadno přenést do "jádra" spisové služby.

Text dokumentu, případně jeho části, lze podepisovat elektronickým podpisem. Na dokumenty je navíc ve všech fázích aplikováno řízení přístupu pomocí technologie IRM integrované s platformou SharePoint 2010. Restrikce zahrnují jak přístup k textu tak k atributům dokumentu.

Závěr

Softwarové produkty pro podporu spisové služby jsou užitečným nástrojem usnadňujícím správu dokumentů a základní manipulaci s nimi. Bez hladce navazujících modulů, které by usnadnily tvorbu jednotlivých dokumentů a zvýšily tak efektivitu práce organizace, však zůstanou do značné míry autonomní.

Velký potenciál softwarových řešení spisových služeb spočívá v možnosti nabídnout pro každý dokument podporu zpracování podle typového postupu pro odpovídající agendu či správní řízení, a to na jednotné moderní technologické platformě.

Článek Allium, s.r.o. ze dne pondělí 3. října 2011

Další články od Allium, s.r.o.