Pavel Nykl

Obchodní ředitel pro řešení eDoCat společnosti Onlio

Náš DMS systém eDoCat dokázal komplexně obhospodařit procesy spojené s přijatými fakturami již před touto spoluprací. Pro tuto konkrétní zakázku však bylo vzhledem ke složitosti interních schvalovacích procesů potřeba poskytnout daleko sofistikovanější řešení. Využili jsme kombinace funkce RPA - robotického zpracování dokumentů, které je dostupné v rámci eDoCat DMS, a možnosti psát pro zákazníky malé skripty mimo produkt tak, aby celý systém dokázal správně pracovat i v podniku, kde jsou interní schvalovací procesy faktur mimořádně složité.

Systém je i nadále univerzální a vhodný i pro firmy, jejichž interní schvalovací procesy nejsou tak náročné. eDoCat DMS uživatele nijak nelimituje v počtu, ani struktuře dokumentových typů. Na jejich základě se poté dělá klasifikace dokumentů v úložišti, díky čemuž jde snáze dokumenty vyhledávat, lze je spojovat a dobře tak řídit procesy a oběh uvnitř firmy.

Systém lze také snadno napojit na jiný informační systém, typicky třeba ERP.

eDoCat neustále rozvíjíme nejen s ohledem na naše vize, ale především s cílem naplnit skutečné a v průběhu času získané požadavky zákazníků. Díky tomuto přístupu přijímají uživatelé nové verze bez tradiční averze ke změnám. Velmi dobře si také uvědomujeme, že spokojenost uživatelů je o pocitech. Jak z ergonomie ovládání, tak i z celkové svižnosti systému.

Jsem proto velmi rád, že v nové verzi se nám podařilo vedle funkčních vylepšení dosáhnout i výrazného zvýšení výkonu - odezvy jsou nyní naprosto okamžité, a to je vedle kvality i široké škály funkcí další naše velká konkurenční výhoda.

Všechny organizace pracují s dokumenty, které obsahují důvěrné a utajované informace. Musí tedy zajistit, aby k jednotlivým dokumentům měli přístup pouze ti uživatelé, kteří ho mít mají. Řízení z pohledu bezpečnosti by přitom mělo být nejen spolehlivé, ale také maximálně snadné a efektivní. A přesně to umožňuje náš inovativní přístup, který je součástí nejnovější aktualizace systému eDoCat.

Velký důraz jsme kladli i na podporu centrálního řízení bezpečnosti a administrátoři tak mohou všechny související úkony provádět z jediného panelu, který nabízí globální přehled o nastaveních a přidělených právech.

Možnost automatizovat procesy spojené s řízením dokumentace významně ulehčí práci zejména manažerům kvality. A to nejen práci, kterou mají s vývojem jednotlivých směrnic, ale zejména usnadní organizaci procesu seznamování zaměstnanců s příslušnými dokumenty i následné prokázání, že se konkrétní zaměstnanec s dokumentem seznámil. Ať už se jedná o seznámení s dokumenty při nástupu nového zaměstnance, anebo seznámení příslušné skupiny zaměstnanců při aktualizaci vybraného interního předpisu.

Nasazení DMS eDoCat přináší firmám podstatné snížení nákladů spojených s administrativou a zefektivňuje procesy. Přitom je samotný systém finančně nenáročný, protože vychází z open source softwaru.