Cloud řešení elektronické správy dokumentů

Trh platforem řešení pro elektronickou správu dokumentů se stále modernizuje, přičemž stále větší důraz je kladen především na cloud, uživatelské zkušenosti, využití umělé inteligence a konfigurovatelnost řešení. Vedoucí IT oddělení a pracovníci s rozhodovací pravomocí by měli tyto aspekty zohlednit k vyhodnocení nejlépe vyhovujícího DMS (Document Management System) řešení v cloudu pro potřeby správy obsahu v jejich organizaci.

Hlavní přednosti DMS v cloudu

Cloudové platformy, které v dnešní době dokáží garantovat bezpečnost a dostupnost uložených dat, představují moderní řešení správy dokumentů a informací v kombinaci s oblastí podnikové IT infrastruktury.

DMS systém v cloudu je vhodný pro menší a středně velké firmy - nabízí komplexní řešení bez starostí o licence, hardware, dodatečný IT personál, aktualizace serverových komponent apod.

Komlexní řešení bez dalších nákladů

DMS v cloudu představuje komplexní řešení správy dokumentů a IT infrastruktury - můžete využívat automatické workflow, zpracovávat faktury, smlouvy, marketingové materiály, nabídky, projekty apod. - a to vše v jednom uživatelském rozhraní. Přitom k tomu nepotřebujete řešit licencování softwaru, nemusíte investovat do nových serverů, řešit budoucí migrace nebo upgrade hardwaru.

Metadata pro rychlé vyhledávání

DMS systém založený na bázi metadat umožňuje hledat informace a dokumenty na základě jejich vlastností, nikoliv podle jejich fyzického umístění. Řešení nabízí 360° pohled na firemní obsah a poskytuje informace v kontextu.

Bezpečnost a dostupnost dat

Cloudová řešení v dnešní době poskytují vysokou bezpečnost uložených firemních dat. Přístup do systému je založen na uživatelských právech, a to různých úrovní. Datová centra s mezinárodní certifikací na úrovni Tier III nabízejí úsporný provoz s maximálním důrazem na kybernetickou i fyzickou bezpečnost.

Integrace s dalšími systémy

Cloudové DMS lze často jednoduše propojit se stávajícími systémy ve firmě - např. ERP či CRM řešení. Třeba DMS systém M-Files je současně standardně automaticky integrován s Microsoft Windows a Microsoft Office, což uživatelům zpříjemňuje práci.

Nezávislost na lokalitě

K informacím a dokumentům je možné přistupovat z libovolného zařízení, ať už je to počítač, tablet či mobilní telefon. Uživatelé jsou tedy naprosto nezávislí na lokalitě. Informace mají při ruce, kdykoliv je potřebují, a to v té nejaktuálnější verzi. Migrace dat ze stávajících úložišť je možná.

Dokonalý přehled

Dynamické pohledy poskytují přehled nad všemi dokumenty. Systém také využívá verzování - tedy každá změna v dokumentu je automaticky zaznamenávána. K dispozici je však vždy ta nejaktuálnější a správná verze. Lze kontrolovat obsah a změny jakékoliv verze.

Finanční úspory

DMS řešení v cloudu funguje na bázi předplatného, tudíž je možné provádět odpis všech nákladů ihned, a získat tak daňovou výhodu. Není nutné pořizovat si vlastní infrastrukturu - nevznikají tak žádné dodatečné náklady, jako např. na správce serveru, hardware, software, migrace apod.

Automatizace

Automatizace pomocí DMS systému pomáhá řídit a zefektivňovat jakékoliv procesy uvnitř firmy, jako je např. schvalování či fakturace. Automatická workflow usnadňují práci v celé organizaci a zároveň zaručují, že nedojde k opomenutí důležitých termínů.

DMS-IN.CLOUD

DMS-IN.CLOUD je řešení od společnosti Digital Resources a.s. pro správu dokumentů a informací v kombinaci s IT infrastrukturou. Díky DMS-IN.CLOUD může mít k dispozici profesionální platformu pro správu obsahu téměř každý, a to prakticky ihned po zakoupení, jelikož řešení poskytuje předpřipravené úložiště a nevyžaduje složitou implementaci.

Zároveň není nutné vynaložit žádné dodatečné náklady na IT personál nebo servery. I menší firmy mohou těšit z robustní architektury na straně serverů poskytovatele služby díky provozu v profesionálním datovém centru.

Základní balíček DMS-IN.CLOUD obsahuje licenci DMS M-Files, standardní uživatelskou IT podporu, služby datacentra, základní školení uživatelů a další.

Prémiové služby mohou řešení rozšířit například o vlastní administraci, zálohování dat, Disaster Recovery či integrace s dalšími systémy.

Více na www.dms-in.cloud.