Jak na kontrolu používaného softwaru v rámci organizace

Audit softwaru pomáhá zjistit, zda má firma své licence pod kontrolou. Díky auditu má pak IT oddělení, nebo vedení firmy jistotu, že splňuje podmínky výrobce, tedy zda všechny licence byly nejen nabyty legálně ale jsou stále platné.

Softwarový audit, tedy kontrola používaného softwaru v rámci organizace, se soustředí na nabývací dokumentaci a soulad s licenčními podmínkami, a tak chrání před softwarovým pirátstvím.

Tuto službu nově v Česku spustila společnost SoftwarePro a navíc prostřednictvím ní chce v organizacích i identifikovat nevyužité softwarové licence. Jejich následným výkupem a optimalizací přinese firmám nemalé finanční prostředky navíc.

Audit softwaru identifikuje optimální model licencování softwaru na míru potřebám firmy (např. kombinace licencí nových, použitých a předplatného modelu) tak, aby získala nejen volné finanční prostředky, ale své výdaje za software vhodně optimalizovala.

Softwarový audit může iniciovat vedení firmy nebo vydavatel softwaru, a to při podezření na využívání nelegálního softwaru. Tak dojde snadno k identifikaci toho, jaký software společnost vlastní, a navíc jakým způsobem ho využívá.

Softwarový audit odhalí rezervy v licencích

Je to zarážející, ale jen málo organizací eviduje nákup a využívání licencí a uchovává příslušné doklady o jejich nabytí. Téměř žádná nemá k dispozici průběžné reporty o stavu svého softwarového arzenálu, aby mohla případné problémy v předstihu řešit a vyhnout se tak sankcím.

Certifikovaní softwaroví auditoři SoftwarePro pomocí skenovacího softwaru sesbírají data o nainstalovaných programech a v dalším kroku je validují z jiných zdrojů. Na základě výsledků vypracují předběžný report, který s firmou prokonzultují a doplní o zpětnou vazbu.

Závěrečná zpráva prezentuje výsledky analýzy, poskytuje doporučení, jak zmírnit případné existující problémy a optimalizovat portfolio softwarových produktů. Tím společnost ochrání a vhodně připraví na možný audit od dodavatele softwaru.

Společnost si po dokončení této služby může být nejen jista, že její využívané licence budou podle regulí, ale že i minimalizovala náklady organizace nutné na nákup, obnovu, podporu a údržbu softwaru.

Tímto zefektivněním využívání už zakoupených licencí se odhalí i případná duplicita, která může zatěžovat rozpočet. V jednom kroku lze navíc nepoužívané programy odprodat, a naopak pořídit jiné, více potřebné.

A je jen na firmě, zda si zvolí trvalé licence, nebo třeba využije model předplacených licencí či vhodnou kombinaci.

Důležité je neztratit se v bludišti licencí

Pokud už nějaký software firma vlastní či kupuje, je důležité porozumět smluvním podmínkám. Výrobci v nich mají definovaná složitá pravidla a využívají skryté dodatky, o kterých existenci kupující nemá potuchy a nevědomky je porušuje.

"Je těžké vnímat rozdíl mezi OEM verzí, multilicencí, předplatným, verzemi pro státní správu, školskými verzemi, podmínkami aktualizací, downgrady a upgrady produktu. Výrobci podmínky naopak často mění za pochodu a firma má mizivou šanci, že se uvedené změny dostanou až k ní. Nedávno jsme prostřednictvím licenčního softwarového auditu jedné státní organizaci našli prostor pro optimalizaci snížením počtu licencí, nabídli odkoupení těch přebytečných a v několika případech navrhli nákup výhodnějších licencí," říká Patrik Sodoma, Sales Director for Czech Republic ze společnosti SoftwarePro.

Například jen IBM přichází ročně se zhruba 3000 různými změnami v licencích. Proto je důležité spolupracovat s licenčními experty.

Článek Software Pro, s.r.o. ze dne pátek 24. května 2019

Další články od Software Pro, s.r.o.