logo

eWay-CRM jako nástroj týmové spolupráce v advokátní kanceláři

V Kansas City - jedné z nejlepších amerických právnických firem, dlouhodobě používali Outlook pro e-mailovou komunikaci, práci s kalendářem a evidenci úkolů. Problém však byl, že postupy v něm neodrážely týmový přístup k práci - rozhodli se proto prozkoumat i jiné možnosti.

Většina nabízených nástrojů nebyla vůbec špatná. Avšak hlavní slabinou bylo umístění informací mimo prostředí Outlooku, který byl neustále otevřený v počítačích celého týmu. Nikdo nechtěl zaznamenávat stejné informace dvakrát.

David Bell - spolumajitel Kansas City, už pomalu začal ztrácet naději, že program podle jeho představ vůbec existuje. Hledal takový software, kde by měl všechno, co potřeboval, na jednom místě - tedy v Outlooku. Až do chvíle, než objevil eWay-CRM.

Na prvním místě byla dostupnost - prioritním požadavkem tedy byla databáze s propojením na Outlook, ke které lze přistupovat kdykoli a odkudkoli. Celý firemní tým totiž potřebuje mít stálý přístup k informacím např. od soudu, z detenčních center a samozřejmě i dalších úřadů.

Je běžné, že na jednotlivých právních případech spolupracuje celá skupina specialistů, a to i na denní bázi, proto bylo potřeba každému členovi týmu umožnit zaznamenávat, prohlížet a organizovat všechny aktivity související s řešeným případem.

Zásadní bylo přizpůsobení programu na míru. Jak lze očekávat od právnické profese, tým potřeboval specifické zakázkové editovací pole a procesy.

Klíčové požadované úpravy na míru:

Nakonec tedy David Bell nemusel opustit Outlook, aby našel, co hledal. Potřeboval jen objevit eWay-CRM. Požádal o řešení, které by mu pomohlo zprofesionalizovat týmovou spolupráci.

Od úplného začátku spolupráce byl David Bell součástí všech fází implementace a viděl i do dalšího vývoje, byla to skutečně dokonalá týmová spolupráce.

Nastavení úkolů a kalendáře bylo upraveno tak, aby umožňovalo přístup k zobrazení a změně položek celému týmu.

"Moje práce závisí na efektivní komunikaci s klientem - to jsou emaily, telefonáty, schůzky a tak dále, uchovat si o všem přehled bylo vždy komplikované. Navíc musím pracovat s úkoly a schůzkami v kalendáři. Dále potřebuji mít přístup k těm nejaktuálnějším informacím ohledně klienta, nehledě na to, kdo z mého týmu tato data zaznamenal. A tohle všechno musí fungovat v rámci Outlooku. A poslední věc - produkt si potřebuji sám customizovat, aby vše odpovídalo mé terminologii a procesům. A nemohu utratit desítky tisíc dolarů za řešení na míru. Velice dlouho jsem se domníval, že řešení neexistuje. A pak jsem jednoho dne narazil na eWay-CRM. Následně jsem si promluvil s týmem a zbytek už je historie. Dnes máme projektovou stránku pro každého klienta. Na ní lidé z týmu vidí veškerou emailovou komunikaci, ať už tyto e-maily sami poslali/přijali či nikoliv, veškeré záznamy v kalendáři, úkoly a záznamy z jednání týkající se daného klienta. To vše je ihned vidět v Outlooku," říká David Bell, trestní obhájce z Kansas City ve státě Missouri.

V eWay System se snažíme vidět věci očima klienta - proto jsme navrhli celému týmu advokátní kanceláře, aby se seznámil také se sledováním e-mailů.

Nyní mají všichni přístup k e-mailům přijatým kterýmkoli členem týmu. Není potřeba žádná další kopie, ani ta skrytá.

Navíc v eWay-CRM existuje funkce automatického označování e-mailů připojených ke kontaktům již uloženým v CRM softwaru - tato funkce šetří spoustu času, neboť již není nutné e-maily přiřazovat k jednotlivým klientům nebo případům.

Článek ze dne 24. června 2022 - pátek

Další články od eWay System s.r.o.