YouTube Software602

Aplikace Sofa umožňuje spravovat jednu i desítky datových schránek z jednoho prostředí. Nemusíte se přepínat mezi jednotlivými schránkami, ručně kontrolovat nové zprávy ani složitě nastavovat oprávnění pro každou schránku zvlášť. Vše máte přehledně na jednom místě. Díky propojení datových schránek se Sofou můžete automaticky přijímat a odesílat datové zprávy, nastavovat oprávnění uživatelům, předávat zprávy konkrétním skupinám nebo oddělením a archivovat je v souladu s legislativou. Součástí řešení je také důvěryhodná archivace, takže se nemusíte starat o 90denní lhůtu pro uchování zpráv v datové schránce. Odkaz na dokumentaci: https://www.602.cz/dokumentace/uloziste/sofa/datove_schranky.html Jak spravovat více datových schránek v jedné aplikaci? Aplikace Sofa umožňuje připojit více datových schránek do jednoho prostředí. Uživatelé tak nemusí přepínat mezi jednotlivými schránkami a mají přehled o všech zprávách na jednom místě. Lze upravit nastavení více datových schránek najednou? Ano. Administrátor může provádět hromadné změny vybraných schránek, například oprávnění, skupiny uživatelů nebo intervaly automatického stahování zpráv. Je možné automaticky rozdělovat datové zprávy konkrétním oddělením? Ano. Datové zprávy mohou být automaticky předávány konkrétním uživatelům nebo skupinám, například účetnímu oddělení, právníkům, HR nebo managementu. Jak funguje archivace datových zpráv v aplikaci Sofa? Datové zprávy i jejich přílohy jsou automaticky ukládány do důvěryhodného archivu. Díky tomu jsou dlouhodobě dostupné, dohledatelné a uchovávané v souladu s požadavky eIDAS. Mohu spravovat oprávnění uživatelů pro jednotlivé datové schránky? Ano. Lze nastavit oprávnění pro čtení, zpracování nebo schvalování datových zpráv a stejně jednoduše je kdykoliv změnit nebo odebrat. Jak funguje automatické stahování datových zpráv? Sofa umožňuje nastavit automatické vyzvedávání datových zpráv v předem definovaných intervalech. Nové zprávy se tak zobrazují bez nutnosti ruční kontroly datové schránky. Je možné z aplikace Sofa datové zprávy také odesílat? Ano. Datové zprávy lze přímo vytvářet a odesílat ze Sofy, a to i hromadně na více příjemců najednou. Pro koho je správa více datových schránek vhodná? Především pro organizace, které spravují více IČO, poboček, dceřiných společností nebo potřebují rozdělit zpracování zpráv mezi více oddělení. Jaké výhody přináší propojení datových schránek se Sofou? Centralizovanou správu, automatizaci procesů, dlouhodobou archivaci, přehledné workflow, notifikace uživatelům a snadnější práci s datovými zprávami bez ruční administrativy. Mohu datovou zprávu poslat do schvalovacího procesu? Ano. Přijatou zprávu lze jedním krokem předat ke schválení, zaúčtování, právnímu posouzení nebo archivaci podle nastavených firemních procesů. #datoveschranky #Sofa #Software602 #digitalizace #automatizace #workflow #spravadokumentu #archivacedokumentu #eIDAS #datovezpravy #digitalniarchiv #firemniprocesy #bezpapiru #paperlessoffice #administrativa #schvalovani #Microsoft365 #smartsafe #elektronickedokumenty #digitalnitransformace

14. 8. 2026

Správa HR dokumentů patří mezi nejdůležitější personální procesy každé organizace. Pracovní smlouvy, dodatky, vstupní dokumentace, školení, lékařské prohlídky nebo dokumenty uložené v osobní složce zaměstnance musí být bezpečně evidovány, snadno dohledatelné a dostupné pouze oprávněným osobám. V tomto webináři si ukážeme, jak aplikace Sofa pomáhá digitalizovat správu zaměstnanecké dokumentace a zjednodušovat každodenní práci HR oddělení. Dozvíte se, jak efektivně ukládat dokumenty do elektronických osobních složek zaměstnanců, jak nastavit jejich kategorizaci a metadata, jak dokumenty sdílet nebo zpřístupňovat zaměstnancům a jak zajistit jejich dlouhodobou archivaci. Součástí webináře je také ukázka práce s elektronickou osobní složkou zaměstnance, která umožňuje centralizovat veškerou pracovněprávní dokumentaci na jednom místě. Díky tomu mají personalisté okamžitý přehled o platnosti dokumentů, historii změn i stavu jednotlivých procesů. Věnovat se budeme také elektronickému podepisování HR dokumentů. Uvidíte, jak lze pracovní smlouvy, dodatky nebo další pracovněprávní dokumentaci podepisovat elektronicky v souladu s legislativou, jak automatizovat schvalovací procesy a jak zajistit správné uložení podepsaných dokumentů do osobní složky zaměstnance. Webinář se zaměřuje také na digitalizaci onboardingových procesů. Ukážeme si, jak lze sbírat údaje od budoucích zaměstnanců prostřednictvím vstupních dotazníků, jak automaticky zakládat dokumentaci nových zaměstnanců a jak propojit personální procesy s mzdovou účtárnou nebo dalšími interními odděleními. Nechybí ani praktické informace o možnostech integrace s HR systémy a Microsoft Entra ID. Díky propojení se stávajícími systémy lze automaticky předvyplňovat údaje zaměstnanců, omezit ruční přepisování informací a výrazně snížit administrativní zátěž HR oddělení. Pokud hledáte způsob, jak nahradit papírové šanony moderní digitální správou dokumentů, zrychlit onboarding nových zaměstnanců a získat lepší kontrolu nad HR dokumentací, tento webinář vám ukáže konkrétní možnosti využití aplikace Sofa v praxi. #HR #HRdokumenty #personalistika #onboarding #osobnislozka #elektronickypodpis #pracovnismlouva #Sofa #Software602 #digitalizaceHR #workflow #zamestnanci #EntraID #digitalniarchiv #spravadokumentu #mzdovaagenda #bezpapiru #paperlessoffice #HRtech #digitalnitransformace

14. 8. 2026

Jak funguje elektronická identita? Jak souvisí s datovými schránkami, elektronickým podpisem a nařízením eIDAS? A jaké změny přinese evropská digitální identita a digitální peněženka pro občany i firmy? V tomto webináři odborníci ze společnosti Software602 a advokátní kanceláře Colegal vysvětlují právní i technologické aspekty elektronické identifikace, přihlašování pomocí BankID, správy datových schránek a budoucnosti digitální identity v Evropské unii. Dozvíte se například: ✅ co je elektronická identita a jak funguje ✅ rozdíl mezi běžnou online identitou a e-identitou dle eIDAS ✅ jak funguje BankID a další identifikační prostředky ✅ jaké výhody a nevýhody přináší elektronická identita ✅ jak vzniká evropská digitální identita (EUDI Wallet) ✅ jak bude fungovat přihlašování napříč Evropskou unií ✅ jaké změny přináší legislativa v oblasti elektronické identifikace ✅ jak souvisí elektronická identita s elektronickým podpisem ✅ jak fungují datové schránky a fikce doručení ✅ jak automatizovat správu datových schránek ve firmě Významnou součástí webináře je také oblast datových schránek, které se v posledních letech staly běžnou součástí fungování firem i podnikatelů. Od roku 2023 byly datové schránky automaticky zřizovány široké skupině podnikajících subjektů a jejich význam dále roste. Proto firmy stále častěji řeší otázku: jak spravovat více datových schránek, jak efektivně vyřizovat datové zprávy, jak nastavit odpovědnosti uživatelů, jak zajistit archivaci datových zpráv, jak propojit datové schránky s interními procesy. Jak s tím pomáhá Sofa? Aplikace Sofa umožňuje napojit datové schránky přímo do firemního prostředí a propojit je s dokumentovými procesy. ✅ automatická synchronizace datových zpráv ✅ správa více datových schránek z jednoho místa ✅ přidělování zpráv odpovědným osobám ✅ workflow pro vyřízení datových zpráv ✅ dlouhodobá archivace datových zpráv ✅ napojení na elektronické podpisy a dokumentové procesy ✅ přehled o přijatých i odeslaných datových zprávách Díky propojení elektronické identity, datových schránek a elektronického podepisování mohou organizace výrazně zjednodušit komunikaci s úřady, klienty i obchodními partnery a současně splnit legislativní požadavky. Otázky a odpovědi Co je elektronická identita? Elektronická identita umožňuje bezpečně ověřit totožnost osoby v online prostředí. Co je eIDAS? eIDAS je evropské nařízení upravující elektronickou identifikaci, elektronické podpisy a služby vytvářející důvěru. Jak funguje BankID? BankID používá ověřené údaje klienta banky pro bezpečné přihlašování a identifikaci v online službách. Co je evropská digitální identita? Budoucí evropská digitální peněženka umožní využívat jednotnou elektronickou identitu napříč členskými státy EU. Jak souvisí elektronická identita s elektronickým podpisem? Elektronická identita pomáhá ověřit totožnost podepisující osoby a zvyšuje důvěryhodnost elektronického podepisování. Jak fungují datové schránky? Datové schránky slouží k oficiální elektronické komunikaci mezi občany, firmami a veřejnou správou. Jak pomáhá Sofa se správou datových schránek? Umožňuje automatické stahování, rozesílání, schvalování a archivaci datových zpráv v rámci jednotného workflow. #elektronickaidentita #BankID #eIDAS #datoveschranky #datovezpravy #digitalniidentita #EUDIWallet #elektronickypodpis #Software602 #Sofa #Colegal #digitalizace #workflow #spisovasluzba #spravadokumentu #digitalniarchiv #overenitotoznosti #compliance #digitalnitransformace #webinar

14. 8. 2026

Kvalifikovaný elektronický podpis představuje nejvyšší úroveň elektronického podpisu podle nařízení eIDAS. V České republice i celé Evropské unii je z právního hlediska postaven na úroveň vlastnoručního podpisu a používá se všude tam, kde je vyžadována maximální důvěryhodnost a právní jistota. V tomto videu si ukážeme celý proces získání kvalifikovaného podpisového certifikátu v aplikaci Sofa. Prvním krokem je uzavření smlouvy s certifikační autoritou. V České republice je nejčastěji využívána certifikační autorita PostSignum, provozovaná Českou poštou. Po uzavření smlouvy a aktivaci certifikační autority v aplikaci Sofa můžete požádat o vydání osobního kvalifikovaného certifikátu. Velkou výhodou moderního řešení v aplikaci Sofa je způsob uložení certifikátu. Ten není uložen na USB tokenu ani čipové kartě, ale v bezpečném HSM úložišti (Hardware Security Module), které zajišťuje vysokou úroveň ochrany a zároveň pohodlné používání. Díky tomu můžete: ✅ podepisovat odkudkoliv ✅ používat certifikát z počítače i mobilního zařízení ✅ pracovat bez USB tokenů a čipových karet ✅ využívat kvalifikovaný podpis v souladu s eIDAS ✅ podepisovat bezpečně a vzdáleně ✅ spravovat certifikáty přímo v aplikaci Sofa Kvalifikovaný podpis lze využít například pro: smlouvy a dodatky, pracovněprávní dokumentaci, komunikaci s úřady, dokumenty veřejné správy, interní schvalovací procesy, firemní dokumentaci vyžadující nejvyšší úroveň důvěryhodnosti. V kombinaci s elektronickými časovými razítky, workflow a dlouhodobou archivací získáte komplexní řešení pro moderní digitální podepisování bez papíru. Otázky a odpovědi Co je kvalifikovaný elektronický podpis? Kvalifikovaný elektronický podpis je nejvyšší úroveň elektronického podpisu podle nařízení eIDAS a má obdobnou právní váhu jako vlastnoruční podpis. Jak získat kvalifikovaný certifikát? Nejprve je potřeba uzavřít smlouvu s certifikační autoritou, následně ji aktivovat v aplikaci Sofa a podat žádost o vystavení certifikátu. Kdo vystavuje kvalifikované certifikáty v České republice? Mezi nejznámější poskytovatele patří certifikační autorita PostSignum. Musím používat USB token nebo čipovou kartu? Ne. Sofa umožňuje využívat certifikáty uložené v zabezpečeném HSM úložišti. Co je HSM úložiště? Hardware Security Module je specializované bezpečnostní úložiště určené k ochraně kryptografických klíčů a certifikátů. Mohu kvalifikovaně podepisovat i z mobilního telefonu? Ano. Díky vzdálenému přístupu k certifikátu můžete podepisovat z různých zařízení připojených k internetu. Je kvalifikovaný podpis uznáván v celé EU? Ano. Kvalifikovaný elektronický podpis je uznáván napříč členskými státy Evropské unie. Pro jaké dokumenty je kvalifikovaný podpis vhodný? Pro smlouvy, pracovněprávní dokumentaci, komunikaci s úřady i další dokumenty vyžadující vysokou úroveň právní jistoty. #kvalifikovanypodpis #kvalifikovanycertifikat #PostSignum #Sofa #Software602 #eIDAS #elektronickypodpis #HSM #certifikaty #digitalizace #workflow #casovarazitka #digitalniarchiv #bezpapiru #paperlessoffice #spravadokumentu #dokumenty #firemniprocesy #compliance #digitalnitransformace

14. 8. 2026

Kvalifikovaný elektronický podpis je dnes běžnou součástí digitálních procesů ve firmách, veřejné správě i personalistice. Aby bylo možné dokumenty nadále kvalifikovaně podepisovat, je potřeba sledovat platnost certifikátů a včas zajistit jejich prodloužení. V tomto videu si ukážeme, jak jednoduše prodloužit osobní kvalifikovaný certifikát přímo v aplikaci Sofa. Celý proces probíhá elektronicky bez nutnosti opakované návštěvy certifikační autority a zabere pouze několik minut. Po otevření sekce Certifikáty uživatel zvolí možnost Požádat o osobní certifikát a vybere typ kvalifikovaného certifikátu. Součástí procesu je využití aplikace Signer, která umožní načíst stávající certifikát uložený v počítači, na tokenu nebo čipové kartě. Následně uživatel nastaví: ✅ nový PIN ✅ nový PUK ✅ parametry certifikátu ✅ případně víceletou platnost certifikátu Posledním krokem je elektronické podepsání žádosti stávajícím certifikátem prostřednictvím aplikace Signer. Žádost je následně automaticky odeslána certifikační autoritě ke zpracování. Po ověření obdrží uživatel potvrzení a nový certifikát je připraven k používání. Proč je důležité prodloužení certifikátu řešit včas? Elektronický podpis je navázán na platný certifikát. Pokud dojde k jeho expiraci, není možné dokumenty dále podepisovat. Včasné prodloužení pomáhá zajistit kontinuitu firemních procesů a eliminuje výpadky při podepisování smluv, HR dokumentace nebo komunikaci s úřady. Kde může být certifikát uložen? Sofa podporuje různé způsoby práce s certifikáty: lokální úložiště počítače, USB token, čipová karta, zabezpečené cloudové HSM úložiště. Moderní cloudové úložiště umožňuje podepisovat dokumenty odkudkoliv bez nutnosti nosit fyzický token nebo čipovou kartu. Otázky a odpovědi Kdy je potřeba kvalifikovaný certifikát prodloužit? Jakmile se blíží konec jeho platnosti. Doporučuje se řešit prodloužení s dostatečným předstihem. Lze certifikát prodloužit online? Ano. V aplikaci Sofa lze celý proces prodloužení vyřídit elektronicky. Jakou roli hraje aplikace Signer? Signer slouží k načtení stávajícího certifikátu a podepsání žádosti o jeho prodloužení. Musím kvůli prodloužení navštívit certifikační autoritu? Ve standardním procesu prodloužení obvykle není potřeba osobní návštěva, pokud jsou splněny podmínky dané certifikační autoritou. Co se stane, když zapomenu PIN nebo PUK? Pokud ztratíte přístupové údaje a certifikát nebude možné použít, je zpravidla nutné požádat o vystavení nového certifikátu. Mohu si vytvořit víceletý certifikát? Ano. Při podání žádosti lze podle možností certifikační autority zvolit i delší dobu platnosti. Kde mohu prodloužený certifikát využívat? Pro kvalifikované elektronické podepisování smluv, pracovněprávních dokumentů, podání vůči úřadům a dalších dokumentů vyžadujících vysokou úroveň důvěryhodnosti. Jaké výhody přináší kvalifikovaný elektronický podpis? Nejvyšší úroveň právní jistoty, soulad s eIDAS a uznávání napříč Evropskou unií. #kvalifikovanypodpis #certifikat #PostSignum #Signer #Sofa #Software602 #elektronickypodpis #eIDAS #digitalizace #spravacertifikatu #workflow #bezpapiru #paperlessoffice #HRdigitalizace #dokumenty #kvalifikovanycertifikat #mobilnipodpis #firemniprocesy #digitalnitransformace #compliance

14. 8. 2026

Řešení Sofa od Software602 umožňuje digitalizovat celý životní cyklus zaměstnance od náboru a onboardingu přes podepisování pracovních smluv až po dlouhodobou archivaci pracovněprávní dokumentace. Díky integraci s HR systémy a Microsoft Entra ID lze dokumenty automaticky předvyplnit údaji zaměstnanců, čímž se minimalizuje ruční zadávání a eliminuje riziko chyb. Dokument následně prochází schvalovacím procesem a může být odeslán k elektronickému podpisu během několika minut. Proces podepisování je jednoduchý: Vytvoření a schválení dokumentu. Odeslání zaměstnanci k podpisu. Přihlášení do zabezpečeného portálu pomocí dvoufaktorového ověření. Podpis zaměstnance prostřednictvím BankID nebo jinou podporovanou metodou. Kvalifikovaný podpis zaměstnavatele. Automatická archivace dokumentu do osobní složky zaměstnance. Součástí řešení jsou také digitální žádanky a schvalovací procesy, například: dovolené a nepřítomnosti, Home Office, služební cesty, školení a certifikace, nákupní požadavky, interní HR formuláře, změnové požadavky zaměstnanců. Veškeré procesy lze schvalovat odkudkoliv z počítače i mobilního telefonu a mít neustále přehled o jejich stavu pomocí reportů v reálném čase. Proč digitalizovat HR? 🔹 méně papírování a manuální administrativy 🔹 rychlejší onboarding zaměstnanců 🔹 vyšší bezpečnost dokumentů 🔹 jednodušší podepisování na dálku 🔹 přehled o schvalovacích procesech 🔹 integrace do stávajících HR a ERP systémů 🔹 elektronická archivace v souladu s eIDAS Otázky a odpovědi Lze pracovní smlouvy podepisovat elektronicky? Ano. Zaměstnanec může podepsat dokument pomocí BankID SIGN, certifikátu nebo SMS a zaměstnavatel následně kvalifikovaným elektronickým podpisem. Je elektronický podpis pracovních smluv právně platný? Ano. Řešení podporuje postupy v souladu s aktuální legislativou a nařízením eIDAS. Co je elektronická osobní složka zaměstnance? Digitální úložiště pracovněprávní dokumentace, které umožňuje bezpečnou správu a archivaci dokumentů. Jaké HR procesy lze digitalizovat? Onboarding, pracovní smlouvy, dodatky, dovolené, Home Office, služební cesty, interní žádanky, schvalování i archivaci dokumentů. Lze řešení propojit s HR systémem? Ano. Sofa podporuje integraci s HR systémy, ERP systémy, Microsoft Entra ID i vlastními aplikacemi prostřednictvím API. Je možné schvalovat dokumenty z mobilního telefonu? Ano. Zaměstnanci i manažeři mohou schvalovat a podepisovat dokumenty odkudkoliv. #HR #digitalizaceHR #elektronickypodpis #pracovnismlouva #BankID #onboarding #personalistika #Sofa #Software602 #workflow #osobnislozka #HomeOffice #dovolena #HRdokumenty #EntraID #eIDAS #digitalniarchiv #bezpapiru #HRtech #schvalovani

14. 8. 2026

Správa dokumentů v aplikaci Sofa není jen o ukládání a archivaci dokumentů. V mnoha situacích potřebujete dokument rychle zkopírovat do jiné složky, oddělení nebo dokumentového pohledu, aniž byste museli vytvářet nový soubor nebo dokument znovu nahrávat. V tomto videu si ukážeme, jak jednoduše zkopírovat dokument v dokumentovém systému Sofa. Stačí otevřít sekci Dokumenty, vybrat požadovaný dokument a pomocí funkce Kopírovat určit cílovou složku, do které se má dokument uložit. Kopírování dokumentů je užitečné například při: ✅ správě smluv a dodatků ✅ práci s HR dokumentací ✅ archivaci dokumentů do více složek ✅ zakládání dokumentů do projektové dokumentace ✅ sdílení dokumentů mezi odděleními ✅ organizaci dokumentů v DMS Sofa zároveň podporuje: správu dokumentů a smluv, elektronické podepisování, schvalovací workflow, sdílení dokumentů, dlouhodobou archivaci, elektronické osobní složky zaměstnanců, integraci s Microsoft 365. Díky dokumentovému systému Sofa můžete pracovat s dokumenty efektivněji a mít všechny důležité informace přehledně uspořádané. Dokumenty lze následně vyhledávat pomocí fulltextu, metadat nebo uložených filtrů. Správně nastavená práce s dokumenty pomáhá firmám zrychlit administrativu, zlepšit dohledatelnost dokumentace a omezit duplicitní práci s dokumenty. Otázky a odpovědi Jak zkopírovat dokument v aplikaci Sofa? V sekci Dokumenty vyberte dokument, klikněte na tlačítko Kopírovat a zvolte cílovou složku. Jaký je rozdíl mezi kopírováním a přesunutím dokumentu? Při kopírování zůstane původní dokument zachován a vytvoří se jeho kopie. Při přesunutí se dokument přesune do nového umístění. Mohu dokument zkopírovat do jiné složky? Ano. Při kopírování vyberete cílovou složku, do které bude dokument uložen. Kdy je vhodné dokument kopírovat? Například pokud potřebujete stejný dokument evidovat ve více složkách nebo pracovat s dokumentací napříč odděleními. Lze následně dokument dohledat pomocí filtrů? Ano. Dokumenty lze v Sofa vyhledávat pomocí fulltextového vyhledávání, metadat i uložených filtrů. Jaké dokumenty mohu v Sofa spravovat? Smlouvy, HR dokumenty, faktury, objednávky, interní dokumentaci, datové zprávy a další firemní dokumenty. Podporuje Sofa dlouhodobou archivaci dokumentů? Ano. Dokumenty lze archivovat v souladu s eIDAS a dlouhodobě uchovávat v digitálním archivu. Lze na dokument navázat další procesy? Ano. Dokumenty mohou být součástí schvalovacích workflow, podepisování nebo archivace. #Sofa #Software602 #DMS #spravadokumentu #kopirovanidokumentu #digitalniarchiv #workflow #smlouvy #HRdokumenty #metadata #vyhledavani #archivacedokumentu #digitalizace #documentmanagement #bezpapiru #paperlessoffice #digitalnitransformace #firemniprocesy #Microsoft365 #automatizace

14. 8. 2026

Digitalizace HR: Jak přejít od papírových šanonů k elektronickým dokumentům v souladu se zákonem? 👥📄✍️ Novela zákoníku práce otevřela firmám cestu k plně digitálním HR procesům. Dokumenty, které bylo dříve nutné tisknout, podepisovat ručně a archivovat v papírových složkách, lze dnes ve většině případů vytvářet, podepisovat, doručovat i uchovávat elektronicky. V tomto webináři se podíváme na digitalizaci HR z právního i praktického pohledu. Advokát Jiří Pour vysvětluje, jak se změnila pravidla po novele zákoníku práce, jaké dokumenty lze digitalizovat, jak funguje elektronické doručování a na co si dát pozor při komunikaci se zaměstnanci. Dozvíte se mimo jiné: ✅ jak novela zákoníku práce změnila možnosti digitalizace HR ✅ které pracovněprávní dokumenty lze plně elektronizovat ✅ jak správně doručovat dokumenty zaměstnancům ✅ jak funguje fikce doručení u e-mailů a datových schránek ✅ kdy je potřeba elektronický podpis a jakou formu zvolit ✅ proč je důležitý souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací ✅ jak správně digitalizovat pracovní smlouvy, dodatky nebo home office dohody ✅ jak omezit papírovou administrativu a současně splnit legislativní požadavky Součástí webináře jsou také praktické ukázky řešení Software602 pro elektronické podepisování HR dokumentů, správu osobních složek zaměstnanců, onboarding a dlouhodobou archivaci dokumentace. Digitalizace HR dnes neznamená pouze podepsat pracovní smlouvu elektronicky. Moderní HR proces zahrnuje celý životní cyklus zaměstnance: nábor a onboarding, vstupní dotazníky, pracovní smlouvy a dodatky, elektronické doručování dokumentů, osobní složku zaměstnance, správu HR dokumentace, elektronické podpisy, archivaci dokumentů. Software602 umožňuje zaměstnavatelům podepisovat pracovněprávní dokumenty elektronicky v souladu s aktuální legislativou. Zaměstnanec může dokument podepsat například pomocí BankID, SMS nebo certifikátu. Zaměstnavatel následně dokument opatří kvalifikovaným elektronickým podpisem a časovým razítkem. Po podpisu obě strany obdrží kopii dokumentu a dokumentace je automaticky uložena do elektronické osobní složky zaměstnance. Otázky a odpovědi Lze dnes pracovní smlouvu podepsat elektronicky? Ano. Novela zákoníku práce umožňuje elektronické uzavírání pracovních smluv i dalších pracovněprávních dokumentů. Jaké HR dokumenty lze digitalizovat? Například pracovní smlouvy, dodatky, dohody, onboardingovou dokumentaci, souhlasy zaměstnanců nebo interní formuláře. Je elektronický podpis pracovních smluv právně platný? Ano. Při správném nastavení procesu je elektronický podpis plně právně platný a použitelný i pro pracovněprávní dokumentaci. Co je souhlas s elektronickou komunikací? Jde o samostatný dokument, kterým zaměstnanec souhlasí s elektronickým doručováním pracovněprávních dokumentů. Jak funguje doručování HR dokumentů elektronicky? Dokumenty lze doručovat například prostřednictvím datových schránek nebo elektronických komunikačních systémů při dodržení zákonných pravidel. Co je fikce doručení? Pokud zaměstnanec zprávu v zákonné lhůtě nepřevezme, může se po uplynutí stanovené doby považovat za doručenou. Jaké výhody přináší digitalizace HR? Rychlejší procesy, méně administrativy, nižší náklady, lepší dohledatelnost dokumentů a vyšší efektivitu HR oddělení. Může zaměstnanec podepisovat dokumenty pomocí BankID? Ano. BankID patří mezi nejčastější způsoby elektronického podepisování pracovněprávních dokumentů. Co je elektronická osobní složka zaměstnance? Digitální úložiště zaměstnanecké dokumentace, které umožňuje bezpečnou správu a archivaci HR dokumentů. Jak začít s digitalizací HR? Důležité je nastavit správné procesy, elektronické podepisování, doručování dokumentů a dlouhodobou archivaci v souladu s legislativou. #digitalizaceHR #HR #pracovnismlouva #elektronickypodpis #BankID #onboarding #osobnislozka #Software602 #Sofa #zakonikprace #personalistika #HRdokumenty #workflow #archivacedokumentu #digitalniHR #bezpapiru #paperlessoffice #eIDAS #zamestnanci #HRtech

13. 8. 2026

V tomto tutoriálu si ukážeme integraci řešení Sofa a aplikace JOBka pro elektronické podepisování personálních dokumentů. Dozvíte se, jak HR pracovník vytvoří požadavek na podpis dokumentu, nastaví podpisovou cestu a odešle dokument zaměstnanci k podpisu prostřednictvím SMS ověření. Uvidíte celý proces podepisování mzdového výměru od vytvoření podpisové agendy v Sofa, přes podpis zaměstnavatele certifikátem až po podpis zaměstnance v mobilní aplikaci JOBka. Po dokončení podpisu je dokument připraven k ověření a archivaci. Sofa umožňuje digitalizovat HR procesy, elektronické podepisování dokumentů a integraci s dalšími podnikovými systémy prostřednictvím API rozhraní. Díky propojení se stávajícími systémy můžete omezit ruční přepisování dat, automatizovat procesy a zefektivnit správu personální dokumentace. 📌 V tomto videu: • integrace Sofa a JOBka • elektronický podpis personálních dokumentů • podpis mzdového výměru zaměstnancem • SMS autentizace při podpisu • HR podpisová agenda • archivace podepsaných dokumentů • digitalizace HR procesů Více o řešení Sofa: https://www.602.cz/sofa Jaké možnosti integrace nabízí Sofa? Sofa nabízí integraci s podnikovými systémy prostřednictvím API rozhraní, SDK a nástrojů pro automatizaci procesů. Lze ji propojit například s ERP, účetními, docházkovými nebo HR systémy. Lze Sofa propojit s Microsoft 365? Ano. Sofa nabízí nativní integraci s nástroji Microsoft 365. Uživatelé tak mohou pracovat s dokumenty, schvalováním nebo podepisováním přímo v prostředí, které dobře znají. Jaké výhody přináší integrace Sofa s dalšími systémy? Integrace eliminuje ruční přepisování dat, zrychluje firemní procesy, snižuje riziko chyb a umožňuje automatický přenos informací mezi jednotlivými aplikacemi. Je možné do vlastních aplikací integrovat funkce Sofa? Ano. Prostřednictvím SDK mohou vývojáři využít funkce, jako je elektronické podepisování, schvalovací workflow, formuláře nebo archivace dokumentů přímo ve svých aplikacích. S jakými typy systémů lze Sofu propojit? Nejčastěji se Sofa propojuje s ERP systémy, ekonomickými a účetními aplikacemi, HR systémy, spisovými službami, docházkovými systémy nebo nástroji Microsoft 365. Podporuje Software602 automatizaci procesů? Ano. Sofa lze propojit s Microsoft Power Automate a dalšími integračními nástroji, které umožňují automatické spouštění procesů a předávání dat mezi systémy. Lze prostřednictvím integrací automatizovat práci s dokumenty? Ano. Dokumenty lze automaticky vytvářet, schvalovat, podepisovat, předávat do navazujících systémů i dlouhodobě archivovat bez nutnosti manuálních zásahů. Jak integrace pomáhají při digitalizaci firmy? Díky propojení stávajících systémů se Sofa zapojí do existujícího ekosystému organizace. Firmy a úřady tak mohou digitalizovat procesy postupně bez nutnosti měnit používané aplikace. #Sofa #JOBka #ElektronickyPodpis #HR #Personalistika #Digitalizace #Dokumenty #Software602 #HRTech #WorkflowAutomation

13. 8. 2026

Aplikace Sofa nabízí dlouhodobý digitální archiv, ve kterém dokumenty nejen bezpečně uchováte, ale také je během několika vteřin dohledáte pomocí pokročilého vyhledávání. Díky práci s metadaty, filtry a kombinacím různých parametrů nemusíte složitě procházet stovky nebo tisíce dokumentů. V tomto videu si ukážeme, jak jednoduše vyhledávat dokumenty v digitálním archivu Sofa. Vyhledávání lze postavit například na IČO dodavatele, názvu společnosti, datech, době platnosti nebo dalších údajích uložených u dokumentu. Pokud potřebujete zpřesnit výsledky, můžete vytvářet takzvané skládané filtry a kombinovat více podmínek současně. Díky tomu snadno najdete například všechny smlouvy konkrétního dodavatele, dokumenty s končící platností nebo dokumenty vytvořené v určitém období. Velkou výhodou je možnost ukládání často používaných filtrů. Pokud pravidelně vyhledáváte stejný typ dokumentů, stačí filtr pojmenovat a uložit. Při příštím hledání ho jednoduše spustíte jedním kliknutím. Dlouhodobý digitální archiv Sofa umožňuje: ✅ vyhledávání podle metadat dokumentů ✅ filtrování podle IČO, názvu, data nebo platnosti ✅ vytváření skládaných filtrů ✅ ukládání vlastních filtrů pro opakované použití ✅ rychlé dohledání dokumentů i po letech ✅ správu dokumentů v souladu s eIDAS ✅ dlouhodobou archivaci a aktivní péči o dokumenty Otázky a odpovědi Jak vyhledat dokument v digitálním archivu Sofa? Pomocí filtrů lze dokumenty vyhledávat například podle IČO, názvu společnosti, data, typu dokumentu nebo dalších metadat. Co je skládaný filtr? Skládaný filtr umožňuje kombinovat více podmínek současně, například IČO dodavatele, datum vytvoření a dobu platnosti dokumentu. Lze vyhledávat smlouvy podle dodavatele? Ano. Stačí zadat IČO nebo název dodavatele a archiv zobrazí všechny související dokumenty. Mohu si vlastní filtry uložit? Ano. Každý filtr lze pojmenovat a uložit pro opakované použití. Jaké údaje lze při vyhledávání využít? Například metadata dokumentu, dobu platnosti, datum vytvoření, typ dokumentu, IČO nebo další evidované atributy. Je možné dokument dohledat i po několika letech? Ano. Digitální archiv Sofa je určen pro dlouhodobé uchovávání dokumentů a jejich rychlé dohledání i po mnoha letech. Jaké výhody přináší metadata dokumentů? Metadata umožňují přesnější a rychlejší vyhledávání bez nutnosti znát přesný název dokumentu. Je archiv vhodný i pro velké objemy dokumentů? Ano. Pokročilé filtrování a ukládání vyhledávacích kritérií usnadňuje práci i s rozsáhlými archivy dokumentů. #digitalniarchiv #Sofa #Software602 #spravadokumentu #archivacedokumentu #eIDAS #vyhledavani #metadata #workflow #digitalizace #smartsafe #dokumenty #elektronickepodpisy #longtermarchive #bezpapiru #paperlessoffice #digitalnitransformace #documentmanagement #compliance #aktivnipeceodokumenty

12. 8. 2026

Elektronické podepisování začíná u certifikátu, který jednoznačně identifikuje podepisující osobu. V aplikaci Sofa si mohou oprávnění uživatelé jednoduše vystavit vlastní komerční podpisový certifikát a začít dokumenty podepisovat během několika minut. V tomto videu si ukážeme, jak požádat o osobní komerční certifikát od autority SignMaster CA přímo z prostředí aplikace Sofa. Celý proces probíhá online bez návštěvy certifikační autority a bez nutnosti osobního ověřování identity. Po vytvoření certifikátu si uživatel nastaví vlastní PIN a PUK kód. Certifikát je následně uložen na zabezpečeném HSM úložišti, které funguje jako vzdálený a bezpečný ekvivalent tokenu nebo čipové karty. Díky tomu můžete svůj certifikát používat odkudkoliv: ✅ z počítače ✅ z notebooku ✅ z mobilního telefonu ✅ z tabletu a nemusíte řešit přenášení USB tokenů ani čipových karet. Kam uložit certifikát pro elektronický podpis? Při elektronickém podepisování existují tři základní možnosti ukládání certifikátů: 🔹 Úložiště operačního systému Certifikát je uložen přímo v počítači. Výhodou je jednoduchost, nevýhodou omezení na konkrétní zařízení. 🔹 USB token nebo čipová karta Certifikát je uložen na kvalifikovaném prostředku. Přináší vysokou úroveň zabezpečení, ale uživatel ho musí mít neustále u sebe. 🔹 Cloudové HSM úložiště Moderní způsob ukládání certifikátů, který využívá i Sofa. Certifikát je bezpečně uložen ve specializovaném datovém centru a uživatel k němu přistupuje vzdáleně po ověření své identity. Právě cloudové úložiště umožňuje pohodlné podepisování dokumentů odkudkoliv bez závislosti na konkrétním zařízení. Co získáte vystavením komerčního certifikátu? ✅ osobní identifikaci při elektronickém podpisu ✅ rychlé podepisování dokumentů v Sofa ✅ bezpečné uložení certifikátu v HSM ✅ přístup k podpisu z libovolného zařízení ✅ možnost podepisovat bez tokenů a čipových karet ✅ jednoduchou správu certifikátů z jednoho místa Po vystavení je certifikát okamžitě připraven k použití pro elektronické podepisování dokumentů, smluv, interních schvalování i dalších firemních procesů. Otázky a odpovědi Co je osobní komerční certifikát? Osobní komerční certifikát slouží k identifikaci uživatele při elektronickém podepisování dokumentů. Jak si vystavit certifikát v aplikaci Sofa? V sekci Certifikáty zvolíte možnost Požádat o osobní certifikát, nastavíte PIN a PUK a odešlete žádost. Musím kvůli vystavení certifikátu navštívit certifikační autoritu? Ne. U komerčního certifikátu SignMaster CA probíhá celý proces online přímo v aplikaci Sofa. K čemu slouží PIN a PUK? PIN chrání používání certifikátu. Pokud několikrát zadáte nesprávný PIN, certifikát odblokujete pomocí PUK kódu. Kde je certifikát uložen? Certifikát je bezpečně uložen na HSM úložišti v cloudu. Mohu podepisovat i z mobilního telefonu? Ano. Díky vzdálenému uložení certifikátu můžete podepisovat z mobilu, tabletu i počítače. Je cloudové úložiště bezpečné? Ano. HSM úložiště poskytuje vysokou úroveň zabezpečení a chrání certifikát před neoprávněným použitím. Musím používat USB token nebo čipovou kartu? Ne. Certifikát uložený v HSM je dostupný online bez fyzických nosičů. Co se stane, když zapomenu PUK? V takovém případě je nutné vystavit nový certifikát. Kde mohu vystavený certifikát používat? Pro elektronické podepisování dokumentů, smluv, schvalovacích procesů a dalších digitálních agend v aplikaci Sofa. #elektronickypodpis #certifikat #SignMaster #Sofa #Software602 #HSM #digitalizace #workflow #bezpapiru #paperlessoffice #cloudovypodpis #mobilnipodpis #spravacertifikatu #elektronickedokumenty #digitalnitransformace #bezpecnost #dokumenty #podepisovani #firemniprocesy #certifikaty

12. 8. 2026

Digitalizace HR procesů nezačíná až elektronickým podpisem smlouvy. Stejně důležitá je i správa zaměstnanecké dokumentace, její dohledatelnost, správné přiřazení k zaměstnanci a bezpečné uchování po celou dobu pracovního poměru. V tomto videu si ukážeme, jak v aplikaci Sofa vložit dokument do osobní složky zaměstnance pomocí agendy HR Vložení dokumentu. Po nahrání dokumentu lze doplnit důležitá metadata, například název dokumentu, kategorii, dobu platnosti nebo informace o tom, zda má být dokument dostupný přímo zaměstnanci. Dokument lze zároveň označit ke zpracování mzdovou účtárnou, která si následně jednoduše vyfiltruje všechny dokumenty čekající na zpracování. Součástí procesu je také výběr konkrétního zaměstnance, ke kterému bude dokument přiřazen. Sofa automaticky doplní údaje z uživatelského profilu a dokument následně uloží do správné elektronické osobní složky. Díky tomu mají HR pracovníci, manažeři i zaměstnanci vždy přístup k aktuální dokumentaci bez nutnosti práce s papírovými šanony. Co lze do osobní složky ukládat? ✅ pracovní smlouvy a dodatky ✅ mzdové a personální dokumenty ✅ certifikáty a osvědčení ✅ školení zaměstnanců ✅ lékařské prohlídky ✅ souhlasy a prohlášení zaměstnanců ✅ onboardingovou dokumentaci ✅ další HR dokumenty Výhody elektronické osobní složky v Sofa centrální evidence HR dokumentace rychlé dohledání dokumentů pomocí metadat řízení přístupových práv možnost sdílení dokumentů zaměstnanci integrace s Microsoft Entra ID a HR systémy automatická archivace dokumentů podpora elektronických podpisů omezení papírové administrativy Elektronická osobní složka je nedílnou součástí moderní digitalizace HR. Dokumenty mohou být navíc navázány na další procesy, například onboarding, podepisování pracovních smluv nebo správu pracovněprávní dokumentace. Otázky a odpovědi Co je elektronická osobní složka zaměstnance? Elektronická osobní složka slouží k uchovávání pracovněprávní a personální dokumentace zaměstnance v digitální podobě. Jak vložit dokument do osobní složky v aplikaci Sofa? Pomocí agendy HR Vložení dokumentu vyberete soubor, doplníte metadata a přiřadíte dokument konkrétnímu zaměstnanci. Jaké dokumenty lze do osobní složky ukládat? Například pracovní smlouvy, dodatky, školení, certifikáty, lékařské prohlídky nebo další HR dokumentaci. K čemu slouží metadata dokumentu? Metadata usnadňují vyhledávání, evidenci a správu dokumentů během jejich životního cyklu. Může být dokument zobrazen zaměstnanci? Ano. Při vložení lze určit, zda bude dokument dostupný také v osobní složce zaměstnance. Jak funguje označení dokumentu pro mzdovou účtárnu? Mzdová účtárna si může jednoduše filtrovat dokumenty, které čekají na její zpracování. Lze u dokumentů nastavit dobu platnosti? Ano. Ke každému dokumentu lze nastavit platnost od a případně i datum ukončení platnosti. Je možné propojit Sofa s HR systémem? Ano. Sofa podporuje integraci s HR systémy a Microsoft Entra ID. Pomáhá elektronická osobní složka omezit papírování? Ano. Veškerá dokumentace je bezpečně uložená v digitální podobě a snadno dostupná oprávněným osobám. Podporuje Sofa také elektronické podepisování HR dokumentů? Ano. Pracovní smlouvy i další pracovněprávní dokumenty lze podepisovat elektronicky v souladu s legislativou. #HR #personalistika #osobnislozka #HRdokumenty #onboarding #pracovnismlouva #elektronickypodpis #Sofa #Software602 #digitalizaceHR #zamestnanci #mzdovaagenda #EntraID #spravadokumentu #digitalniarchiv #workflow #bezpapiru #paperlessoffice #HRtech

12. 8. 2026

Technický uživatel představuje speciální účet určený například pro správu integrací, servisní činnosti nebo podporu. Nejde o běžný uživatelský účet zaměstnance, ale o samostatný účet, který lze vytvořit přímo v organizaci a spravovat stejně jako ostatní uživatele. V tomto videu si ukážeme, jak v aplikaci Sofa vytvořit technického uživatele, nastavit jeho platnost a spravovat jeho přístupové údaje. Technický účet vytváří administrátor v sekci Uživatelé pomocí funkce Vytvořit technického uživatele. Stačí zadat pracovní e-mailovou adresu a Sofa automaticky vytvoří unikátní technický účet navázaný na konkrétní organizaci. Po vytvoření: ✅ je technickému uživateli automaticky vytvořen účet ✅ administrátoři obdrží notifikaci o jeho založení ✅ technický uživatel obdrží e-mail pro nastavení hesla ✅ lze nastavit omezenou nebo neomezenou dobu platnosti účtu ✅ účet lze kdykoliv deaktivovat nebo znovu aktivovat Technické účty jsou užitečné zejména v případech, kdy organizace potřebuje zajistit správu integrací, napojení externích systémů nebo spolupráci se servisní podporou bez nutnosti používat osobní účty zaměstnanců. Součástí správy uživatelů v Sofa je také: změna hesla uživatele, zaslání odkazu pro vytvoření nového hesla, deaktivace a opětovná aktivace účtů, import a export uživatelů, správa oprávnění, bezpečné mazání uživatelů včetně převodu odpovědností. Díky centralizované správě uživatelů získávají administrátoři lepší kontrolu nad přístupy a bezpečností celé organizace. Co je technický uživatel v aplikaci Sofa? Technický uživatel je speciální účet určený například pro integrace, správu systémů nebo technickou podporu, který není navázán na konkrétního zaměstnance firmy. Kdo může vytvořit technického uživatele? Technického uživatele může vytvořit administrátor organizace v sekci Uživatelé. Jak vytvořit technického uživatele v Sofa? V seznamu uživatelů kliknete na možnost „Vytvořit technického uživatele“, zadáte e-mailovou adresu a nastavíte platnost účtu. Může mít organizace více technických uživatelů? Ano. Počet technických uživatelů není omezen na jeden účet. Jak technický uživatel získá přístup do aplikace? Po vytvoření účtu obdrží e-mail s odkazem pro nastavení hesla a aktivaci přístupu. Lze technického uživatele deaktivovat? Ano. Technické účty lze stejně jako běžné uživatele deaktivovat a kdykoliv znovu aktivovat. Jaký je rozdíl mezi běžným a technickým uživatelem? Technický účet slouží primárně pro systémové účely, integrace nebo podporu a obvykle není navázán na konkrétní pracovní pozici v organizační struktuře. Je možné nastavit omezenou platnost technického účtu? Ano. Při vytváření lze nastavit neomezenou platnost nebo konkrétní datum, do kterého bude účet aktivní. Mohu technickému uživateli změnit heslo? Ano. Administrátor může kdykoliv nastavit nové heslo nebo zaslat uživateli odkaz pro jeho vytvoření. Jak Sofa pomáhá se správou uživatelů? Nabízí centrální správu účtů, oprávnění, hesel, importů, exportů i životního cyklu uživatelů v rámci celé organizace. #Sofa #Software602 #technickyuzivatel #spravauzivatelu #administrace #integrace #bezpecnost #identita #uzivatelskeucty #workflow #digitalizace #spravaprava #Microsoft365 #itadmin #automatizace #firemniprocesy #digitalnitransformace #uzivatele #ITsprava #DMS

11. 8. 2026

Jak digitalizovat dokumenty právně správně⚖️📄 Elektronické podpisy, digitální smlouvy nebo online schvalování dokumentů jsou dnes běžnou součástí firemních procesů. Mnoho organizací ale stále řeší otázku, jak digitalizovat dokumentaci tak, aby byla nejen efektivní, ale také právně průkazná. V tomto webináři se podíváme na digitalizaci z pohledu práva i technologií. Advokát Jan Kuklinca z kanceláře Bert & Bert vysvětluje právní principy elektronického podepisování, rozdíly mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí nebo to, na co si dát pozor při výběru podpisového řešení. Antonín Trunec ze společnosti Software602 následně ukazuje, jak lze tyto požadavky naplnit pomocí moderních nástrojů pro elektronické podepisování, správu dokumentů a dlouhodobou archivaci. Dozvíte se například: ✅ jaký je rozdíl mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí ✅ kdy je elektronický podpis právně platný ✅ proč samotná právní platnost nemusí vždy stačit ✅ jak prokázat identitu podepisující osoby ✅ jak zajistit neměnnost dokumentu po podpisu ✅ proč jsou důležitá časová razítka ✅ jak funguje eIDAS a česká legislativa ✅ jak správně uchovávat elektronicky podepsané dokumenty ✅ jaké chyby firmy při digitalizaci nejčastěji dělají ✅ jak podepisovat dokumenty bezpečně a prokazatelně Součástí webináře jsou také praktické ukázky řešení Software602 pro elektronické podepisování, správu certifikátů, workflow dokumentů a dlouhodobou archivaci v souladu s legislativou. Digitalizace není pouze o nahrazení papíru PDF souborem. Důležité je správně nastavit celý proces tak, aby byly dokumenty dlouhodobě důvěryhodné, dohledatelné a použitelné i při případném právním sporu nebo auditu. Je elektronický podpis právně platný? Ano. Elektronické podpisy jsou upraveny evropským nařízením eIDAS a českou legislativou. Jejich využití závisí na typu podpisu a konkrétní situaci. Jaký je rozdíl mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí? Elektronický podpis je spojen s konkrétní fyzickou osobou. Elektronická pečeť je spojena s právnickou osobou nebo organizací. Co je nařízení eIDAS? eIDAS je evropské nařízení upravující elektronickou identifikaci a služby vytvářející důvěru, včetně elektronických podpisů a pečetí. Proč jsou důležitá časová razítka? Časová razítka dokazují, kdy byl dokument podepsán, a pomáhají zajistit jeho dlouhodobou právní průkaznost. Jak ověřit platnost elektronického podpisu? Platnost podpisu lze ověřit pomocí specializovaných nástrojů, které kontrolují certifikáty, podpisy, pečetě i časová razítka. Jsou elektronické podpisy bezpečnější než podpis na papíře? V mnoha případech ano. Elektronický podpis umožňuje lépe prokazovat identitu podepisující osoby a odhalit jakoukoliv změnu dokumentu po podpisu. Jak dlouho zůstává elektronicky podepsaný dokument platný? Při správné archivaci a správě časových razítek lze zajistit jeho dlouhodobou právní průkaznost i po mnoha letech. Mohu elektronicky podepisovat smlouvy? Ano. Ve většině obchodních vztahů lze smlouvy uzavírat elektronicky. Jaké chyby firmy při digitalizaci nejčastěji dělají? Podceňují archivaci dokumentů, ověřování identity podepisujících osob nebo používají řešení, která neposkytují dostatečnou důkazní hodnotu. Jak začít s právně správnou digitalizací? Klíčové je zvolit vhodný způsob podepisování, správně nastavit procesy a zajistit dlouhodobé uchování dokumentů v souladu s eIDAS. #digitalizace #elektronickypodpis #eIDAS #Software602 #pravo #legaltech #elektronickapecet #casovarazitka #workflow #spravadokumentu #digitalniarchiv #smlouvy #bezpapiru #paperlessoffice #compliance #digitalnitransformace #dokumenty #kvalifikovanypodpis #webinar #BertAndBert

11. 8. 2026

Aplikace Sofa umožňuje bezpečně sdílet dokumenty napříč organizací bez nutnosti přeposílat soubory e-mailem nebo vytvářet další kopie dokumentů. Díky tomu mají uživatelé vždy přístup k aktuální verzi dokumentu a zároveň lze přesně řídit, kdo může dokument pouze zobrazit a kdo jej může upravovat nebo sdílet dál. V tomto videu si ukážeme, jak jednoduše nasdílet dokument jinému uživateli přímo v digitálním úložišti Sofa. Stačí otevřít sekci Dokumenty, vybrat požadovaný dokument a pomocí funkce Sdílet zvolit konkrétního uživatele nebo skupinu uživatelů. Při sdílení lze nastavit různé úrovně oprávnění: ✅ pouze prohlížení dokumentu ✅ možnost úprav dokumentu ✅ možnost dalšího sdílení dokumentu ✅ řízený přístup k citlivým dokumentům Sdílení dokumentů v Sofa pomáhá zjednodušit spolupráci mezi odděleními, zrychlit schvalovací procesy a zajistit, že všichni pracují se stejnou verzí dokumentu. Kromě sdílení nabízí Sofa také: správu dokumentů pomocí metadat, fulltextové vyhledávání, filtrování dokumentů, elektronické podepisování, schvalovací workflow, dlouhodobou archivaci dokumentů, správu přístupových práv. Díky tomu je možné efektivně spravovat smlouvy, HR dokumentaci, interní směrnice, faktury nebo další firemní dokumenty z jednoho místa. Otázky a odpovědi Jak sdílet dokument v aplikaci Sofa? V sekci Dokumenty vyberete dokument, kliknete na tlačítko Sdílet a zvolíte uživatele nebo skupinu, se kterou chcete dokument sdílet. Mohu nastavit různá oprávnění pro jednotlivé uživatele? Ano. U každého sdílení můžete určit, zda bude mít uživatel právo dokument pouze zobrazit, upravovat nebo dále sdílet. Kdo vidí nasdílený dokument? Pouze uživatelé, kterým byl dokument výslovně zpřístupněn nebo kteří mají příslušná oprávnění. Je sdílení dokumentů bezpečnější než posílání e-mailem? Ano. Dokument zůstává uložený v systému Sofa a uživatelé pracují stále s jednou aktuální verzí. Lze sdílet i smlouvy nebo HR dokumenty? Ano. Sdílet lze různé typy dokumentů včetně smluv, HR dokumentace, interních směrnic nebo projektových dokumentů. Mohu kdykoliv změnit nebo odebrat oprávnění? Ano. Přístupová práva k dokumentům lze průběžně upravovat podle aktuálních potřeb organizace. Podporuje Sofa také vyhledávání ve sdílených dokumentech? Ano. Dokumenty lze dohledávat pomocí fulltextového vyhledávání, metadat nebo uložených filtrů. Jaké výhody přináší sdílení dokumentů v DMS? Lepší kontrolu nad dokumenty, vyšší bezpečnost, přehled o přístupech k dokumentům a jednodušší spolupráci mezi uživateli. Lze sdílené dokumenty následně podepisovat nebo schvalovat? Ano. Sofa umožňuje navázat na sdílený dokument schvalovací workflow nebo elektronické podepisování. Pro koho je sdílení dokumentů v Sofa vhodné? Pro firmy a organizace, které potřebují bezpečně sdílet dokumenty, řídit přístupová práva a spolupracovat nad dokumenty v jednom prostředí. #Sofa #Software602 #sdilenidokumentu #DMS #spravadokumentu #digitalizace #workflow #spoluprace #elektronickypodpis #digitalniarchiv #metadata #fulltext #smlouvy #HRdokumenty #bezpapiru #paperlessoffice #documentmanagement #digitalnitransformace #firemniprocesy #archivacedokumentu

10. 8. 2026