YouTube Software602

Digitalizace HR: Jak přejít od papírových šanonů k elektronickým dokumentům v souladu se zákonem? 👥📄✍️ Novela zákoníku práce otevřela firmám cestu k plně digitálním HR procesům. Dokumenty, které bylo dříve nutné tisknout, podepisovat ručně a archivovat v papírových složkách, lze dnes ve většině případů vytvářet, podepisovat, doručovat i uchovávat elektronicky. V tomto webináři se podíváme na digitalizaci HR z právního i praktického pohledu. Advokát Jiří Pour vysvětluje, jak se změnila pravidla po novele zákoníku práce, jaké dokumenty lze digitalizovat, jak funguje elektronické doručování a na co si dát pozor při komunikaci se zaměstnanci. Dozvíte se mimo jiné: ✅ jak novela zákoníku práce změnila možnosti digitalizace HR ✅ které pracovněprávní dokumenty lze plně elektronizovat ✅ jak správně doručovat dokumenty zaměstnancům ✅ jak funguje fikce doručení u e-mailů a datových schránek ✅ kdy je potřeba elektronický podpis a jakou formu zvolit ✅ proč je důležitý souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací ✅ jak správně digitalizovat pracovní smlouvy, dodatky nebo home office dohody ✅ jak omezit papírovou administrativu a současně splnit legislativní požadavky Součástí webináře jsou také praktické ukázky řešení Software602 pro elektronické podepisování HR dokumentů, správu osobních složek zaměstnanců, onboarding a dlouhodobou archivaci dokumentace. Digitalizace HR dnes neznamená pouze podepsat pracovní smlouvu elektronicky. Moderní HR proces zahrnuje celý životní cyklus zaměstnance: nábor a onboarding, vstupní dotazníky, pracovní smlouvy a dodatky, elektronické doručování dokumentů, osobní složku zaměstnance, správu HR dokumentace, elektronické podpisy, archivaci dokumentů. Software602 umožňuje zaměstnavatelům podepisovat pracovněprávní dokumenty elektronicky v souladu s aktuální legislativou. Zaměstnanec může dokument podepsat například pomocí BankID, SMS nebo certifikátu. Zaměstnavatel následně dokument opatří kvalifikovaným elektronickým podpisem a časovým razítkem. Po podpisu obě strany obdrží kopii dokumentu a dokumentace je automaticky uložena do elektronické osobní složky zaměstnance. Otázky a odpovědi Lze dnes pracovní smlouvu podepsat elektronicky? Ano. Novela zákoníku práce umožňuje elektronické uzavírání pracovních smluv i dalších pracovněprávních dokumentů. Jaké HR dokumenty lze digitalizovat? Například pracovní smlouvy, dodatky, dohody, onboardingovou dokumentaci, souhlasy zaměstnanců nebo interní formuláře. Je elektronický podpis pracovních smluv právně platný? Ano. Při správném nastavení procesu je elektronický podpis plně právně platný a použitelný i pro pracovněprávní dokumentaci. Co je souhlas s elektronickou komunikací? Jde o samostatný dokument, kterým zaměstnanec souhlasí s elektronickým doručováním pracovněprávních dokumentů. Jak funguje doručování HR dokumentů elektronicky? Dokumenty lze doručovat například prostřednictvím datových schránek nebo elektronických komunikačních systémů při dodržení zákonných pravidel. Co je fikce doručení? Pokud zaměstnanec zprávu v zákonné lhůtě nepřevezme, může se po uplynutí stanovené doby považovat za doručenou. Jaké výhody přináší digitalizace HR? Rychlejší procesy, méně administrativy, nižší náklady, lepší dohledatelnost dokumentů a vyšší efektivitu HR oddělení. Může zaměstnanec podepisovat dokumenty pomocí BankID? Ano. BankID patří mezi nejčastější způsoby elektronického podepisování pracovněprávních dokumentů. Co je elektronická osobní složka zaměstnance? Digitální úložiště zaměstnanecké dokumentace, které umožňuje bezpečnou správu a archivaci HR dokumentů. Jak začít s digitalizací HR? Důležité je nastavit správné procesy, elektronické podepisování, doručování dokumentů a dlouhodobou archivaci v souladu s legislativou. #digitalizaceHR #HR #pracovnismlouva #elektronickypodpis #BankID #onboarding #osobnislozka #Software602 #Sofa #zakonikprace #personalistika #HRdokumenty #workflow #archivacedokumentu #digitalniHR #bezpapiru #paperlessoffice #eIDAS #zamestnanci #HRtech

13. 8. 2026

V tomto tutoriálu si ukážeme integraci řešení Sofa a aplikace JOBka pro elektronické podepisování personálních dokumentů. Dozvíte se, jak HR pracovník vytvoří požadavek na podpis dokumentu, nastaví podpisovou cestu a odešle dokument zaměstnanci k podpisu prostřednictvím SMS ověření. Uvidíte celý proces podepisování mzdového výměru od vytvoření podpisové agendy v Sofa, přes podpis zaměstnavatele certifikátem až po podpis zaměstnance v mobilní aplikaci JOBka. Po dokončení podpisu je dokument připraven k ověření a archivaci. Sofa umožňuje digitalizovat HR procesy, elektronické podepisování dokumentů a integraci s dalšími podnikovými systémy prostřednictvím API rozhraní. Díky propojení se stávajícími systémy můžete omezit ruční přepisování dat, automatizovat procesy a zefektivnit správu personální dokumentace. 📌 V tomto videu: • integrace Sofa a JOBka • elektronický podpis personálních dokumentů • podpis mzdového výměru zaměstnancem • SMS autentizace při podpisu • HR podpisová agenda • archivace podepsaných dokumentů • digitalizace HR procesů Více o řešení Sofa: https://www.602.cz/sofa Jaké možnosti integrace nabízí Sofa? Sofa nabízí integraci s podnikovými systémy prostřednictvím API rozhraní, SDK a nástrojů pro automatizaci procesů. Lze ji propojit například s ERP, účetními, docházkovými nebo HR systémy. Lze Sofa propojit s Microsoft 365? Ano. Sofa nabízí nativní integraci s nástroji Microsoft 365. Uživatelé tak mohou pracovat s dokumenty, schvalováním nebo podepisováním přímo v prostředí, které dobře znají. Jaké výhody přináší integrace Sofa s dalšími systémy? Integrace eliminuje ruční přepisování dat, zrychluje firemní procesy, snižuje riziko chyb a umožňuje automatický přenos informací mezi jednotlivými aplikacemi. Je možné do vlastních aplikací integrovat funkce Sofa? Ano. Prostřednictvím SDK mohou vývojáři využít funkce, jako je elektronické podepisování, schvalovací workflow, formuláře nebo archivace dokumentů přímo ve svých aplikacích. S jakými typy systémů lze Sofu propojit? Nejčastěji se Sofa propojuje s ERP systémy, ekonomickými a účetními aplikacemi, HR systémy, spisovými službami, docházkovými systémy nebo nástroji Microsoft 365. Podporuje Software602 automatizaci procesů? Ano. Sofa lze propojit s Microsoft Power Automate a dalšími integračními nástroji, které umožňují automatické spouštění procesů a předávání dat mezi systémy. Lze prostřednictvím integrací automatizovat práci s dokumenty? Ano. Dokumenty lze automaticky vytvářet, schvalovat, podepisovat, předávat do navazujících systémů i dlouhodobě archivovat bez nutnosti manuálních zásahů. Jak integrace pomáhají při digitalizaci firmy? Díky propojení stávajících systémů se Sofa zapojí do existujícího ekosystému organizace. Firmy a úřady tak mohou digitalizovat procesy postupně bez nutnosti měnit používané aplikace. #Sofa #JOBka #ElektronickyPodpis #HR #Personalistika #Digitalizace #Dokumenty #Software602 #HRTech #WorkflowAutomation

13. 8. 2026

Aplikace Sofa nabízí dlouhodobý digitální archiv, ve kterém dokumenty nejen bezpečně uchováte, ale také je během několika vteřin dohledáte pomocí pokročilého vyhledávání. Díky práci s metadaty, filtry a kombinacím různých parametrů nemusíte složitě procházet stovky nebo tisíce dokumentů. V tomto videu si ukážeme, jak jednoduše vyhledávat dokumenty v digitálním archivu Sofa. Vyhledávání lze postavit například na IČO dodavatele, názvu společnosti, datech, době platnosti nebo dalších údajích uložených u dokumentu. Pokud potřebujete zpřesnit výsledky, můžete vytvářet takzvané skládané filtry a kombinovat více podmínek současně. Díky tomu snadno najdete například všechny smlouvy konkrétního dodavatele, dokumenty s končící platností nebo dokumenty vytvořené v určitém období. Velkou výhodou je možnost ukládání často používaných filtrů. Pokud pravidelně vyhledáváte stejný typ dokumentů, stačí filtr pojmenovat a uložit. Při příštím hledání ho jednoduše spustíte jedním kliknutím. Dlouhodobý digitální archiv Sofa umožňuje: ✅ vyhledávání podle metadat dokumentů ✅ filtrování podle IČO, názvu, data nebo platnosti ✅ vytváření skládaných filtrů ✅ ukládání vlastních filtrů pro opakované použití ✅ rychlé dohledání dokumentů i po letech ✅ správu dokumentů v souladu s eIDAS ✅ dlouhodobou archivaci a aktivní péči o dokumenty Otázky a odpovědi Jak vyhledat dokument v digitálním archivu Sofa? Pomocí filtrů lze dokumenty vyhledávat například podle IČO, názvu společnosti, data, typu dokumentu nebo dalších metadat. Co je skládaný filtr? Skládaný filtr umožňuje kombinovat více podmínek současně, například IČO dodavatele, datum vytvoření a dobu platnosti dokumentu. Lze vyhledávat smlouvy podle dodavatele? Ano. Stačí zadat IČO nebo název dodavatele a archiv zobrazí všechny související dokumenty. Mohu si vlastní filtry uložit? Ano. Každý filtr lze pojmenovat a uložit pro opakované použití. Jaké údaje lze při vyhledávání využít? Například metadata dokumentu, dobu platnosti, datum vytvoření, typ dokumentu, IČO nebo další evidované atributy. Je možné dokument dohledat i po několika letech? Ano. Digitální archiv Sofa je určen pro dlouhodobé uchovávání dokumentů a jejich rychlé dohledání i po mnoha letech. Jaké výhody přináší metadata dokumentů? Metadata umožňují přesnější a rychlejší vyhledávání bez nutnosti znát přesný název dokumentu. Je archiv vhodný i pro velké objemy dokumentů? Ano. Pokročilé filtrování a ukládání vyhledávacích kritérií usnadňuje práci i s rozsáhlými archivy dokumentů. #digitalniarchiv #Sofa #Software602 #spravadokumentu #archivacedokumentu #eIDAS #vyhledavani #metadata #workflow #digitalizace #smartsafe #dokumenty #elektronickepodpisy #longtermarchive #bezpapiru #paperlessoffice #digitalnitransformace #documentmanagement #compliance #aktivnipeceodokumenty

12. 8. 2026

Elektronické podepisování začíná u certifikátu, který jednoznačně identifikuje podepisující osobu. V aplikaci Sofa si mohou oprávnění uživatelé jednoduše vystavit vlastní komerční podpisový certifikát a začít dokumenty podepisovat během několika minut. V tomto videu si ukážeme, jak požádat o osobní komerční certifikát od autority SignMaster CA přímo z prostředí aplikace Sofa. Celý proces probíhá online bez návštěvy certifikační autority a bez nutnosti osobního ověřování identity. Po vytvoření certifikátu si uživatel nastaví vlastní PIN a PUK kód. Certifikát je následně uložen na zabezpečeném HSM úložišti, které funguje jako vzdálený a bezpečný ekvivalent tokenu nebo čipové karty. Díky tomu můžete svůj certifikát používat odkudkoliv: ✅ z počítače ✅ z notebooku ✅ z mobilního telefonu ✅ z tabletu a nemusíte řešit přenášení USB tokenů ani čipových karet. Kam uložit certifikát pro elektronický podpis? Při elektronickém podepisování existují tři základní možnosti ukládání certifikátů: 🔹 Úložiště operačního systému Certifikát je uložen přímo v počítači. Výhodou je jednoduchost, nevýhodou omezení na konkrétní zařízení. 🔹 USB token nebo čipová karta Certifikát je uložen na kvalifikovaném prostředku. Přináší vysokou úroveň zabezpečení, ale uživatel ho musí mít neustále u sebe. 🔹 Cloudové HSM úložiště Moderní způsob ukládání certifikátů, který využívá i Sofa. Certifikát je bezpečně uložen ve specializovaném datovém centru a uživatel k němu přistupuje vzdáleně po ověření své identity. Právě cloudové úložiště umožňuje pohodlné podepisování dokumentů odkudkoliv bez závislosti na konkrétním zařízení. Co získáte vystavením komerčního certifikátu? ✅ osobní identifikaci při elektronickém podpisu ✅ rychlé podepisování dokumentů v Sofa ✅ bezpečné uložení certifikátu v HSM ✅ přístup k podpisu z libovolného zařízení ✅ možnost podepisovat bez tokenů a čipových karet ✅ jednoduchou správu certifikátů z jednoho místa Po vystavení je certifikát okamžitě připraven k použití pro elektronické podepisování dokumentů, smluv, interních schvalování i dalších firemních procesů. Otázky a odpovědi Co je osobní komerční certifikát? Osobní komerční certifikát slouží k identifikaci uživatele při elektronickém podepisování dokumentů. Jak si vystavit certifikát v aplikaci Sofa? V sekci Certifikáty zvolíte možnost Požádat o osobní certifikát, nastavíte PIN a PUK a odešlete žádost. Musím kvůli vystavení certifikátu navštívit certifikační autoritu? Ne. U komerčního certifikátu SignMaster CA probíhá celý proces online přímo v aplikaci Sofa. K čemu slouží PIN a PUK? PIN chrání používání certifikátu. Pokud několikrát zadáte nesprávný PIN, certifikát odblokujete pomocí PUK kódu. Kde je certifikát uložen? Certifikát je bezpečně uložen na HSM úložišti v cloudu. Mohu podepisovat i z mobilního telefonu? Ano. Díky vzdálenému uložení certifikátu můžete podepisovat z mobilu, tabletu i počítače. Je cloudové úložiště bezpečné? Ano. HSM úložiště poskytuje vysokou úroveň zabezpečení a chrání certifikát před neoprávněným použitím. Musím používat USB token nebo čipovou kartu? Ne. Certifikát uložený v HSM je dostupný online bez fyzických nosičů. Co se stane, když zapomenu PUK? V takovém případě je nutné vystavit nový certifikát. Kde mohu vystavený certifikát používat? Pro elektronické podepisování dokumentů, smluv, schvalovacích procesů a dalších digitálních agend v aplikaci Sofa. #elektronickypodpis #certifikat #SignMaster #Sofa #Software602 #HSM #digitalizace #workflow #bezpapiru #paperlessoffice #cloudovypodpis #mobilnipodpis #spravacertifikatu #elektronickedokumenty #digitalnitransformace #bezpecnost #dokumenty #podepisovani #firemniprocesy #certifikaty

12. 8. 2026

Digitalizace HR procesů nezačíná až elektronickým podpisem smlouvy. Stejně důležitá je i správa zaměstnanecké dokumentace, její dohledatelnost, správné přiřazení k zaměstnanci a bezpečné uchování po celou dobu pracovního poměru. V tomto videu si ukážeme, jak v aplikaci Sofa vložit dokument do osobní složky zaměstnance pomocí agendy HR Vložení dokumentu. Po nahrání dokumentu lze doplnit důležitá metadata, například název dokumentu, kategorii, dobu platnosti nebo informace o tom, zda má být dokument dostupný přímo zaměstnanci. Dokument lze zároveň označit ke zpracování mzdovou účtárnou, která si následně jednoduše vyfiltruje všechny dokumenty čekající na zpracování. Součástí procesu je také výběr konkrétního zaměstnance, ke kterému bude dokument přiřazen. Sofa automaticky doplní údaje z uživatelského profilu a dokument následně uloží do správné elektronické osobní složky. Díky tomu mají HR pracovníci, manažeři i zaměstnanci vždy přístup k aktuální dokumentaci bez nutnosti práce s papírovými šanony. Co lze do osobní složky ukládat? ✅ pracovní smlouvy a dodatky ✅ mzdové a personální dokumenty ✅ certifikáty a osvědčení ✅ školení zaměstnanců ✅ lékařské prohlídky ✅ souhlasy a prohlášení zaměstnanců ✅ onboardingovou dokumentaci ✅ další HR dokumenty Výhody elektronické osobní složky v Sofa centrální evidence HR dokumentace rychlé dohledání dokumentů pomocí metadat řízení přístupových práv možnost sdílení dokumentů zaměstnanci integrace s Microsoft Entra ID a HR systémy automatická archivace dokumentů podpora elektronických podpisů omezení papírové administrativy Elektronická osobní složka je nedílnou součástí moderní digitalizace HR. Dokumenty mohou být navíc navázány na další procesy, například onboarding, podepisování pracovních smluv nebo správu pracovněprávní dokumentace. Otázky a odpovědi Co je elektronická osobní složka zaměstnance? Elektronická osobní složka slouží k uchovávání pracovněprávní a personální dokumentace zaměstnance v digitální podobě. Jak vložit dokument do osobní složky v aplikaci Sofa? Pomocí agendy HR Vložení dokumentu vyberete soubor, doplníte metadata a přiřadíte dokument konkrétnímu zaměstnanci. Jaké dokumenty lze do osobní složky ukládat? Například pracovní smlouvy, dodatky, školení, certifikáty, lékařské prohlídky nebo další HR dokumentaci. K čemu slouží metadata dokumentu? Metadata usnadňují vyhledávání, evidenci a správu dokumentů během jejich životního cyklu. Může být dokument zobrazen zaměstnanci? Ano. Při vložení lze určit, zda bude dokument dostupný také v osobní složce zaměstnance. Jak funguje označení dokumentu pro mzdovou účtárnu? Mzdová účtárna si může jednoduše filtrovat dokumenty, které čekají na její zpracování. Lze u dokumentů nastavit dobu platnosti? Ano. Ke každému dokumentu lze nastavit platnost od a případně i datum ukončení platnosti. Je možné propojit Sofa s HR systémem? Ano. Sofa podporuje integraci s HR systémy a Microsoft Entra ID. Pomáhá elektronická osobní složka omezit papírování? Ano. Veškerá dokumentace je bezpečně uložená v digitální podobě a snadno dostupná oprávněným osobám. Podporuje Sofa také elektronické podepisování HR dokumentů? Ano. Pracovní smlouvy i další pracovněprávní dokumenty lze podepisovat elektronicky v souladu s legislativou. #HR #personalistika #osobnislozka #HRdokumenty #onboarding #pracovnismlouva #elektronickypodpis #Sofa #Software602 #digitalizaceHR #zamestnanci #mzdovaagenda #EntraID #spravadokumentu #digitalniarchiv #workflow #bezpapiru #paperlessoffice #HRtech

12. 8. 2026

Technický uživatel představuje speciální účet určený například pro správu integrací, servisní činnosti nebo podporu. Nejde o běžný uživatelský účet zaměstnance, ale o samostatný účet, který lze vytvořit přímo v organizaci a spravovat stejně jako ostatní uživatele. V tomto videu si ukážeme, jak v aplikaci Sofa vytvořit technického uživatele, nastavit jeho platnost a spravovat jeho přístupové údaje. Technický účet vytváří administrátor v sekci Uživatelé pomocí funkce Vytvořit technického uživatele. Stačí zadat pracovní e-mailovou adresu a Sofa automaticky vytvoří unikátní technický účet navázaný na konkrétní organizaci. Po vytvoření: ✅ je technickému uživateli automaticky vytvořen účet ✅ administrátoři obdrží notifikaci o jeho založení ✅ technický uživatel obdrží e-mail pro nastavení hesla ✅ lze nastavit omezenou nebo neomezenou dobu platnosti účtu ✅ účet lze kdykoliv deaktivovat nebo znovu aktivovat Technické účty jsou užitečné zejména v případech, kdy organizace potřebuje zajistit správu integrací, napojení externích systémů nebo spolupráci se servisní podporou bez nutnosti používat osobní účty zaměstnanců. Součástí správy uživatelů v Sofa je také: změna hesla uživatele, zaslání odkazu pro vytvoření nového hesla, deaktivace a opětovná aktivace účtů, import a export uživatelů, správa oprávnění, bezpečné mazání uživatelů včetně převodu odpovědností. Díky centralizované správě uživatelů získávají administrátoři lepší kontrolu nad přístupy a bezpečností celé organizace. Co je technický uživatel v aplikaci Sofa? Technický uživatel je speciální účet určený například pro integrace, správu systémů nebo technickou podporu, který není navázán na konkrétního zaměstnance firmy. Kdo může vytvořit technického uživatele? Technického uživatele může vytvořit administrátor organizace v sekci Uživatelé. Jak vytvořit technického uživatele v Sofa? V seznamu uživatelů kliknete na možnost „Vytvořit technického uživatele“, zadáte e-mailovou adresu a nastavíte platnost účtu. Může mít organizace více technických uživatelů? Ano. Počet technických uživatelů není omezen na jeden účet. Jak technický uživatel získá přístup do aplikace? Po vytvoření účtu obdrží e-mail s odkazem pro nastavení hesla a aktivaci přístupu. Lze technického uživatele deaktivovat? Ano. Technické účty lze stejně jako běžné uživatele deaktivovat a kdykoliv znovu aktivovat. Jaký je rozdíl mezi běžným a technickým uživatelem? Technický účet slouží primárně pro systémové účely, integrace nebo podporu a obvykle není navázán na konkrétní pracovní pozici v organizační struktuře. Je možné nastavit omezenou platnost technického účtu? Ano. Při vytváření lze nastavit neomezenou platnost nebo konkrétní datum, do kterého bude účet aktivní. Mohu technickému uživateli změnit heslo? Ano. Administrátor může kdykoliv nastavit nové heslo nebo zaslat uživateli odkaz pro jeho vytvoření. Jak Sofa pomáhá se správou uživatelů? Nabízí centrální správu účtů, oprávnění, hesel, importů, exportů i životního cyklu uživatelů v rámci celé organizace. #Sofa #Software602 #technickyuzivatel #spravauzivatelu #administrace #integrace #bezpecnost #identita #uzivatelskeucty #workflow #digitalizace #spravaprava #Microsoft365 #itadmin #automatizace #firemniprocesy #digitalnitransformace #uzivatele #ITsprava #DMS

11. 8. 2026

Jak digitalizovat dokumenty právně správně⚖️📄 Elektronické podpisy, digitální smlouvy nebo online schvalování dokumentů jsou dnes běžnou součástí firemních procesů. Mnoho organizací ale stále řeší otázku, jak digitalizovat dokumentaci tak, aby byla nejen efektivní, ale také právně průkazná. V tomto webináři se podíváme na digitalizaci z pohledu práva i technologií. Advokát Jan Kuklinca z kanceláře Bert & Bert vysvětluje právní principy elektronického podepisování, rozdíly mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí nebo to, na co si dát pozor při výběru podpisového řešení. Antonín Trunec ze společnosti Software602 následně ukazuje, jak lze tyto požadavky naplnit pomocí moderních nástrojů pro elektronické podepisování, správu dokumentů a dlouhodobou archivaci. Dozvíte se například: ✅ jaký je rozdíl mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí ✅ kdy je elektronický podpis právně platný ✅ proč samotná právní platnost nemusí vždy stačit ✅ jak prokázat identitu podepisující osoby ✅ jak zajistit neměnnost dokumentu po podpisu ✅ proč jsou důležitá časová razítka ✅ jak funguje eIDAS a česká legislativa ✅ jak správně uchovávat elektronicky podepsané dokumenty ✅ jaké chyby firmy při digitalizaci nejčastěji dělají ✅ jak podepisovat dokumenty bezpečně a prokazatelně Součástí webináře jsou také praktické ukázky řešení Software602 pro elektronické podepisování, správu certifikátů, workflow dokumentů a dlouhodobou archivaci v souladu s legislativou. Digitalizace není pouze o nahrazení papíru PDF souborem. Důležité je správně nastavit celý proces tak, aby byly dokumenty dlouhodobě důvěryhodné, dohledatelné a použitelné i při případném právním sporu nebo auditu. Je elektronický podpis právně platný? Ano. Elektronické podpisy jsou upraveny evropským nařízením eIDAS a českou legislativou. Jejich využití závisí na typu podpisu a konkrétní situaci. Jaký je rozdíl mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí? Elektronický podpis je spojen s konkrétní fyzickou osobou. Elektronická pečeť je spojena s právnickou osobou nebo organizací. Co je nařízení eIDAS? eIDAS je evropské nařízení upravující elektronickou identifikaci a služby vytvářející důvěru, včetně elektronických podpisů a pečetí. Proč jsou důležitá časová razítka? Časová razítka dokazují, kdy byl dokument podepsán, a pomáhají zajistit jeho dlouhodobou právní průkaznost. Jak ověřit platnost elektronického podpisu? Platnost podpisu lze ověřit pomocí specializovaných nástrojů, které kontrolují certifikáty, podpisy, pečetě i časová razítka. Jsou elektronické podpisy bezpečnější než podpis na papíře? V mnoha případech ano. Elektronický podpis umožňuje lépe prokazovat identitu podepisující osoby a odhalit jakoukoliv změnu dokumentu po podpisu. Jak dlouho zůstává elektronicky podepsaný dokument platný? Při správné archivaci a správě časových razítek lze zajistit jeho dlouhodobou právní průkaznost i po mnoha letech. Mohu elektronicky podepisovat smlouvy? Ano. Ve většině obchodních vztahů lze smlouvy uzavírat elektronicky. Jaké chyby firmy při digitalizaci nejčastěji dělají? Podceňují archivaci dokumentů, ověřování identity podepisujících osob nebo používají řešení, která neposkytují dostatečnou důkazní hodnotu. Jak začít s právně správnou digitalizací? Klíčové je zvolit vhodný způsob podepisování, správně nastavit procesy a zajistit dlouhodobé uchování dokumentů v souladu s eIDAS. #digitalizace #elektronickypodpis #eIDAS #Software602 #pravo #legaltech #elektronickapecet #casovarazitka #workflow #spravadokumentu #digitalniarchiv #smlouvy #bezpapiru #paperlessoffice #compliance #digitalnitransformace #dokumenty #kvalifikovanypodpis #webinar #BertAndBert

11. 8. 2026

Aplikace Sofa umožňuje bezpečně sdílet dokumenty napříč organizací bez nutnosti přeposílat soubory e-mailem nebo vytvářet další kopie dokumentů. Díky tomu mají uživatelé vždy přístup k aktuální verzi dokumentu a zároveň lze přesně řídit, kdo může dokument pouze zobrazit a kdo jej může upravovat nebo sdílet dál. V tomto videu si ukážeme, jak jednoduše nasdílet dokument jinému uživateli přímo v digitálním úložišti Sofa. Stačí otevřít sekci Dokumenty, vybrat požadovaný dokument a pomocí funkce Sdílet zvolit konkrétního uživatele nebo skupinu uživatelů. Při sdílení lze nastavit různé úrovně oprávnění: ✅ pouze prohlížení dokumentu ✅ možnost úprav dokumentu ✅ možnost dalšího sdílení dokumentu ✅ řízený přístup k citlivým dokumentům Sdílení dokumentů v Sofa pomáhá zjednodušit spolupráci mezi odděleními, zrychlit schvalovací procesy a zajistit, že všichni pracují se stejnou verzí dokumentu. Kromě sdílení nabízí Sofa také: správu dokumentů pomocí metadat, fulltextové vyhledávání, filtrování dokumentů, elektronické podepisování, schvalovací workflow, dlouhodobou archivaci dokumentů, správu přístupových práv. Díky tomu je možné efektivně spravovat smlouvy, HR dokumentaci, interní směrnice, faktury nebo další firemní dokumenty z jednoho místa. Otázky a odpovědi Jak sdílet dokument v aplikaci Sofa? V sekci Dokumenty vyberete dokument, kliknete na tlačítko Sdílet a zvolíte uživatele nebo skupinu, se kterou chcete dokument sdílet. Mohu nastavit různá oprávnění pro jednotlivé uživatele? Ano. U každého sdílení můžete určit, zda bude mít uživatel právo dokument pouze zobrazit, upravovat nebo dále sdílet. Kdo vidí nasdílený dokument? Pouze uživatelé, kterým byl dokument výslovně zpřístupněn nebo kteří mají příslušná oprávnění. Je sdílení dokumentů bezpečnější než posílání e-mailem? Ano. Dokument zůstává uložený v systému Sofa a uživatelé pracují stále s jednou aktuální verzí. Lze sdílet i smlouvy nebo HR dokumenty? Ano. Sdílet lze různé typy dokumentů včetně smluv, HR dokumentace, interních směrnic nebo projektových dokumentů. Mohu kdykoliv změnit nebo odebrat oprávnění? Ano. Přístupová práva k dokumentům lze průběžně upravovat podle aktuálních potřeb organizace. Podporuje Sofa také vyhledávání ve sdílených dokumentech? Ano. Dokumenty lze dohledávat pomocí fulltextového vyhledávání, metadat nebo uložených filtrů. Jaké výhody přináší sdílení dokumentů v DMS? Lepší kontrolu nad dokumenty, vyšší bezpečnost, přehled o přístupech k dokumentům a jednodušší spolupráci mezi uživateli. Lze sdílené dokumenty následně podepisovat nebo schvalovat? Ano. Sofa umožňuje navázat na sdílený dokument schvalovací workflow nebo elektronické podepisování. Pro koho je sdílení dokumentů v Sofa vhodné? Pro firmy a organizace, které potřebují bezpečně sdílet dokumenty, řídit přístupová práva a spolupracovat nad dokumenty v jednom prostředí. #Sofa #Software602 #sdilenidokumentu #DMS #spravadokumentu #digitalizace #workflow #spoluprace #elektronickypodpis #digitalniarchiv #metadata #fulltext #smlouvy #HRdokumenty #bezpapiru #paperlessoffice #documentmanagement #digitalnitransformace #firemniprocesy #archivacedokumentu

10. 8. 2026

Aplikace Sofa pomáhá firmám digitalizovat schvalovací procesy, správu dokumentů i každodenní administrativu. Aby byla práce s agendami co nejpřehlednější, nabízí několik pohledů, stavových indikátorů a nástrojů pro sledování průběhu jednotlivých procesů. V tomto návodu si ukážeme, jak funguje sekce Agendy, kde najít úkoly k vyřízení, jak sledovat stav schvalování a jak si pomocí filtrů rychle dohledat konkrétní požadavky nebo dokumenty. Jaké pohledy v sekci Agendy najdete? ✅ K vyřízení ✅ V procesu ✅ Uzavřené ✅ Všechny ✅ Smazané ✅ Zadat Každý pohled slouží k jiné práci s procesy a dokumenty. Díky tomu vždy rychle zjistíte, které úkoly čekají na vaši akci, které procesy právě probíhají a které byly již dokončeny. Co znamenají jednotlivé stavy agend? Sofa využívá přehledné stavové indikátory, díky kterým na první pohled poznáte aktuální stav procesu. Není tak potřeba otevírat každý formulář zvlášť. Stav agendy vidíte okamžitě přímo v seznamu. Jak zjistit, kdo má agendu právě na starosti? V pohledu V procesu lze jednoduše sledovat, kdo aktuálně požadavek vyřizuje. U každé agendy je uveden konkrétní uživatel nebo skupina, která má daný krok workflow právě k dispozici. Jak sledovat průběh workflow? Sofa umožňuje zobrazit kompletní průběh schvalovacího procesu. Včetně toho: kde se agenda právě nachází, jakými kroky již prošla, kdo provedl jednotlivé akce, kdy byly provedeny změny, jak vypadal formulář v konkrétním kroku. Díky tomu získáte plnou kontrolu nad celým procesem. Jak fungují filtry v agendách? Pokud pracujete s větším množstvím požadavků, pomohou vám pokročilé filtry. Filtrovat lze například podle: stavu agendy, názvu agendy, zadavatele, řešitele, skupiny uživatelů, data poslední změny, externího systému. Filtry si můžete uložit a nastavit jako výchozí pro každodenní práci. Jak založit novou agendu? V pohledu Zadat najdete všechny agendy, které máte oprávnění používat. Stačí kliknout na příslušnou dlaždici a otevře se formulář připravený k vyplnění. Sofa nabízí řadu připravených procesů, například: dovolené, Home Office, služební cesty, účtenky, interní žádosti, schvalovací formuláře, HR dokumentaci. Díky přednastaveným workflow mohou zaměstnanci zadávat požadavky během několika kliknutí a celý proces následně probíhá automaticky. #Sofa #Software602 #Agendy #Workflow #Schvalovani #Digitalizace #SpravaDokumentu #Procesy #Automatizace #FiremniProcesy #HRDigitalizace #Dokumenty #PaperlessOffice #BezPapiru #DigitalniTransformace #WorkflowManagement #BusinessProcess #Administrativa #DigitalniDokumenty #Produktivita

10. 8. 2026

Elektronické podepisování dokumentů nemusí znamenat instalaci složitých aplikací, práci s tokeny nebo přepínání mezi několika systémy. SignPoint v aplikaci Sofa umožňuje podepisovat dokumenty jednoduše, bezpečně a odkudkoliv. Ať už pracujete v kanceláři, na home office nebo na cestách, dokument můžete podepsat během několika okamžiků z počítače i mobilního telefonu. Nový podpisový modul SignPoint je součástí platformy Sofa a umožňuje elektronické podepisování dokumentů přímo v prostředí, kde už pracujete. Dokumenty lze podepisovat přímo z aplikace Sofa, z dokumentového úložiště, z Microsoft Wordu, Excelu, Outlooku nebo Microsoft Teams. Díky integraci do Microsoft 365 není potřeba dokumenty stahovat, ukládat ani přenášet mezi jednotlivými systémy. SignPoint podporuje různé scénáře podepisování dokumentů. Může jít o interní schvalování, podepisování smluv s obchodními partnery, HR dokumentaci, objednávky, dodatky ke smlouvám nebo další firemní dokumenty, které vyžadují elektronický podpis. Velkou výhodou je možnost využívat kvalifikované elektronické podpisy bez nutnosti používat tokeny nebo čipové karty. Certifikáty mohou být bezpečně uložené ve vzdáleném prostředí a uživatelé tak mohou podepisovat odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení. Součástí procesu může být také schvalovací workflow. Dokument nemusí putovat e-mailem mezi jednotlivými lidmi. Po podpisu může automaticky pokračovat dalším krokem procesu, být předán k podpisu další osobě nebo uložen do digitálního archivu. Díky propojení s dlouhodobým digitálním archivem mohou být podepsané dokumenty automaticky archivovány v souladu s eIDAS. Organizace tak získává jistotu, že dokumenty zůstanou dlouhodobě platné, dohledatelné a právně průkazné. SignPoint lze využívat: ✅ v aplikaci Sofa ✅ nad dokumenty uloženými v DMS ✅ ve Wordu a Excelu ✅ v Outlooku ✅ v Microsoft Teams ✅ na mobilním telefonu ✅ při interním i externím podepisování dokumentů Elektronické podepisování dnes není pouze o náhradě podpisu na papíře. Je součástí digitalizace dokumentových procesů, schvalování, archivace a bezpečné správy dokumentů napříč celou organizací. Otázky a odpovědi Co je elektronický podpis? Elektronický podpis je způsob, jak digitálně potvrdit obsah dokumentu a identitu podepisující osoby. Umožňuje podepisovat dokumenty bez nutnosti tisku a fyzického podpisu. Je elektronický podpis právně platný? Ano. V závislosti na typu elektronického podpisu může mít stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis a splňovat požadavky evropského nařízení eIDAS. Jaký je rozdíl mezi prostým, zaručeným a kvalifikovaným elektronickým podpisem? Prostý podpis slouží pro běžné potvrzení dokumentů. Zaručený podpis je navázán na identitu podepisující osoby. Kvalifikovaný elektronický podpis poskytuje nejvyšší úroveň právní jistoty a je rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Lze podepisovat dokumenty z mobilního telefonu? Ano. SignPoint umožňuje podepisovat dokumenty také prostřednictvím mobilního zařízení bez nutnosti používat počítač. Musím používat token nebo čipovou kartu? Ne. Certifikáty mohou být bezpečně uložené ve vzdáleném úložišti a uživatel se k nim připojuje online. Jaké dokumenty lze elektronicky podepisovat? Smlouvy, dodatky, objednávky, HR dokumenty, interní formuláře, schvalovací dokumentaci i další typy firemních dokumentů. Mohu podepisovat dokumenty přímo v Microsoft 365? Ano. SignPoint umožňuje podepisovat dokumenty přímo ve Wordu, Excelu, Outlooku nebo Microsoft Teams. Co se stane po podpisu dokumentu? Dokument může být automaticky předán dalším schvalovatelům, uložen do archivu nebo odeslán protistraně podle nastaveného workflow. Jak zajistit dlouhodobou platnost podepsaných dokumentů? Podepsané dokumenty lze ukládat do dlouhodobého digitálního archivu, který zajišťuje správu časových razítek, důvěryhodnou archivaci a soulad s eIDAS. Proč přejít z papírového podpisu na elektronický? Elektronické podepisování šetří čas, zrychluje schvalovací procesy, eliminuje tisk a umožňuje podepisovat dokumenty odkudkoliv. #elektronickypodpis #SignPoint #Software602 #Sofa #digitalizace #eIDAS #kvalifikovanypodpis #zarucenypodpis #mobilnipodpis #Microsoft365 #Word #Excel #Outlook #Teams #workflow #spravadokumentu #digitalniarchiv #bezpapiru #paperlessoffice #digitalnitransformace

10. 8. 2026

Podepisovat smlouvy už nemusíte jen z kanceláře. 📱✍️ S aplikací Sofa můžete podepisovat dokumenty odkudkoliv, ať už jste na služební cestě, pracujete z domova nebo právě čekáte na schůzku. Stačí otevřít dokument v mobilním telefonu, zkontrolovat jeho obsah a během několika okamžiků ho elektronicky podepsat. Sofa podporuje různé úrovně elektronických podpisů včetně kvalifikovaného podpisu. Certifikáty jsou bezpečně uložené ve vzdáleném úložišti, takže nemusíte řešit tokeny, čipové karty ani instalaci certifikátů do konkrétního zařízení. Po podpisu se dokument automaticky vrací do procesu, může pokračovat ke schválení další osobou nebo být rovnou uložen do archivu. Celý životní cyklus dokumentu tak zvládnete přímo z mobilu. Otázky a odpovědi Lze podepisovat smlouvy z mobilního telefonu? Ano. V aplikaci Sofa můžete podepisovat smlouvy a další dokumenty přímo z mobilního zařízení bez nutnosti používat počítač. Potřebuji pro podpis token nebo čipovou kartu? Ne. Certifikáty mohou být bezpečně uložené ve vzdáleném úložišti a k podpisu se připojujete online. Mohu podepisovat i mimo kancelář? Ano. Dokumenty lze podepisovat odkudkoliv, kde máte připojení k internetu. Jaké dokumenty lze v aplikaci Sofa podepisovat? Například smlouvy, dodatky, objednávky, HR dokumenty, schvalovací formuláře nebo interní dokumentaci. Co se stane po podpisu dokumentu? Dokument může automaticky pokračovat dalším krokem workflow, putovat ke schválení, druhému podpisu nebo do archivu. Je elektronický podpis v aplikaci Sofa právně platný? Ano. Sofa podporuje různé typy elektronických podpisů včetně kvalifikovaného podpisu podle eIDAS. #elektronickypodpis #Sofa #Software602 #mobilnipodpis #digitalizace #smlouvy #workflow #eIDAS #kvalifikovanypodpis #bezpapiru #paperlessoffice #dokumenty #spravadokumentu #digitalnitransformace #HRdigitalizace

6. 8. 2026

Aplikace Sofa umožňuje organizacím zjednodušit práci s datovými schránkami, automatizovat schvalování a zajistit přehled nad celým procesem odesílání datových zpráv. Datové zprávy lze vytvářet, schvalovat, odesílat i archivovat z jednoho prostředí bez nutnosti přihlašovat se přímo do datové schránky. Jak připravit a schválit datovou zprávu v aplikaci Sofa? Příprava datové zprávy začíná vytvořením nové žádosti v agendě Datová zpráva. Uživatel vyplní předmět zprávy, vyhledá adresáta podle názvu, IČO nebo ID datové schránky a přiloží potřebné dokumenty. Součástí zprávy mohou být smlouvy, formuláře, PDF dokumenty, faktury nebo další přílohy podporovaných formátů. Výhodou je možnost pracovat s více datovými schránkami současně. Pokud má organizace připojeno více schránek, uživatel jednoduše vybere, ze které datové schránky bude zpráva odeslána. Po vytvoření lze datovou zprávu: ✅ odeslat přímo oprávněným uživatelem ✅ předat ke schválení nebo kontrole ✅ sdílet s dalšími uživateli či odděleními ✅ zařadit do interního workflow ✅ následně archivovat společně s historií procesu Pokud uživatel nemá oprávnění datové zprávy odesílat, může ji předat odpovědné osobě nebo skupině. Schvalovatel obdrží notifikaci, zkontroluje obsah zprávy a rozhodne, zda ji odešle, nebo vrátí k doplnění. Díky tomu mají organizace pod kontrolou citlivou komunikaci s úřady, soudy nebo obchodními partnery. Sofa zároveň eviduje celý průběh procesu. Je tak možné dohledat, kdo zprávu vytvořil, kdo ji schválil, kdy byla odeslána a pod jakým identifikátorem byla doručena. Součástí řešení je také dlouhodobá archivace datových zpráv a jejich příloh. Dokumenty zůstávají dostupné i po uplynutí standardní lhůty datových schránek a lze je kdykoliv dohledat. Otázky a odpovědi Jak vytvořit datovou zprávu v aplikaci Sofa? Stačí otevřít agendu Datová zpráva, vyplnit předmět, vyhledat adresáta, přiložit dokumenty a odeslat zprávu nebo ji předat ke schválení. Mohu datovou zprávu nechat schválit jiným uživatelem? Ano. Pokud nemáte oprávnění k odesílání datových zpráv, můžete zprávu předat oprávněné osobě, která ji zkontroluje a odešle. Jak Sofa pomáhá se schvalováním datových zpráv? Datové zprávy mohou procházet schvalovacím workflow. Schvalovatel může zprávu odeslat, vrátit k doplnění nebo zamítnout. Lze odesílat datové zprávy z více datových schránek? Ano. Pokud má organizace připojeno více datových schránek, lze při vytváření zprávy vybrat konkrétní schránku odesílatele. Jak vyhledám adresáta datové zprávy? Adresáta lze vyhledat podle názvu organizace, IČO, adresy nebo ID datové schránky. Jaké soubory mohu k datové zprávě přiložit? Sofa podporuje řadu běžných formátů, například PDF, DOCX, XLSX, XML, ISDOC, JPG, PNG nebo ZIP. Celková velikost příloh může být až 100 MB. Mohu k datové zprávě přidat průvodní text? Ano. Součástí zprávy může být textová zpráva, která se automaticky převede do PDF a odešle jako příloha. Jak poznám, že byla datová zpráva úspěšně odeslána? Po úspěšném odeslání aplikace zobrazí potvrzení a uloží informace o datu, času a identifikátoru zprávy. Jsou datové zprávy v aplikaci Sofa archivovány? Ano. Odeslané i přijaté datové zprávy lze dlouhodobě archivovat a kdykoliv dohledat. Proč řešit datové zprávy přes Sofa místo přímo v datové schránce? Sofa umožňuje schvalování, sdílení, workflow, správu více schránek, automatizaci procesů a dlouhodobou archivaci v jednom prostředí.

6. 8. 2026

Dlouhodobý digitální archiv je mnohem více než jen místo pro ukládání dokumentů. Pokud firma pracuje s elektronickými podpisy, smlouvami, HR dokumentací nebo datovými zprávami, potřebuje mít jistotu, že dokumenty budou právně platné a ověřitelné i za mnoho let. Aplikace Sofa nabízí důvěryhodnou archivaci dokumentů v souladu s evropským nařízením eIDAS. Dokumenty jsou při archivaci automaticky zabezpečeny časovými razítky, opatřeny potřebnými důvěryhodnými prvky a zařazeny do procesu dlouhodobé péče. Díky tomu si uchovávají právní váhu po celou dobu své životnosti. Do archivu lze ukládat dokumenty z různých zdrojů: elektronicky podepsané smlouvy, HR dokumenty, dokumenty z Microsoft 365, přílohy datových zpráv, dokumenty z ERP nebo DMS systémů, PDF, Office dokumenty, obrázky i další formáty. Proč nestačí běžné úložiště? Běžná cloudová úložiště nebo sdílené disky sice zajistí, že soubor nezmizí, ale neřeší jeho dlouhodobou právní průkaznost. U elektronicky podepsaných dokumentů je potřeba průběžně řešit platnost podpisů, časových razítek a dalších důvěryhodných prvků. Právě proto Sofa zajišťuje takzvanou aktivní péči o archivované dokumenty. Co dlouhodobý digitální archiv zajišťuje? ✅ dlouhodobé uchování dokumentů ✅ automatickou správu časových razítek ✅ ochranu právní platnosti dokumentů ✅ soulad s eIDAS ✅ auditní stopu všech operací ✅ jednoduché dohledání dokumentů ✅ evidenci metadat ✅ řízení skartačních lhůt ✅ bezpečnou archivaci HR, obchodních i úředních dokumentů Po archivaci již není možné měnit obsah dokumentu. Tím je zajištěna jeho integrita a důvěryhodnost. Současně je možné nadále pracovat s metadaty a využívat pokročilé vyhledávání. Velkou výhodou je také automatizované skartační řízení. Systém sleduje životní cyklus dokumentů a po uplynutí nastavené lhůty je připraví ke skartaci podle pravidel organizace. Dlouhodobý archiv tak pomáhá firmám i institucím nahradit papírové archivy, zjednodušit správu dokumentů a současně splnit legislativní požadavky na jejich uchovávání. Co je dlouhodobý digitální archiv? Dlouhodobý digitální archiv slouží k bezpečnému uchovávání elektronických dokumentů tak, aby byly dlouhodobě čitelné, dohledatelné a právně platné. Jaký je rozdíl mezi běžným úložištěm a digitálním archivem? Běžné úložiště ukládá soubory. Digitální archiv navíc zajišťuje jejich dlouhodobou právní průkaznost, správu časových razítek, auditní stopu a soulad s legislativou. Co znamená archivace v souladu s eIDAS? Archivace odpovídá požadavkům evropského nařízení eIDAS pro služby vytvářející důvěru a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů. Jak Sofa zajišťuje platnost dokumentů po letech? Archiv průběžně spravuje časová razítka, kontroluje dokumenty a zajišťuje jejich dlouhodobou ověřitelnost. Mohu archivovat dokumenty z Microsoft 365 nebo datových schránek? Ano. Do archivu lze ukládat dokumenty z Microsoft 365, datových schránek, e-mailů, ERP systémů i dalších podnikových aplikací. Jaké dokumenty lze archivovat? Smlouvy, dodatky, HR dokumentaci, datové zprávy, faktury, objednávky, protokoly, PDF dokumenty, obrázky i další běžné formáty. Lze v archivu rychle vyhledávat? Ano. Dokumenty lze dohledat pomocí fulltextového vyhledávání, metadat nebo uživatelských filtrů. Co je aktivní péče o dokumenty? Aktivní péče znamená průběžnou správu archivovaných dokumentů tak, aby zůstaly právně platné a ověřitelné po celou dobu jejich uchování. Jak fungují skartační lhůty? Archiv automaticky sleduje nastavené lhůty a připravuje dokumenty ke skartaci podle pravidel organizace. Pro koho je dlouhodobý digitální archiv vhodný? Pro firmy, úřady i organizace, které potřebují uchovávat elektronicky podepsané dokumenty, HR dokumentaci, smlouvy nebo datové zprávy v souladu s legislativou. #digitalniarchiv #archivacedokumentu #eIDAS #Software602 #Sofa #smartsafe #elektronickypodpis #spravadokumentu #digitalizace #workflow #HRdigitalizace #datoveschranky #uchovavanidokumentu #casovarazitka #bezpapiru #paperlessoffice #dokumentmanagement #compliance #digitalnitransformace #aktivnipeceodokumenty

6. 8. 2026

Aplikace Sofa umožňuje přehlednou správu dokumentů v digitálním archivu včetně jejich třídění a přesouvání mezi složkami. Díky tomu můžete jednoduše udržovat pořádek v dokumentaci a zajistit, aby byly smlouvy, objednávky, HR dokumenty nebo další soubory vždy uloženy na správném místě. V tomto návodu si ukážeme, jak přesunout dokument do jiné složky v prostředí Sofa. Stačí otevřít sekci Dokumenty, vybrat požadovaný soubor a pomocí funkce Přesunout zvolit nové umístění. Součástí přesunu může být také doplnění nebo aktualizace metadat, která následně usnadňují vyhledávání a správu dokumentů. Správné používání složek a metadat pomáhá organizacím: ✅ udržovat přehledný digitální archiv ✅ rychle dohledat dokumenty ✅ lépe řídit životní cyklus dokumentů ✅ zjednodušit archivaci a správu smluv ✅ zajistit správnou evidenci dokumentace ✅ připravit dokumenty pro další workflow nebo archivaci V Sofa navíc můžete dokumenty vyhledávat pomocí fulltextu, metadat nebo uložených filtrů. Přesunutí dokumentu tak neznamená pouze změnu umístění, ale i lepší organizaci dokumentového fondu napříč celou firmou. Otázky a odpovědi Jak přesunout dokument v aplikaci Sofa? V sekci Dokumenty vyberte požadovaný soubor, klikněte na tlačítko Přesunout a zvolte cílovou složku. Mohu při přesunu dokumentu upravit metadata? Ano. Během přesunu lze doplnit nebo upravit metadata dokumentu pro jednodušší evidenci a vyhledávání. K čemu slouží metadata dokumentů? Metadata obsahují doplňující informace, například typ dokumentu, dodavatele, platnost nebo jiné atributy důležité pro správu dokumentů. Ovlivní přesun dokumentu jeho obsah? Ne. Přesun mění pouze umístění dokumentu v archivu, nikoli jeho obsah. Lze dokument po přesunu snadno dohledat? Ano. Dokumenty lze vyhledávat pomocí filtrů, fulltextového vyhledávání nebo metadat. Proč je důležité správně třídit dokumenty? Přehledná struktura složek a správně nastavená metadata výrazně usnadňují správu dokumentů, archivaci i budoucí dohledání souborů. Jaké dokumenty lze v Sofa spravovat? Například smlouvy, dodatky, HR dokumentaci, faktury, objednávky, datové zprávy nebo interní firemní dokumenty. Je možné nad dokumenty spouštět automatizované procesy? Ano. Sofa umožňuje nastavovat workflow a dokumentové události, které mohou reagovat například na vytvoření, úpravu, archivaci nebo přesun dokumentu. #Sofa #Software602 #spravadokumentu #digitalniarchiv #dokumenty #metadata #workflow #DMS #archivacedokumentu #digitalizace #fulltext #vyhledavani #smlouvy #HRdokumenty #bezpapiru #paperlessoffice #documentmanagement #digitalnitransformace #firemniprocesy #automatizace

6. 8. 2026

Kvalifikovaný elektronický podpis je uznáván orgány veřejné moci v České republice a zároveň je povinně akceptován napříč Evropskou unií podle nařízení eIDAS. Aby bylo možné kvalifikovaně podepisovat dokumenty v aplikaci Sofa, je potřeba nejprve splnit několik kroků. Prvním z nich je uzavření smlouvy s certifikační autoritou. Následně je nutné tuto smlouvu aktivovat v prostředí Sofa a až poté lze požádat o kvalifikovaný certifikát, který bude využíván pro elektronické podepisování. V tomto návodu si ukážeme, jak probíhá aktivace smlouvy s certifikační autoritou přímo v aplikaci Sofa. Po uzavření smlouvy a získání jejího čísla může správce certifikátů během několika minut aktivovat vybranou certifikační autoritu v sekci Certifikáty → Nastavení organizace. Po úspěšné aktivaci získá organizace možnost žádat o kvalifikované certifikáty a pečetě přímo v prostředí Sofa. Díky propojení s certifikačními autoritami můžete následně využívat: ✅ kvalifikované elektronické podpisy ✅ kvalifikované elektronické pečetě ✅ podepisování dokumentů v souladu s eIDAS ✅ vzdálené podepisování bez tokenů ✅ správu certifikátů z jednoho místa ✅ podepisování z počítače i mobilního telefonu Kvalifikované podpisy jsou vhodné například pro smlouvy, dokumenty veřejné správy, právní dokumentaci, HR procesy nebo komunikaci s úřady. Otázky a odpovědi Co je kvalifikovaný elektronický podpis? Kvalifikovaný elektronický podpis představuje nejvyšší úroveň elektronického podpisu podle nařízení eIDAS a má obdobné právní účinky jako vlastnoruční podpis. Proč potřebuji smlouvu s certifikační autoritou? Bez uzavřené smlouvy nelze vystavit kvalifikovaný certifikát ani využívat kvalifikované podepisování v aplikaci Sofa. Kde získám smlouvu s certifikační autoritou PostSignum? Smlouvu lze stáhnout na webových stránkách PostSignum a následně uzavřít prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT. Jak aktivovat certifikační autoritu v aplikaci Sofa? V sekci Certifikáty → Nastavení organizace vyberete požadovanou certifikační autoritu, zadáte číslo smlouvy a potvrdíte aktivaci. Kdo může aktivaci certifikační autority provést? Aktivaci provádí uživatel s rolí Správce certifikátů nebo administrátor organizace. Co následuje po aktivaci smlouvy? Po aktivaci lze požádat o kvalifikovaný certifikát a propojit jej s aplikací Sofa pro elektronické podepisování dokumentů. Lze pomocí Sofa podepisovat bez tokenů a čipových karet? Ano. Certifikáty mohou být bezpečně uloženy ve vzdáleném prostředí a k podepisování není nutné používat fyzické nosiče. Je kvalifikovaný podpis platný v celé Evropské unii? Ano. Kvalifikovaný elektronický podpis je uznáván ve všech členských státech Evropské unie podle eIDAS. Mohu podepisovat dokumenty i z mobilu? Ano. Sofa umožňuje kvalifikované podepisování z počítače i mobilních zařízení. Jaké dokumenty lze kvalifikovaně podepisovat? Například smlouvy, dodatky, HR dokumentaci, dokumenty pro státní správu, obchodní dokumenty nebo interní schvalovací dokumentaci. #Software602 #Sofa #kvalifikovanypodpis #elektronickypodpis #eIDAS #PostSignum #certifikaty #digitalizace #elektronickapecet #workflow #spravadokumentu #mobilnipodpis #bezpapiru #paperlessoffice #digitalnitransformace #dokumenty #HRdigitalizace #podpisy

6. 8. 2026