ecommerce.cz dodala řešení spisové služby a správy dokumentů pro ÚKZÚZ

Společnost ecommerce.cz dokončila jako hlavní dodavatel sdružení dodavatelů implementaci řešení Spisové služby, obecného DMS (Document Management System) pro správu dokumentů a aplikace pro správu Řízené dokumentace v Ústředním kontrolním a zkušebním ústavu zemědělském (ÚKZÚZ).

Na projektu "Technická asistence při přípravě na certifikaci dle ISO 9001:2000 včetně zavedení systému řízeného a automatizovaného oběhu dokumentů v ÚKZÚZ v rámci projektu Transitition Facility: Kontrola kvality a zajištění dodržování kvality v Ústředním kontrolním a zkušebním ústavu zemědělském (ÚKZÚZ)" společnost ecommerce.cz spolupracovala s Mendelovou zemědělskou a lesnickou univerzitou v Brně a společností AutoCont CZ a.s. a působila jako hlavní dodavatel celého projektu.

"Cílem projektu bylo vybudování dokumentového systému a příprava zákazníka na udělení certifikátu ISO 9001:2000," uvedl obchodní ředitel ecommerce.cz Walter Pavliš. "Těžištěm naší práce bylo připravit systém pro správu dokumentů, spisovou službu a elektronický archív pro ÚKZÚZ. Implementovaný systém umožňuje řídit dokumenty podle nastavených firemních procesů, řešit potřebné úkony s dokumenty v elektronické podobě a požadované dokumenty archivovat v bezpečném úložišti."

Samotnou přípravu ÚKZÚZ na certifikaci dle ISO 9001:2000 realizovala Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně. V následující části projektu ecommerce.cz implementovala řešení Spisové služby (Podatelna, Spisovna), obecné DMS (Document Management System) pro správu dokumentů, aplikaci pro správu Řízené dokumentace a nástroj pro spuštění Workflow nad dokumentem (např. schválení faktury, dovolenky apod.). Dodaná řešení jsou postavena na produktu SystemIdea společnosti ecommerce.cz, který uživatelům umožňuje vytvářet a vkládat dokumenty a zajišťuje jejich další jednoduchou editaci, publikování, správu, předání i archivaci. Společnost AutoCont CZ a.s. se na projektu podílela dodávkou hardware, skenovacího pracoviště a také dodávkou produktu IBM FileNet P8.

Většina dokumentů byla před startem projektu v papírové podobě a v této podobě byly také realizovány firemní procesy, jako například vyřízení pošty nebo likvidace faktur. Po zavedení spisové služby je možné tyto procesy převést do elektronické podoby a procesy automatizovat. Zároveň zákazník získal dokumentový systém, kam je možné ukládat dokumenty organizace. Mimo workflow byla realizována i aplikace Řízená dokumentace. Procesem řízené dokumentace je pořizována například tvorba směrnic apod. Dokumenty, u nichž je požadována dlouhodobá archivace, jsou v předem definovaném okamžiku ukládány do elektronického archívu, pro který byl v rámci projektu využit produkt společnosti IBM Filenet P8.

Článek ecommerce.cz a. s. ze dne pátek 10. července 2009

Další články od ecommerce.cz a. s.