Ochrana osobních údajů s řešením GEM GDPR Suite

Když GDPR, tak pořádně - reference nasazení komplexního řešení ochrany osobních údajů pro správu dat klientů v počtu 500000+. GEM GDPR Suite je modulární systém, který zajistí evidenci a přehledný reporting a pokročilé řízení všech potřebných procesů včetně anonymizace a pseudonymizace dat.

Splnit očekávání při zavádění GDPR řešení je náš cíl

• Splněny termíny a požadavky dané legislativou a eliminována rizika v souvislosti se stížnostmi po startu GDPR

Klient se vyhnul případným sankcím v rámci zavedení ochrany dat klientů fyzických osob. Kupříkladu v prostředí bank a pojišťoven se opakovaně potvrdilo, na straně klienta, jak důležité je mít IT dodavatele, který nabízí ověřené řešení a současně rozumí problematice GDPR.

• Zajištěna dodávka komplexního řešení GDPR s univerzální integrační platformou pro zpracování dat

Vždy víme, že u jednoho klienta se eviduje např. 100+ různých údajů podle typu společnosti např. dle předmětu podnikání a se všemi i nestandardními údaji o fyzických osobách jsme naložili dle nařízení GDPR.

• V rámci GDPR byla vyřešena i unifikace osob - zjištění, porovnání a ověření, zda jde vždy o stejnou osobu - unifikace osob v podobě klientů je budoucností konsolidace dat v různých systémech společností

Údaje, které umíme klasifikovat jsou i stovky. Z méně známých a relevantních ke zpracování a ochraně uživatelů to jsou např. IP adresa počítače uživatele, cookies nebo NDA, fotky, videa nebo např. záznamy hovorů.

• Klienti často volí integrační platformu, která je již jinde opakovaně nasazena a zároveň má ověřené reference dalších klientů

Klient získal a používá řešení jednotné pro různé země v rámci jeho poboček v EU a díky tomu mohl řešení celkově efektivně nasadit v řadě zemí.

Integrace řešení od GEM System do IT infrastruktury klienta spolu se začleněním desítek dalších řešení. Vycházíme z mnohaletých zkušeností s integracemi systémů do technologických struktur velkých společností.

• Nasazena byla i podpora nových procesů souvisejících s GDPR interně - dodavatel IT řešení realizoval na straně klienta podporu procesů i v rámci GDPR konzultací, nových funkcí a postupů, které byly zavedeny

Klient může vznést požadavek na údaje, které firma o něm eviduje, včetně stanovení lhůt a podoby výsledných dat. GDPR zavádí nové procesy s dopadem na interní procesy firmy, které je třeba zavést v souvislosti se zavedením GDPR.

Přenositelnost dat klientů je povinnou možností, ale po jejím vyhodnocení lze posoudit, zda jde v konkrétním případě o povinnou věc pro danou firmu nebo nikoliv.

Zavedena role DPO pověřence (Data Protection Officer) pro pravidelný dohled nad plněním GDPR povinností. Pověřenec je stanoven podle zákona jako odpovědná osoba za oblast GDPR včetně řešení stížností a reklamací, až po zajištění realizace nápravných řešení.

V rámci zavádění GDPR je zajištění pověřence DPO podstatnou záležitostí s ohledem na svěřenou odpovědnost této osoby.

Celkový přínos řešení pro klienta

• Kromě využití pro účely GDPR je podstatný i nástroj GEM Process Manager určený pro vnitrofiremní procesy klienta jako je zprocesování činností týmů a to včetně zajištění zprocesování úkolů až po pomoc s jejich dokončováním

Zajistili jsme schvalování a revizi všech dokumentů od smluv, až po složité procesy tam, kde je potřeba pracovat i s výročím smluv a jejich včasným připomenutím.

Zavedeny byly e-mailové notifikace na uživatele pro podporu fungování a aktivity s nástrojem worklfow.

Vytěžení obecné použitelnosti GPM nejen v souvislosti GDPR ve prospěch firmy.

Hodnocení realizace GDPR řešení z pohledu klientů

• Na trhu firmy nabízí řešení GDPR na úrovni školení a úprav směrnic, to je jen část celého správně zvládnutého procesu přípravy na GDPR. GEM System klienti opakovaně oceňují jako zkušeného integrátora s vlastním komplexním řešením GEM GDPR Suite s využitím integračních platforem s dlouholetými rozsáhlými zkušenostmi

Klienti hodnotí kladně zkušenosti a know-how GEM System - řešení bylo např. objednáno pro českou pobočku společnosti a zvolena byla následně i realizace pro další pobočky v zemích EU.

Dodavatel řešení GEM System vždy přizpůsobuje řešení požadavkům zákazníka - konfigurace workflow, reporty, interface s dalšími systémy apod.

Očekávání od provozu, údržby a potenciálu rozvoje řešení

• Podpora a maintenance se týká např. možné migrace, denního monitoringu provozu, podpory otázek pověřených osob na straně klienta apod.

• Určité komponenty řešení (GPM - procesní workflow, Unifikace osob) lze využít i pro jiné účely/další požadavky

• IT provoz obvykle chce převzít systém, který bude bez významné údržby

• IT provoz bude mít zajištěnou podporu od dodavatele

Článek ze dne 5. srpna 2021 - čtvrtek

Další články od GEM System a.s.