Digitalizace středoevropských kanceláří

Z průzkumů na reprezentativním vzorku firem, které kromě digitalizace zkoumaly i zabezpečení kancelářských procesů, uchovávání a likvidaci dokumentů, vyplývá, že Češi, Maďaři i Poláci si uvědomují nutnost reagovat na změnu způsobu práce z posledních let a potřebu postupně přesouvat část procesů do cloudu.

"Dnes už není mezi odborníky pochyb o tom, že cloudové technologie jsou budoucností kancelářské práce. Efektivně pomáhají nejen organizovat práci v kanceláři, ale jsou nezbytnou podmínkou práce na dálku. A jde i o bezpečnost - vzhledem k tomu, že není potřeba budovat síť a udržovat vlastní servery, je cloud extrémně bezpečným způsobem ukládání dokumentů. Firmy chtějí digitalizovat a my jako výrobci jim pomáháme poskytováním technologií, které odpovídají potřebám jejich kanceláří. Výsledky našeho průzkumu ale ukazují, že máme před sebou ještě dlouhou cestu s mnoha výzvami. Nutně potřebujeme např. zvýšit povědomí o bezpečnosti cloudového softwaru," říká Eva Kučmášová, ředitelka komunikace společnosti Canon ve střední Evropě.

Průzkumy pro společnost Canon byly provedeny na podzim 2022 pomocí telefonického dotazování (CATI). V Česku na reprezentativním vzorku 100 zaměstnanců středních a velkých podniků, v Polsku na vzorku 200 osob a v Maďarsku na vzorku 110 osob.

Polské podniky aktuálně kladou největší důraz na zavedení elektronických formulářů namísto papírových, na automatické vytěžování faktur nebo digitalizaci firemního archivu.

Češi zase vykazují největší nadšení pro hybridní způsob práce, na desetibodové škále mají téměř 9 bodů, zatímco Poláci 7,5 bodu.

Jak firmy v jednotlivých zemí dnes nakládají s pracovními dokumenty?

Výsledky jsou z pohledu digitalizace tristní:

• 81% Poláků odpovědělo, že důležité dokumenty jsou stále uchovávány v papírové podobě v pořadačích
• V České republice stejně odpovědělo 77% dotázaných
• V Maďarsku stejně odpovědělo 50% dotázaných

Tomu odpovídá i využívání cloudových technologií - nejoblíbenější je ukládání dokumentů na cloudu u Maďarů (11%), druzí jsou Češi (9%) a třetí Poláci (7%).

Vzhledem k možnostem dnešních cloudů, jako je třeba uniFLOW Online - cloudové řešení od Canonu, na kterých lze dokumenty přehledně řadit, snadno vyhledávat a uchovávat pod silným zabezpečením, jde o překvapivě nízká čísla.

Navíc v Česku je stále zhruba pětina firem, kde jsou pracovní dokumenty ukládány do šanonů na neurčitě dlouhou dobu, takže nikdo už nesleduje další život dokumentu.

A pokud by si fakturu nebo smlouvu někdo odnesl domů - což je dle průzkumu v Česku bez souhlasu nadřízeného možné u každé třetí společnosti - hrozí ztráta a zneužití citlivých informací.

Co se týče likvidace nepotřebných papírových dokumentů, 78% Poláků a 82% Čechů je nejčastěji skartují. V Česku však na rozdíl od Polska každý desátý dokument končí v obyčejném koši.

Z hlediska zabezpečení jsou na tom nejhůře Maďaři - celých 52% dotazovaných v této zemi tvrdí, že dokumenty hází prostě do koše, a skartovačku používá jen jeden ze tří maďarských podniků.

Článek Canon CZ s.r.o. ze dne středa 15. února 2023

Další články od Canon CZ s.r.o.