logo Canon CZ s.r.o.

Neustálé papírování zpomaluje digitalizaci

Průzkum společnosti Canon se zaměřením na digitalizaci firemních procesů odhalil na reprezentativním vzorku sta českých firem spoustu bezpečnostních rizik spojených s tiskem, skenováním a uchováváním papírových dokumentů, které se často vůbec neřeší!

Průzkum, který probíhal telefonickým dotazováním (metodou CATI) v srpnu a září 2022 ve 100 českých firmách s 50 a více zaměstnanci odhalil závažné nedostatky v zabezpečení pracovních procesů. Více než polovina respondentů má např. možnost odnášet firemní dokumenty, jako jsou smlouvy a faktury, z kanceláře pryč.

Z manipulace s papírovými dokumenty, které navzdory digitalizaci nadále převažují, ale vyplývají i další rizika.

"I když roste počet firem, které si uvědomují, že díky digitalizaci ušetří peníze a čas svých zaměstnanců a mohou plnohodnotně zavést flexibilní způsob práce, dvě třetiny respondentů našeho průzkumu zároveň uvedly, že většina procesů v jejich firmě se stále ještě řeší na papíře," říká Eva Kučmášová, ředitelka komunikace společnosti Canon ve střední Evropě.

Papírový dokument se může ztratit, dostat do rukou nepovolaného zaměstnance, nebo dokonce uniknout mimo firmu. Tím hůře, že 53% zaměstnanců má podle průzkumu možnost tištěné dokumenty včetně smluv nebo faktur vynášet fyzicky mimo kancelář.

U 23% o tom musí vědět nadřízený, ale každý třetí dotázaný uvedl, že s papírovými dokumenty může dělat, co uzná za vhodné, a klidně je nosit i domů.

Pohodlná archivace do cloudu

S hromadou papírových dokumentů, které firmy produkují, je spojena otázka archivace. Z průzkumu vyplynulo, že Češi jsou staromódní a 77% z nich archivuje pracovní dokumenty v tištěné podobě v šanonu ve firmě. Celá pětina zároveň přiznává, že je takto ukládají na neurčitě dlouhou dobu, což znamená, že se o další život dokumentu nezajímá.

Mezi takto uloženými dokumenty se ale obtížně vyhledává a může s nimi kdekdo manipulovat. Pokud zaměstnanec nějaký citlivý dokument z firmy vynese a někde ho zapomene, je malá šance na to přijít a včas zakročit.

I takové problémy vyřeší uniFLOW Online - cloudové řešení pro správu tiskových výstupů, které firmám umožňuje produktivnější workflow dokumentů bez ohledu na to, kde se jejich zaměstnanci zrovna nacházejí.

"Jedním z klíčových kroků na cestě k vetší bezpečnosti je přenesení firemních dokumentů do cloudu. Třeba softwarové řešení uniFLOW Online od Canonu dokáže bezpečně roztřídit a uložit skeny do složek, kam mají přístup jen povolaní. Vedení firmy má úplný přehled o tom, jak je s dokumentem nakládáno, a může si být jisté, že nedošlo k jeho zneužití. Dokumenty se snadno naskenují do firemního úložiště a originály lze rovnou skartovat. Naopak dokumenty digitální není vůbec třeba tisknout - rovnou s nimi do cloudu. Ten je velmi silně zabezpečený a lze v něm snadno vyhledávat. V případě digitálního archivu z něj bez vědomí správce nic neunikne. A to nejlepší nakonec - do uniFLOW Online se díky kódu dostanou i lidé pracující z domova na stolní tiskárně, kterou mohou jinak bez omezení využívat všichni ostatní členové rodiny," říká Petr Hnilička, produktový specialista Canon CZ.

Článek Canon CZ s.r.o. ze dne čtvrtek 5. ledna 2023

Další články od Canon CZ s.r.o.

Udržitelná kancelář pohleden českých firem

Prodloužená záruka pro velkoformátové tiskárny řady Colorado M

Dokumentový skener Canon imageFORMULA DR-S250N

Velkoformátové tiskárny pro tisk CAD výkresů a plakátů

Texturované efekty a reliéfní nápisy na tiskárnách Arizona

Canon na veletrhu Reklama Polygraf Obaly 2023

Canon imagePROGRAF TC-20M - A1+ velkoformátová stolní tiskárna se skenerem A4

Nová řada UVgel tiskáren Canon Colorado M typu roll-to-roll

ImagePROGRAF TC-20 zajistí kvalitní velkoformátový tisk i v malé kanceláři

Inovace produkčních tiskáren série varioPRINT 140 QUARTZ

Digitalizace středoevropských kanceláří

Neustálé papírování zpomaluje digitalizaci

Nová řada produkčních tiskáren imagePRESS V1350 a V900

Plnění cílů udržitelného rozvoje vyžaduje zapojení velkých společností

Inovace udržitelných barevných Canon tiskáren řady i-SENSYS

Specializovaný skener pro snadné restaurování a digitalizaci fotografií

Canon na Expu v Dubaji představil své nápady a vize pro budoucnost

Canon imagePRESS V1000 rozšiřuje možnosti produkčního tisku

Profesionální tisková řešení pro interiérové dekorace a signmaking

Nová verze webové aplikace PosterArtist pro tisk plakátů

UV LED lakování ve spojení s tiskárnami řady varioPRINT iX

Roste zájem o digitalizaci firemního archivu a digitální podatelnu

Nové barevné A3 multifinkce Canon pro hybridní pracovní prostředí

PRISMAprepare Go přináší novou úroveň automatizace a profesionality produkčního tisku

Future Promotion Forum 2021 - platforma pro výměnu odborných informací o komunikaci se zákazníky

Instalace Canon varioPRINT iX na polygrafických trzích po celém světě

Arizona 135 GT - nová UV flatbed tiskárna

Certifikace Fogra59 pro inkoustovou produkční tiskárnu Canon ProStream 1800

Automatický odstraňovač sponek zrychluje digitalizaci dokumentů

Nová řada všestranných tiskáren Colorado 1630

O budoucnosti produkčního tisku na online Canon festivalu Make It

Automatizační moduly pro digitální barevné tiskárny řady imagePRESS C10010VP

Nová řada Canon ColorStream 8000 pro velkoobjemový produkční tisk

Digitální interiérový tisk UVgel Wallpaper Factory představuje převratné možnosti

imagePROGRAF TZ-30000 pro vysokorychlostní produkční tisk velkých objemů

Nová řada Canon imagePROGRAF TX pro rychlý tisk CAD výkresů a plakátů ve vysokém rozlišení

Multifunkce imageRUNNER ADVANCE DX C5800 - skutečné centrum pro bezproblémovou digitalizaci

Nová multifunkce Canon imagePRESS C170

Nové portfolio repasovaných multifunkcí Canon imageRUNNER ADVANCE

Multifunkce Canon pomáhají v neziskovkách

Nová řada imagePRESS C10010VP zvyšuje produktivitu vysokorychlostního archového tisku

Nová řada tiskáren Arizona 2300 s technologii Arizona FLOW

Pracujte z libovolného místa s podporou uniFLOW Online

Multifunke Canon s nativní podporou správy tisku Universal Print

Digitální tisk zakázkových tapet

První instalace produkčních tiskáren Canon varioPRINT iX

Nová řada inkoustových produkčních tiskáren Canon varioPRINT iX

Technologické trendy pro digitální kancelář 2020

Multifunkce imageRUNNER ADVANCE DX jako centrum digitální transformace firmy

IT útoky na dodavatelské řetězce a deepfake podvody