logo Canon CZ s.r.o.

Lehkomyslný centralizovaný firemní tisk přináší bezpečnostní rizika

Zaměstnanci poloviny českých firem stále tisknou na centrálním multifunkčním zařízení okamžitě po odeslání dokumentu, tedy bez ověření uživatele. Dalším úskalím je slabší úroveň zabezpečení přihlašování nebo možnost stahování dat na USB bez omezení.

Podle aktuálního průzkumu společnosti Canon celé tři čtvrtiny českých firem tisknou na centrálních multifunkčních zařízeních přístupných odevšud. To ještě samo o sobě bezpečnostním problémem být nemusí. Potíž ale nastává v případě, kdy před vytištěním dokumentu není požadováno ověření zaměstnance, nejčastěji přiložením čipu. A to je realita 64% českých kanceláří.

Uhlídat po zadání tisku, zda se dokument dostane pouze do pověřených rukou, může přitom být zvláště ve větších firmách problematické. 73% respondentů navíc uvedlo, že jejich firemní počítače jsou chráněny pouze jedním heslem.

"To nemusí být v době rozmachu tzv. internetu věcí (IoT), který propojuje fyzická zařízení včetně těch kancelářských a umožňuje jim vzájemně si vyměňovat data, zdaleka dostačující. Všichni jsme si uvykli na dvojí stupeň kontroly třeba u internetového bankovnictví, tak proč není standardem vyšší úroveň bezpečnosti i při manipulaci s firemními dokumenty, které mají často pro podnik nedozírnou hodnotu. Bezpečnostní prvky jako osobní autentifikace, šifrování dat, která se ukládají na HDD, či kódování tiskových úloh na trase pracovní stanice - server - tiskárna přitom dnešní tiskařská zařízení běžně nabízejí," říká Eva Kučmášová, vedoucí korporátní a marketingové komunikace společnosti Canon.

České firmy svou bezpečnost stále podceňují, o čemž kromě nedostatečně zabezpečeného centralizovaného tisku a přihlašování do počítače svědčí i další data z průzkumu společnosti Canon provedeného na reprezentativním vzorku 111 českých podniků. Například pouze jedna třetina respondentů omezuje pro svoje zaměstnance stahování dokumentů na přenosný USB disk.

O vlažném přístupu k bezpečnosti tiskových procesů v českých firmách hovoří i to, že celých 20% z nich nechává všechny své zaměstnance bez primární i sekundární identifikace přistupovat ke všem firemním dokumentům a zařízením.

Přitom současní výrobci kancelářské techniky se při vývoji bezpečnostních opatření čím dál více zaměřují právě na to, aby se citlivá data a dokumenty dostaly opravdu jen k těm, kteří je mohou číst.

Jde například o zabezpečovací softwarové řešení uniFLOW od společnosti Canon, které přímo na lokálním serveru nebo v cloudu pomocí řady funkcí minimalizuje riziko úniku citlivých dat včetně toho, že umožní přístup k firemní multifunkci právě pouze oprávněným zaměstnancům a šifruje data při přenosu informací sítěmi.

Software uniFLOW dokáže poskytnout přehled o obsahu všech dokumentů, které projdou zařízením - je tedy možnost prohledat i provedené kopie nebo odeslané faxy a v textu zachytit klíčová slova, která si firma dopředu vytipuje a nastaví.

Z výsledků průzkumu překvapí i to, že pětina dotázaných využívá při tisku klíčových dokumentů externí dodavatele, třeba veřejná copy centra. U těchto institucí pak firmy často hledají pomoc i v případě náročnějších tiskových úloh, na něž nejsou technologicky vybaveny.

Bezpečnost firemních procesů je při tomto postupu opět diskutabilní. Zaměstnanec si zkrátka jakýkoliv dokument stáhne na jakýkoliv USB disk a nechá jej napospas cizím lidem ve veřejném copy centru.

Pikantností, která už jen dokresluje nedokonalou bezpečnostní kulturu při nakládaní s tiskem v českých kancelářích, je i to, že rovných 25% respondentů nachází pravidelně u firemní tiskárny dokumenty, které někdo vytisknul omylem, nebo na ně dokonce zapomněl.

Firemní mobil jako otevřená brána

Nedostatečnou úroveň zabezpečení citlivých firemních dat ale najdeme i v jiných oblastech. Z průzkumu Canon je jasné, že to platí i pro užívání firemních mobilních telefonů, které jsou přitom dnes již často bránou k většině firemní komunikace a uložištím.

Jen u 56% firem oslovených v průzkumu společnosti Canon je od zaměstnavatele nastavená vyšší úroveň zabezpečení odemknutí u mobilních telefonů.

Naopak třetina zaměstnavatelů znemožňuje pracovníkům, aby si do firemního mobilu nainstalovali některou z dostupných aplikací. To je z hlediska bezpečnosti možná v pořádku, na druhou stranu to však může celkem podstatně omezovat zaměstnancův pracovní život.

Omezení užívání aplikací v pracovních chytrých telefonech ovlivňuje i mobilní tisk. Bez aplikace si dokument rychle a pohodlně ze svého mobilu nevytisknete, což je realita 77% českých firem oslovených v průzkumu společnosti Canon.

Článek Canon CZ s.r.o. ze dne pondělí 25. listopadu 2019

Další články od Canon CZ s.r.o.

Canon slaví úspěch s novými modely řady varioPRINT 6000 TITAN

Udržitelná kancelář pohleden českých firem

Prodloužená záruka pro velkoformátové tiskárny řady Colorado M

Dokumentový skener Canon imageFORMULA DR-S250N

Velkoformátové tiskárny pro tisk CAD výkresů a plakátů

Texturované efekty a reliéfní nápisy na tiskárnách Arizona

Canon na veletrhu Reklama Polygraf Obaly 2023

Canon imagePROGRAF TC-20M - A1+ velkoformátová stolní tiskárna se skenerem A4

Nová řada UVgel tiskáren Canon Colorado M typu roll-to-roll

ImagePROGRAF TC-20 zajistí kvalitní velkoformátový tisk i v malé kanceláři

Inovace produkčních tiskáren série varioPRINT 140 QUARTZ

Digitalizace středoevropských kanceláří

Neustálé papírování zpomaluje digitalizaci

Nová řada produkčních tiskáren imagePRESS V1350 a V900

Plnění cílů udržitelného rozvoje vyžaduje zapojení velkých společností

Inovace udržitelných barevných Canon tiskáren řady i-SENSYS

Specializovaný skener pro snadné restaurování a digitalizaci fotografií

Canon na Expu v Dubaji představil své nápady a vize pro budoucnost

Canon imagePRESS V1000 rozšiřuje možnosti produkčního tisku

Profesionální tisková řešení pro interiérové dekorace a signmaking

Nová verze webové aplikace PosterArtist pro tisk plakátů

UV LED lakování ve spojení s tiskárnami řady varioPRINT iX

Roste zájem o digitalizaci firemního archivu a digitální podatelnu

Nové barevné A3 multifinkce Canon pro hybridní pracovní prostředí

PRISMAprepare Go přináší novou úroveň automatizace a profesionality produkčního tisku

Future Promotion Forum 2021 - platforma pro výměnu odborných informací o komunikaci se zákazníky

Instalace Canon varioPRINT iX na polygrafických trzích po celém světě

Arizona 135 GT - nová UV flatbed tiskárna

Certifikace Fogra59 pro inkoustovou produkční tiskárnu Canon ProStream 1800

Automatický odstraňovač sponek zrychluje digitalizaci dokumentů

Nová řada všestranných tiskáren Colorado 1630

O budoucnosti produkčního tisku na online Canon festivalu Make It

Automatizační moduly pro digitální barevné tiskárny řady imagePRESS C10010VP

Nová řada Canon ColorStream 8000 pro velkoobjemový produkční tisk

Digitální interiérový tisk UVgel Wallpaper Factory představuje převratné možnosti

imagePROGRAF TZ-30000 pro vysokorychlostní produkční tisk velkých objemů

Nová řada Canon imagePROGRAF TX pro rychlý tisk CAD výkresů a plakátů ve vysokém rozlišení

Multifunkce imageRUNNER ADVANCE DX C5800 - skutečné centrum pro bezproblémovou digitalizaci

Nová multifunkce Canon imagePRESS C170

Nové portfolio repasovaných multifunkcí Canon imageRUNNER ADVANCE

Multifunkce Canon pomáhají v neziskovkách

Nová řada imagePRESS C10010VP zvyšuje produktivitu vysokorychlostního archového tisku

Nová řada tiskáren Arizona 2300 s technologii Arizona FLOW

Pracujte z libovolného místa s podporou uniFLOW Online

Multifunke Canon s nativní podporou správy tisku Universal Print

Digitální tisk zakázkových tapet

První instalace produkčních tiskáren Canon varioPRINT iX

Nová řada inkoustových produkčních tiskáren Canon varioPRINT iX

Technologické trendy pro digitální kancelář 2020

Multifunkce imageRUNNER ADVANCE DX jako centrum digitální transformace firmy