logo

Vyvarujte se chyb v e-mailové komunikaci

Pracovní e-mailová komunikace je v dnešní době natolik samozřejmá, že o ní řada lidí přestala přemýšlet. Důsledkem je běžné nedodržování korespondenční etikety a řada přestupků proti zdvořilosti, které nedělají dobré jméno pisateli ani firmě, v níž pracuje.

Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas, proto nabízí několik praktických doporučení a pravidel, které je třeba mít při práci s poštovním klientem na paměti.

Používejte správný typ písma

Při psaní e-mailů dbejte na standardizovaný typ písma, v pracovním písemném styku se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri s velikostí písma 10 - 12. Styl oficiální komunikace je součástí korporátní identity, která má být ucelená. Nezapomínejte na to, že e-mailová pošta je vaší vizitkou. Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti.

Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku.Nikoli: Dobrý den, pane Novák.

Uvádějte vždy předmět zprávy

E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace.

Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu. Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše pošta bude obsahovat více než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon.

Pozor na emoce a sarkasmus

Lidé leckdy používají e-mail jako prostředek k řešení různých vnitropodnikových sporů. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už jde o kolegu nebo nadřízeného. V každém případě je nevhodné vést korespondenci pod vlivem negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii.

Osobně si můžete připadat chytří nebo zajímaví, ale adresát vašeho sdělení nemusí váš vtip stejným způsobem rozkódovat. Riskujete tak vznik nedorozumění.

Emotikony používejte s citem

Vyvarujte se rovněž familiérního stylu zpráv. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v mailu emotikony, nepůsobí to profesionálně. Zvláště pak v případě, napíšete-li „smajlíka“ do prvního mailu osobě, která zaujímá nadřízenou pracovní pozici.

Lepší je počkat, až mezi adresátem a příjemcem povolí ledy, lépe se poznají a komunikace získá neformálnější tón, který vzejde "z druhé strany". . Za těchto okolností můžete zkusit emotikonu použít.

Při hromadné korespondenci odpovídejte všem

V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce "odpovědět všem". Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán. Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu "ano / ne", která není pro ostatní účastníky důležitá, neuvádějte zbytek korespondentů do kopie. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.

Kdy používat při hromadné korespondenci slepou kopii

Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni adresáti, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.

Nesposílejte nadměrně velké přílohy

Poměrně velkým úskalím při e-mailové komunikaci bývá velikost přiložených souborů, která by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některu z verzí internetových úložišť, které poskytují stránky jako Uschovna.cz či Leteckaposta.cz. Další možností je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR, jejich velikost bude znatelně menší.

Nespoléhejte na funkci kontrola pravopisu

Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu. Tato pomůcka vás nemusí pokaždé upozornit například na slova, která jsou si na zběžný pohled podobná, ale ve skutečnosti mají v e-mailu chybný tvar.

V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jste původně zamýšleli napsat "z prava". Kontrola pravopisu navíc nemá v databázi všechny výrazy, když tudíž dané slovo „nerozpozná“, opraví jej na nejbližší podobný termín. Významem se však už nezabývá.

Další články k tématům - email - server - Uschovna - Jan Dvořák

Článek ze dne 27. ledna 2012 - pátek

Další články od GOPAS, a.s.

Jak na výběr kurzu počítačové grafiky

JavaDays 2022 - hybridní konference

Aktuální trendy v IT vzdělávání

GOPAS slaví 30 let na trhu IT vzdělávání

Zajímavá témata konference HackerFest 2022

Investice do IT vzdělávání jsou sázkou na jistotu

Praktiky hackingu dnešní doby na konferenci HackerFest 2022

Nový studijní portál pro přípravu na zkoušky Microsoft Fundamentals

IT Security a Hacking konference HackerFest 2022

Umělé inteligenci se v Česku daří

Technologické novinky na IT konferenci TechEd 2022

TechEd 2022 IT hybridní konference

Válka na Ukrajině vyexponovala hrozby kybernetické bezpečnosti

Datová analýza firemních dat hlavním tématem Power BI Day konference

Změny v kurzech Microsoftu

JSDays 2022 - první letošní odborná konference Gopasu

Hybridní režim odborných konferencí GOPAS

JSDays 2022 - online konference pro JavaScript vývojáře

Spyware - vykrádání uživatelského prostředí správců - webinář

JavaDays 2021 ONLINE - největší česká konference zaměřená na Java platformu

Java kraluje vývoji podnikových i mobilních aplikací

JavaDays 2021 ONLINE konference

Co čekat od Windows 11 v podnikovém prostředí

Správa cloudu a zranitelnost webových aplikací na HackerFest 2021

Jak se bránit hackingu

HackerFest 2021 konference

Aktuální metody hackerů v kyberprostoru

Hackeři a obránci společně za bezpečnější kyberprostor

Bezpečnostní rizika home office

Manažerská konference ManDayIT

Dobře zvládnutá firemní IT infrastruktura je v současnosti podmínkou úspěchu

Přihlašovací údaje jsou stále v popředí zájmu hackerů

Jaké jsou aktuální požadavky na firemní IT prostředí?

TechEd 2021 ONLINE konference

Power BI Day ONLINE konference

Python Day 2021 konference

Konference Python Day 2021 ONLINE

Konference JavaScript Days

JavaScript Days 2021 - dvoudenní online konference pro JavaScript vývojáře

Návrat zaměstnanců z home office bude často i s hacknutým zařízením

IT vzdělávání 2021 - jak to vidí v Gopasu

Práce z domova zvyšuje riziko ztráty firemních dat

Sada zranitelností Ripple 20 ohrožuje koncová zařízení

Frekvence kybernetických útoků na koncové uživatele roste

Zranitelná místa chytrých budov z pohledu hackera

JavaDays 2020 online

Vše o DevOps pro váš byznys v dnešním rychlém světě

Ransomware je stále oblíbenějším nástrojem počítačové kriminality

Připojení k veřejné WiFi je z hlediska kyberbezpečnosti riskantní

Microsoft ocenění pro LLPA asociaci vzdělávacích firem

Nabídka zaměstnání