Technické potíže provázejí tři ze čtyř hybridních schůzek

Výsledky průzkumu společnosti Jabra mezi více než 2300 pracovníky v sedmi zemích ukazují, že technické vybavení zasedacích místností má přímou souvislost s tím, jak lidé porady prožívají a zda se do nich mohou zapojit. Přibližně polovina lidí připojených na dálku se navíc cítí přehlížená, přerušovaná nebo vynechaná z diskuse.

Průzkum Cost of Bad Meetings se zaměřil na průběh pracovních schůzek, fungování technologií a dopady na spolupráci. Hybridní porady, při nichž část účastníků sedí společně v místnosti a ostatní se připojují vzdáleně, podle něj stále narážejí na základní problémy se zvukem a obrazem. Zdržení se přitom může opakovat během celé schůzky, kdy lidé žádají o zopakování věty nebo řeší, proč ostatní nevidí a neslyší.

U porady s několika účastníky se každá ztracená minuta násobí počtem lidí, kteří čekají, až se problém vyřeší. Firmy by proto měly při vybavování zasedaček sledovat především to, zda se schůzka snadno spustí a jestli všichni dobře slyší, vidí a mohou sdílet obsah. Právě tyto základní věci rozhodují o každodenní použitelnosti techniky.

Kolega na dálku potřebuje slyšet celou místnost

Při hybridní schůzce nestačí přenášet hlas člověka, který sedí nejblíže mikrofonu. Do diskuse vstupují lidé z různých míst u stolu, otáčejí se k sobě a reagují na prezentaci. Vzdálený účastník potřebuje zachytit i tyto příspěvky, aby mohl sledovat průběh debaty a včas se do ní zapojit.

Podle průzkumu přibližně polovina vzdálených účastníků zažívá pocit, že se na ně zapomíná, ostatní je přerušují nebo je vynechávají z diskuse. Technické vybavení tak ovlivňuje také podmínky, za kterých mohou jednotliví členové týmu přispívat.

Pokud kolega na dálku slyší jen část rozhovoru, obtížně pozná, kdy má reagovat. Než požádá o zopakování, debata už může pokračovat jiným směrem. Při návrhu zasedací místnosti je proto potřeba řešit pokrytí mikrofony, akustiku i záběr kamery tak, aby připojení lidé mohli sledovat všechny účastníky u stolu.

Porada může skončit, nejasnosti zůstávají

Nedostatky schůzek se podle průzkumu promítají i do práce po jejich skončení. Téměř šest z deseti porad vyžaduje následné rozhovory nebo další práci k vyjasnění rozhodnutí a příštích kroků. Jabra tento jev označuje jako "meeting debt", tedy dluh vznikající z neuzavřených nebo nejasných výstupů schůzek.

Výsledek porady samozřejmě závisí také na jejím vedení, připravenosti účastníků a srozumitelném rozdělení úkolů. Technické potíže však mohou situaci dále komplikovat. Pokud někdo část diskuse neslyšel nebo nemohl průběžně klást otázky, musí si chybějící informace doplnit později.

AI zápis potřebuje kvalitní zvuk

Firmy stále častěji zkoušejí automatické přepisy a shrnutí schůzek. Podle výzkumu již nástroje AI tohoto typu vyzkoušelo 75 % pracovníků, pravidelně je však používá méně než třetina. Jabra upozorňuje, že nekvalitní zvuk a nejasný průběh rozhovoru omezují využitelnost automaticky vytvořených výstupů.

"Kvalitní zvuk je důležitý také pro automatický zápis. Pokud mikrofon nezachytí část věty nebo se několik lidí překřikuje, může v přepisu chybět podstatná informace. Zavádění AI nástrojů by proto mělo jít společně s kontrolou toho, jak místnost skutečně funguje při běžné poradě. Pro firmy je užitečné vyzkoušet zasedačku z pohledu vzdáleného účastníka. Při takové kontrole lze ověřit slyšitelnost ze všech míst u stolu, čitelnost sdílené prezentace i to, zda kamera zachytí každého, kdo mluví. Stejně důležité je jednoduché ovládání, které umožní zaměstnancům zahájit schůzku bez pomoci IT," říká Michal Černý, specialista na prezentační techniku společnosti AUDIOPRO.

Článek AUDIOPRO s.r.o. ze dne pátek 16. října 2026

Další články od AUDIOPRO s.r.o.