Word, Excel a Outlook - nejčastější chyby práce uživatelů

Mnoho uživatelů při práci se sběrem a analýzou dat, e-mailem a editací dokumentů opakuje stále stejné začátečnické chyby. Co dělá největší problém? Počítačové škola Gopas shrnuje své zkušenosti a doporučení pro základní kancelářské aplikace Microsoft Office.

Práce s textem je opravdu jednoduchá, pokud si osvojíte několik základních zásad. Přitom se stále potkáváme s dokumenty, jejichž autoři neumějí používat formátování písma, pracovat s Enterem a tabulátorem, nedokáží správně číst v netisknutelných znacích, využívat poznámky a režim korektur, nemluvě o využití automatických funkcí, například kontroly pravopisu.

Kromě již jmenovaných chyb je častým problémem to, že si lidé neumějí poradit s úpravou formátu při vkládání textů z jiných zdrojů, nevědí, jak vložit hypertextový odkaz, když se jim ručně psaná adresa neaktivuje automaticky, využívají nesprávné znaky pro palce, stupně, uvozovky aj.

Kamenem úrazu je tvorba obsahů a rejstříků, práce s tabulkami, ale také vkládání dat z jiných programů - grafů a tabulek, snímků z prezentací, či nepřiměřeně velkých fotografií.

Tabulkový kalkulátor typu Excel je nástroj, v jehož zvládnutí lidé nejvíce přeceňují. Stále platí, že čtyři pětiny lidí si myslí, že jej na slušné úrovni ovládají, v reálném testu základních uživatelských znalostí pak uspěje jen pětina. Co dělá největší problémy?

Pokud opomeneme extrémy, kdy lidé místo zadání vzorce počítají raději na kalkulačce a výsledky přepisují do tabulky, častým kamenem úrazu je z těch základních záležitostí používání správného formátu buňky, vytvoření vhodného typu grafu a jeho úpravy, práce s daty a časem a efektivní pohyb po tabulce.

Oblíbeným strašákem je také tvorba kontingenčních tabulek a tvorba vnořených funkcí.

Komunikace se mění, e-maily jsou v pracovní komunikaci ale stále nejpoužívanější. Zde lidé nejčastěji chybují v tom, že nectí pravidla účelné komunikace - zapomínají, že by předmět zprávy měl vystihovat její obsah, při odpovědích nezahrnují do komunikace všechny potřebné adresáty, při hromadném odesílání e-mailů nedávají adresy do skryté kopie.

V e-mailech se mnozí potýkají stejně jako v textových dokumentech s formátováním, neuhlídají různé typy a velikosti písma. S barvami pozor - pokud chceme něco opravdu zvýraznit, můžeme to vyznačit barevně, ale červená je v mailech vnímaná jako alternativa zvýšeného tónu hlasu.

To není vhodný typ sdělení pro komunikaci se šéfem či klientem. Podobnou neplechu můžou udělat i vykřičníky evokující důležitost e-mailu.

A v neposlední řadě, ani v době rychlého připojení adresáta nepotěší neadekvátně velká příloha.

Článek GOPAS, a.s. ze dne čtvrtek 5. března 2020

Další články od GOPAS, a.s.