logo

Word, Excel a Outlook - nejčastější chyby práce uživatelů

Mnoho uživatelů při práci se sběrem a analýzou dat, e-mailem a editací dokumentů opakuje stále stejné začátečnické chyby. Co dělá největší problém? Počítačové škola Gopas shrnuje své zkušenosti a doporučení pro základní kancelářské aplikace Microsoft Office.

Práce s textem je opravdu jednoduchá, pokud si osvojíte několik základních zásad. Přitom se stále potkáváme s dokumenty, jejichž autoři neumějí používat formátování písma, pracovat s Enterem a tabulátorem, nedokáží správně číst v netisknutelných znacích, využívat poznámky a režim korektur, nemluvě o využití automatických funkcí, například kontroly pravopisu.

Kromě již jmenovaných chyb je častým problémem to, že si lidé neumějí poradit s úpravou formátu při vkládání textů z jiných zdrojů, nevědí, jak vložit hypertextový odkaz, když se jim ručně psaná adresa neaktivuje automaticky, využívají nesprávné znaky pro palce, stupně, uvozovky aj.

Kamenem úrazu je tvorba obsahů a rejstříků, práce s tabulkami, ale také vkládání dat z jiných programů - grafů a tabulek, snímků z prezentací, či nepřiměřeně velkých fotografií.

Tabulkový kalkulátor typu Excel je nástroj, v jehož zvládnutí lidé nejvíce přeceňují. Stále platí, že čtyři pětiny lidí si myslí, že jej na slušné úrovni ovládají, v reálném testu základních uživatelských znalostí pak uspěje jen pětina. Co dělá největší problémy?

Pokud opomeneme extrémy, kdy lidé místo zadání vzorce počítají raději na kalkulačce a výsledky přepisují do tabulky, častým kamenem úrazu je z těch základních záležitostí používání správného formátu buňky, vytvoření vhodného typu grafu a jeho úpravy, práce s daty a časem a efektivní pohyb po tabulce.

Oblíbeným strašákem je také tvorba kontingenčních tabulek a tvorba vnořených funkcí.

Komunikace se mění, e-maily jsou v pracovní komunikaci ale stále nejpoužívanější. Zde lidé nejčastěji chybují v tom, že nectí pravidla účelné komunikace - zapomínají, že by předmět zprávy měl vystihovat její obsah, při odpovědích nezahrnují do komunikace všechny potřebné adresáty, při hromadném odesílání e-mailů nedávají adresy do skryté kopie.

V e-mailech se mnozí potýkají stejně jako v textových dokumentech s formátováním, neuhlídají různé typy a velikosti písma. S barvami pozor - pokud chceme něco opravdu zvýraznit, můžeme to vyznačit barevně, ale červená je v mailech vnímaná jako alternativa zvýšeného tónu hlasu.

To není vhodný typ sdělení pro komunikaci se šéfem či klientem. Podobnou neplechu můžou udělat i vykřičníky evokující důležitost e-mailu.

A v neposlední řadě, ani v době rychlého připojení adresáta nepotěší neadekvátně velká příloha.

Další články k tématům - dokumenty - email - Excel - Office - Outlook - tabulky - text - Word

Článek ze dne 5. března 2020 - čtvrtek

Další články od GOPAS, a.s.

Umělé inteligenci se v Česku daří

Technologické novinky na IT konferenci TechEd 2022

TechEd 2022 IT hybridní konference

Válka na Ukrajině vyexponovala hrozby kybernetické bezpečnosti

Datová analýza firemních dat hlavním tématem Power BI Day konference

Změny v kurzech Microsoftu

JSDays 2022 - první letošní odborná konference Gopasu

Hybridní režim odborných konferencí GOPAS

JSDays 2022 - online konference pro JavaScript vývojáře

Spyware - vykrádání uživatelského prostředí správců - webinář

JavaDays 2021 ONLINE - největší česká konference zaměřená na Java platformu

Java kraluje vývoji podnikových i mobilních aplikací

JavaDays 2021 ONLINE konference

Co čekat od Windows 11 v podnikovém prostředí

Správa cloudu a zranitelnost webových aplikací na HackerFest 2021

Jak se bránit hackingu

HackerFest 2021 konference

Aktuální metody hackerů v kyberprostoru

Hackeři a obránci společně za bezpečnější kyberprostor

Bezpečnostní rizika home office

Manažerská konference ManDayIT

Dobře zvládnutá firemní IT infrastruktura je v současnosti podmínkou úspěchu

Přihlašovací údaje jsou stále v popředí zájmu hackerů

Jaké jsou aktuální požadavky na firemní IT prostředí?

TechEd 2021 ONLINE konference

Power BI Day ONLINE konference

Python Day 2021 konference

Konference Python Day 2021 ONLINE

Konference JavaScript Days

JavaScript Days 2021 - dvoudenní online konference pro JavaScript vývojáře

Návrat zaměstnanců z home office bude často i s hacknutým zařízením

IT vzdělávání 2021 - jak to vidí v Gopasu

Práce z domova zvyšuje riziko ztráty firemních dat

Sada zranitelností Ripple 20 ohrožuje koncová zařízení

Frekvence kybernetických útoků na koncové uživatele roste

Zranitelná místa chytrých budov z pohledu hackera

JavaDays 2020 online

Vše o DevOps pro váš byznys v dnešním rychlém světě

Ransomware je stále oblíbenějším nástrojem počítačové kriminality

Připojení k veřejné WiFi je z hlediska kyberbezpečnosti riskantní

Microsoft ocenění pro LLPA asociaci vzdělávacích firem

HackerFest 2020 konference proběhne online

Zajištění bezpečnosti firemního IT v době koronavirové krize

Konference TechEd ONLINE 2020 proběhne na YouTube

Jak na efektivní práci z home office

Word, Excel a Outlook - nejčastější chyby práce uživatelů

Zuzana Čiháková vede marketing Počítačové školy Gopas

Jak na dobrou prezentaci

Nezabezpečený mobil je jako časovaná bomba

IoT jako brána počítačových útoků na firemní infrastrukturu

Nabídka zaměstnání