Pracovní schůzky s podporou umělé inteligence

Interní firemní nebo týmové porady bývají občas zdlouhavé a neefektivní. Do práce a průběhu porad lze dnes již jednoduše zapojit nástroje s umělou inteligencí, která může pomáhat s jejich efektivním plánování a vyhodnocováním - a to jak u schůzek, které probíhají online, tak i u těch s hybridní formou či fyzicky.

"Zatímco v případě online nebo hybridní schůzky je nástroj umělé inteligence k použití přímo v rámci videokonference, při fyzickém setkání v kanceláři lze AI zapojit pomocí nahrávání porady. Chytré kamery, nástroje pro rozpoznávání a analýzu hlasu a AI aplikace identifikují jednotlivé účastníky v rámci místnosti a poskytují jim zpětnou vazbu, podporu a doporučení pro zlepšení komunikace, prezentace a spolupráce. Také vyhodnocení schůzky či porady může být obtížné a časově náročné, pokud je třeba shromáždit, analyzovat a využít zpětnou vazbu, data a poznatky z meetingů - i tuto práci může AI pomoci usnadnit. Posbírá a zpracuje zadaná data, vyhodnotí je a shrne dle potřeby. Vytvoří zápis, výsledky dokáže nabídnout i formou vizualizace a pokud budete chtít navrhne i možná zlepšení do budoucna," říká Michal Černý, specialista na prezentační techniku společnosti AUDIOPRO.

Plánování a organizace meetingů

Umělá inteligence pomůže už na začátku, a to při plánování interní schůzky či porady. Někdy to může být šichta sladit termíny, preference a dostupnost více účastníků. AI dokáže usnadnit tento proces tím, že sladí kalendáře, e-maily a chaty a pomůže k automatickému zjištění a navržení optimálního času a místa pro schůzku. Dokáže také použít historická data a analýzu chování k předpovězení vhodné délky schůzky.

V průběhu meetingu se může stát, že některý z účastníků vypadne z online diskuze kvůli nekvalitnímu připojení k internetu a ostatní si toho ani nevšimnou, neporozumí komunikaci kvůli jazykové bariéře nebo se z nějakého důvodu nezapojí aktivně.

I v tomto umí umělá inteligence pomoci. Dokáže sledovat kvalitu připojení a v případě problému jej nahlásí či vyřeší, vytvoří překlad, transkripci a případně i titulky tak, aby byla diskuze pro všechny srozumitelná.

A v neposlední řadě sleduje a hodnotí zapojení účastníků a navrhuje, jak případně zvýšit úroveň zapojení.

Shrnutí a hodnocení meetingů

Shrnutí s podporou AI může být užitečné i pro ty, kdo se schůzky nemohli zúčastnit a díky němu pak mají přehled o probíraných tématech a posunech v jednotlivých projektech.

Je samozřejmě užitečné i pro ty, kdo se zúčastnili, protože se mohou k věci vrátit případně si na záznamu jednání celou věc následně osvěžit a znovu projít.

Vyšší efektivita meetingů

Umělá inteligence, když je vhodným způsobem používána při plánování, organizaci, průběhu i při zpětném zhodnocení pracovních schůzek, může velmi pomoci.

Chytré technologie a nástroje šetří čas, myslí na termíny a automaticky provádí úkoly, které by člověku jinak zabraly hodiny práce. Zaměstnanci se pak nemusí zdržovat sledováním detailů, ale mohou se věnovat práci, ve které jsou nenahraditelní.

Je potřeba se připravit

Zaměstnanci musí být schopni se rychle přizpůsobovat technologickému pokroku a využívat nové nástroje a technologie. Umělá inteligence je při vhodném využití silným nástrojem, který může pomoci zvýšit efektivitu a produktivitu meetingů. AI může pomoci s celým procesem a zároveň zlepšit kvalitu, výsledky a spokojenost účastníků.

Umělá inteligence však není zázračným řešením, které by nahradilo lidský faktor, ale spíše doplňkem, který by ho podpořil a vylepšil.

Proto je důležité používat AI s rozumem, odpovědností a etikou, a neustále sledovat a hodnotit její dopady a přínosy.

Článek AUDIOPRO s.r.o. ze dne úterý 23. ledna 2024

Další články od AUDIOPRO s.r.o.