logo Digital Resources a.s.

Jednoduchá správa firemního obsahu s M-Files

M-Files zpřehlední práci s firemními dokumenty a jejich rychlé vyhledávání šetří spoustu času. Přechod na tento DMS systém správy dokumentů je snadný a vlastní užívání velmi intuitivní díky příjemnému uživatelskému rozhraní.

M-Files pomáhají uchovávat veškerý obsah v bezpečném centrálním úložišti, které je přístupné z jakéhokoliv zařízení, jako je klasický počítač, notebook, tablet nebo mobilní telefon.

Všechny takto uložené firemní dokumenty jsou tříděny na základě toho, čím jsou, místo toho, kde jsou uloženy. Nemusíte si tedy nikdy pamatovat, kde je obsah uložen nebo která jeho verze je ta správná.

Přidávání dokumentů do M-Files je jednoduché, protože jsou integrovány s vaším aktuálním prostředím. Například fakturu, kterou jste právě obdrželi e-mailem můžete do M-Files uložit přímo z Microsoft Outlooku.

Jakoukoliv přílohu můžete otevřít v Microsoft Office a bezproblémově ji uložit přímo do M-Files, jako kdybyste ji ukládali normálně do počítače. Pak už stačí jen přidat základní informace týkající se dokumentu. A pak už jen kliknete na tlačítko Vytvořit.

Manuální řízení firemních procesů, jako je schvalování faktur, je vyčerpávající a časově náročné. M-Files automatizují schvalovací procesy, jakmile je faktura uložena do systému. Manažer odpovědný za schvalování faktur okamžitě vidí, že existuje nová faktura čekající na schválení. Faktura může být zobrazena dokonce i na mobilním zařízení.

Následné vyhledání této faktury je rychlé a snadné. Vzhledem k tomu, že obsah je uspořádán na základě toho, čím je, klíčová slova jako název společnosti a faktura jsou vše, co k vyhledání potřebujete.

Snadno můžete také vytvářet dynamické náhledy, které nabídnou osobní virtuální složky a tak organizují informace automaticky. Příkladem mohou být faktury tříděné podle data, čekající na schválení nebo faktury, které již byly schváleny.

V M-Files máte jistotu aktuální verze každého dokumentu. Dokument, který si chcete upravit, si jednoduše rezervujete. To chrání jeho obsah před externími změnami v průběhu vaší práce. Jakmile úpravy ukončíte, publikujete dokument zpět do systému. Prohlížení historie provedených změn nebo návrat k předchozí verzi jsou také snadné.

M-Files umožňují rychlé sdílení obsahu, aniž by bylo třeba cokoliv hledat. Jednoduše klikněte pravým tlačítkem myši k odeslání dokumentu e-mailem nebo můžete sdílet veřejný odkaz na vybraný dokument s někým mimo vaši společnost.

Automatická oprávnění zajišťují, že každý ve vaší společnosti má v M-Files povolen přístup k souborům a informacím, které potřebuje, dle své role ve firmě. Takže přistupovat ke konkrétním dokumentům, mohou pouze ti, kteří je opravdu potřebují.

Oprávnění jsou nastavována automaticky a dynamicky, a to i v případě, že dochází ke změnám v organizační struktuře.

DMS (Document Management System) systém M-Files může být nasazen on-premises, v cloudu nebo oběma způsoby pomocí hybridního nasazení.

Článek Digital Resources a.s. ze dne pondělí 21. května 2018

Další články od Digital Resources a.s.

Jak na informační chaos - ICT snídaně

Automatizace pomocí workflow - infografika

Automatizace a digitalizace od dokumentů až po procesy - webinář

Digitalizace a bezpapírová kancelář - ICT snídaně

Řízení a plánování servisu - webinář

Bezpečné sdílení dokumentů a spolupráce - webinář

Contract Management - webinář

M-Files Hubshare poskytuje bezpečný pracovní prostor pro spolupráci a správu dokumentů

Snadná správa dokumentů bez implementace - webinář

Inovace v oblasti správy firemních dokumentů a informací - ICT snídaně

Integrace M-Files a ERP HELIOS iNuvio - případová studie

Logistický sklad v HELIOS iNuvio - webinář

Spolupráce při tvorbě obsahu - infografika

Dodržování směrnic, compliance, QMS - ICT snídaně

Výhody digitalizace firemních dokumentů

Hlasy zákazníků řadí M-Files mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise

Řízení obchodních aktivit odkudkoliv - webinář

Jak nahradit oběh papírových dokumentů - webinář

Bezpečnost informací a compliance - infografika

Ocenění Pozoruhodný produkt 2023 pro DMS-IN.CLOUD

Využití ERP HELIOS iNuvio - ICT snídaně

Podnikové informační systémy a IT služby Digital Resources

Řízení a plánování servisu - webinář

Efektivní procesování faktur - webinář

M-Files a DOCU-X OCR ve společnosti PETROF - případová studie

Jak eliminovat informační chaos ve firmě - ICT snídaně

Jak zefektivnit práci advokátní kanceláře - webinář

Document Management ve farmaceutických firmách - webinář

Orchestrace podnikových systémů ve společnosti PETROF

Správa informací bez starostí - webinář

Nové video představuje inovativní správu dokumentů a informací s M-Files

Řízení firemních procesů - ICT snídaně

Automatizace a digitalizace HR oddělení - webinář

Modernizace pokladního systému pomocí HELIOS iNuvio

Efektivní řízení vzdálených týmů - webinář

Firmám často chybí automatizované workflow v nástrojích pro řízení obchodních aktivit

Tým M-Files v Digital Resources patří do Global Top 10

Správa firemního obsahu - webinář

Školení zaměstnanců - webinář

Audity a nápravná a preventivní opatření - webinář

Řízená správa dokumentů - webinář

Série webinářů z oblasti QMS

Efektivní řízení obchodních aktivit - webinář

Inovace v oblasti správy dokumentů a informací - ICT snídaně

Přejděte na nový ERP systém HELIOS iNuvio - ICT snídaně

Video s praktickou ukázkou řízení servisu pomocí řešení Intuo Servis

Jak odstranit potíže s informačním chaosem ve firmě - ICT snídaně

Řízení firemních procesů odkudkoliv - webinář

Jak na efektivní správu firemních dokumentů a informací

Najděte si své ideální řešení pro správu firemních dokumentů