logo

Jednoduchá správa firemního obsahu s M-Files

M-Files zpřehlední práci s firemními dokumenty a jejich rychlé vyhledávání šetří spoustu času. Přechod na tento DMS systém správy dokumentů je snadný a vlastní užívání velmi intuitivní díky příjemnému uživatelskému rozhraní.

M-Files pomáhají uchovávat veškerý obsah v bezpečném centrálním úložišti, které je přístupné z jakéhokoliv zařízení, jako je klasický počítač, notebook, tablet nebo mobilní telefon.

Všechny takto uložené firemní dokumenty jsou tříděny na základě toho, čím jsou, místo toho, kde jsou uloženy. Nemusíte si tedy nikdy pamatovat, kde je obsah uložen nebo která jeho verze je ta správná.

Přidávání dokumentů do M-Files je jednoduché, protože jsou integrovány s vaším aktuálním prostředím. Například fakturu, kterou jste právě obdrželi e-mailem můžete do M-Files uložit přímo z Microsoft Outlooku.

Jakoukoliv přílohu můžete otevřít v Microsoft Office a bezproblémově ji uložit přímo do M-Files, jako kdybyste ji ukládali normálně do počítače. Pak už stačí jen přidat základní informace týkající se dokumentu. A pak už jen kliknete na tlačítko Vytvořit.

Manuální řízení firemních procesů, jako je schvalování faktur, je vyčerpávající a časově náročné. M-Files automatizují schvalovací procesy, jakmile je faktura uložena do systému. Manažer odpovědný za schvalování faktur okamžitě vidí, že existuje nová faktura čekající na schválení. Faktura může být zobrazena dokonce i na mobilním zařízení.

Následné vyhledání této faktury je rychlé a snadné. Vzhledem k tomu, že obsah je uspořádán na základě toho, čím je, klíčová slova jako název společnosti a faktura jsou vše, co k vyhledání potřebujete.

Snadno můžete také vytvářet dynamické náhledy, které nabídnou osobní virtuální složky a tak organizují informace automaticky. Příkladem mohou být faktury tříděné podle data, čekající na schválení nebo faktury, které již byly schváleny.

V M-Files máte jistotu aktuální verze každého dokumentu. Dokument, který si chcete upravit, si jednoduše rezervujete. To chrání jeho obsah před externími změnami v průběhu vaší práce. Jakmile úpravy ukončíte, publikujete dokument zpět do systému. Prohlížení historie provedených změn nebo návrat k předchozí verzi jsou také snadné.

M-Files umožňují rychlé sdílení obsahu, aniž by bylo třeba cokoliv hledat. Jednoduše klikněte pravým tlačítkem myši k odeslání dokumentu e-mailem nebo můžete sdílet veřejný odkaz na vybraný dokument s někým mimo vaši společnost.

Automatická oprávnění zajišťují, že každý ve vaší společnosti má v M-Files povolen přístup k souborům a informacím, které potřebuje, dle své role ve firmě. Takže přistupovat ke konkrétním dokumentům, mohou pouze ti, kteří je opravdu potřebují.

Oprávnění jsou nastavována automaticky a dynamicky, a to i v případě, že dochází ke změnám v organizační struktuře.

DMS (Document Management System) systém M-Files může být nasazen on-premises, v cloudu nebo oběma způsoby pomocí hybridního nasazení.

Článek ze dne 21. května 2018 - pondělí

Další články od Digital Resources a.s.

Řízení firemních procesů odkudkoliv - webinář

Jak na efektivní správu firemních dokumentů a informací

Najděte si své ideální řešení pro správu firemních dokumentů

Velký úspěch mezinárodní konference ISI 2022

Inteligentní vytěžování dat - webinář

Konference ISI 2022 začíná již za týden!

Slosování o dárky v hodnotě 120 tisíc Kč pro účastníky konference ISI 2022

Právní jistoty a rizika ochrany informací v podnikatelském prostředí

Jak změnit informační chaos v efektivní správu informací

Komplexní ERP v bezpečném cloudu

Trendy v oblasti správy informací a dokumentů na konferenci ISI 2022

Jak na dodržování firemních pravidel a směrnic - webinář

Vhodné nástroje pro řízení vzdálených firemních týmů

Jak na externí a interní spolupráci a sdílení informací - webinář

Konference ISI 2022 představí moderní nástroje pro inteligentní správu informací

Efektivní správa firemních dokumentů s M-Files

Efektivní procesování faktur - webinář

DMS systém M-Files ve společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod

Snadná správa dokumentů bez implementace - webinář

Řízení vzdálených týmů - webinář

Správa dokumentů ve firmách poskytujících profesionální služby - webinář

ERP-IN.CLOUD - webinář

Archiv smluv postavený na řešení DMS-IN.CLOUD

Plánování a řízení servisncích činností - webinář

Jak nahradit oběh papírových dokumentů - webinář

Intuo pro obchod - nové produktové video

Automatické vytěžování dat z firemních dokumentů - webinář

Produktové video k integraci M-Files s firemním CRM

Inteligentní vytěžování dat prostřednictvím systému Rossum - webinář

Správa firemních informací a dokumentů okamžitě a bez starostí - webinář

Produktové video k propojení M-Files na Datové schránky

Inovace v oblasti správy dokumentů a informací - webinář

Efektivní řízení obchodních aktivit - webinář

Datové schrány v DMS systému M-Files

Intelligent Information Management - Webinar

Document Management bez starostí - webinář

Správa firemního obsahu - webinář

Efektivní řízení procesů firmy - webinář

Intuo Servis s oceněním Pozoruhodný produkt 2021 - nástroje řízení a plánování servisu ve firmě

Integrace podnikových systémů - webinář

Školení zaměstnanců - webinář

Audity a nápravná a preventivní opatření - webinář

Správa řízené dokumentace - webinář

Quality Management System Intro - webinář

Průvodce světem ECM - 10 tipů pro výběr vhodného řešení

Efektivní plánování a řízení servisu - webinář

Profesionální IT služby pro nejrůznější oblasti a specializace

Správa dokumentů bez starostí - webinář

Nástroje pro řízení a plánování servisu pomáhají v práci techniků

Automatizace firemních procesů - infografika