Výhody digitalizace firemních dokumentů

Hlavními benefity digitalizace firemních dokumentů a informací jsou zvýšení produktivity práce díky úspoře času za zdlouhavé manuálními procesy s papírováním a mnohem vyšší bezpečnost. 55 % organizací stále ještě používá oběh papírových písemností vyžadující ruční podpis - přitom zavedení jejich digitalizace a workflow může být snadné a rychlé.

Většina společností zatím nedospěla k plně digitalizované - bezpapírové kanceláři. Některé firmy se snaží o digitalizaci svých souborů, nicméně dokumenty, které vyžadují schválení a podpis, často zůstávají v papírové podobě.

Manuální zpracovávání dokumentů nejen že trvá mnohem déle, ale také často přináší mnoho chyb, chaos, duplicity a zejména bezpečnostní rizika, např. v případě, že se k nezajištěné papírové podobě dokumentu dostane neoprávněná osoba.

Jedním z DMS (Document Management System) řešení jsou M-Files, které dokáží propojit a centralizovat veškeré dokumenty a informace na všech platformách a úložištích. Uživatelům přináší kontext a příjemné uživatelské prostředí pro práci s dokumenty v digitální podobě - tzv. bezpapírovou kancelář.

M-Files poskytují správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují. Zároveň umožňují automatizovat firemní procesy, jako je např. právě schvalování dokumentů, za pomoci workflow. Podporují i elektronické a digitální podpisy.

Cesta dokumentů do DMS systému

Dokumenty se do DMS systému mohou dostat několika způsoby. Pokud dokument obdržíte v elektronické podobě, není nic jednoduššího, než ho, ať už ručně či automatizovaně, zatřídit do M-Files.

V případě, že máte k dispozici papírovou verzi, dokument je vhodné naskenovat - tedy digitalizovat. Při tomto kroku samozřejmě pomáhají inteligentní nástroje pro vytěžování dat z dokumentů, jako je např. DOCU-X OCR, Rossum nebo ABBYY FlexiCapture.

Za pomoci umělé inteligence automatizovaně vytěžují informace ze skenovaných a elektronických dokumentů, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy a další strukturované či polostrukturované dokumenty. Vytěžená data pak zasílají do DMS systému ve formě metadat.

Praktické zkušenosti s DMS M-Files

Praktickým příkladem může být nasazení DMS systému M-Files, který 250 aktivním uživatelům společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod pomáhá v oblastech správy smluv, faktur, objednávek i evidence pohybů majetku mezi jednotlivými středisky. Interní procesy jsou automatizovány pomocí workflow.

"Spolupráce s konzultanty Digital Resources probíhala na velmi profesionální úrovni. Dodavatel vstřícně a rychle reagoval na naše návrhy a požadavky a aktivně nabízel možnosti jejich řešení. V relativně krátkém čase jsme tak mohli digitalizovat jedny z nejdůležitějších agend společnosti. Uživatelé jsou po proškolení se systémem M-Files spokojení a pozitivně hodnotí shodné prostředí pro různé typy agend. Za velkou výhodu považujeme možnost rychlého vyhledání požadovaného dokumentu," říká Jan Veselý, ředitel IT provozu společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o.

O systému M-Files

ECM (Enterprise Content Management)/DMS systém M-Files je špičkovým nástrojem pro automatizaci procesů (workflow - schvalování) a verzování dokumentů, správu, sdílení a třídění dokumentů. Správa firemního obsahu s M-files je přitom velmi jednoduchá, rychlá a efektivní.

M-Files nabízí příjemné uživatelské prostředí, které lze jednoduše integrovat do firemní infrastruktury a propojit s celou řadou dalších systémů. Uživatelé získávají přístup k dokumentům a informacím dle svých přístupových práv prakticky z jakéhokoliv (i mobilního) zařízení.

M-Files jsou jmenovány vizionářem dle společnosti Gartner a lídrem dle společnosti Nucleus Research.

M-Files také aktuálně získaly v rámci ankety Gartner Peer Insights "Voice of the Customer 2023" titul Strong Performer na trhu platforem pro práci s obsahem - hlasy zákazníků tak M-Files řadí mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise.

M-Files - Gartner Peer Insights Voice of the Customer 2023