logo Digital Resources a.s.

Výhody digitalizace firemních dokumentů

Hlavními benefity digitalizace firemních dokumentů a informací jsou zvýšení produktivity práce díky úspoře času za zdlouhavé manuálními procesy s papírováním a mnohem vyšší bezpečnost. 55 % organizací stále ještě používá oběh papírových písemností vyžadující ruční podpis - přitom zavedení jejich digitalizace a workflow může být snadné a rychlé.

Většina společností zatím nedospěla k plně digitalizované - bezpapírové kanceláři. Některé firmy se snaží o digitalizaci svých souborů, nicméně dokumenty, které vyžadují schválení a podpis, často zůstávají v papírové podobě.

Manuální zpracovávání dokumentů nejen že trvá mnohem déle, ale také často přináší mnoho chyb, chaos, duplicity a zejména bezpečnostní rizika, např. v případě, že se k nezajištěné papírové podobě dokumentu dostane neoprávněná osoba.

Jedním z DMS (Document Management System) řešení jsou M-Files, které dokáží propojit a centralizovat veškeré dokumenty a informace na všech platformách a úložištích. Uživatelům přináší kontext a příjemné uživatelské prostředí pro práci s dokumenty v digitální podobě - tzv. bezpapírovou kancelář.

M-Files poskytují správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují. Zároveň umožňují automatizovat firemní procesy, jako je např. právě schvalování dokumentů, za pomoci workflow. Podporují i elektronické a digitální podpisy.

Cesta dokumentů do DMS systému

Dokumenty se do DMS systému mohou dostat několika způsoby. Pokud dokument obdržíte v elektronické podobě, není nic jednoduššího, než ho, ať už ručně či automatizovaně, zatřídit do M-Files.

V případě, že máte k dispozici papírovou verzi, dokument je vhodné naskenovat - tedy digitalizovat. Při tomto kroku samozřejmě pomáhají inteligentní nástroje pro vytěžování dat z dokumentů, jako je např. DOCU-X OCR, Rossum nebo ABBYY FlexiCapture.

Za pomoci umělé inteligence automatizovaně vytěžují informace ze skenovaných a elektronických dokumentů, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy a další strukturované či polostrukturované dokumenty. Vytěžená data pak zasílají do DMS systému ve formě metadat.

Praktické zkušenosti s DMS M-Files

Praktickým příkladem může být nasazení DMS systému M-Files, který 250 aktivním uživatelům společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod pomáhá v oblastech správy smluv, faktur, objednávek i evidence pohybů majetku mezi jednotlivými středisky. Interní procesy jsou automatizovány pomocí workflow.

"Spolupráce s konzultanty Digital Resources probíhala na velmi profesionální úrovni. Dodavatel vstřícně a rychle reagoval na naše návrhy a požadavky a aktivně nabízel možnosti jejich řešení. V relativně krátkém čase jsme tak mohli digitalizovat jedny z nejdůležitějších agend společnosti. Uživatelé jsou po proškolení se systémem M-Files spokojení a pozitivně hodnotí shodné prostředí pro různé typy agend. Za velkou výhodu považujeme možnost rychlého vyhledání požadovaného dokumentu," říká Jan Veselý, ředitel IT provozu společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o.

O systému M-Files

ECM (Enterprise Content Management)/DMS systém M-Files je špičkovým nástrojem pro automatizaci procesů (workflow - schvalování) a verzování dokumentů, správu, sdílení a třídění dokumentů. Správa firemního obsahu s M-files je přitom velmi jednoduchá, rychlá a efektivní.

M-Files nabízí příjemné uživatelské prostředí, které lze jednoduše integrovat do firemní infrastruktury a propojit s celou řadou dalších systémů. Uživatelé získávají přístup k dokumentům a informacím dle svých přístupových práv prakticky z jakéhokoliv (i mobilního) zařízení.

M-Files jsou jmenovány vizionářem dle společnosti Gartner a lídrem dle společnosti Nucleus Research.

M-Files také aktuálně získaly v rámci ankety Gartner Peer Insights "Voice of the Customer 2023" titul Strong Performer na trhu platforem pro práci s obsahem - hlasy zákazníků tak M-Files řadí mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise.

M-Files - Gartner Peer Insights Voice of the Customer 2023

DMS systém M-files je možné propojit s Informačním systémem datových schránek i se stávajícím firemním CRM (Customer Relationship Management).

M-Files může být nasazen on-premises, v cloudu nebo oběma způsoby pomocí hybridního nasazení.

Další články k tématům - automatizace - bezpapíru - cloud - CRM - digitalizace - DMS - DOCU-X - Gartner - M-files - OCR - workflow - Jan Veselý

Článek Digital Resources a.s. ze dne pátek 28. července 2023

Další články od Digital Resources a.s.

Automatizace a digitalizace od dokumentů až po procesy - webinář

Digitalizace a bezpapírová kancelář - ICT snídaně

Řízení a plánování servisu - webinář

Bezpečné sdílení dokumentů a spolupráce - webinář

Contract Management - webinář

M-Files Hubshare poskytuje bezpečný pracovní prostor pro spolupráci a správu dokumentů

Snadná správa dokumentů bez implementace - webinář

Inovace v oblasti správy firemních dokumentů a informací - ICT snídaně

Integrace M-Files a ERP HELIOS iNuvio - případová studie

Logistický sklad v HELIOS iNuvio - webinář

Spolupráce při tvorbě obsahu - infografika

Dodržování směrnic, compliance, QMS - ICT snídaně

Výhody digitalizace firemních dokumentů

Hlasy zákazníků řadí M-Files mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise

Řízení obchodních aktivit odkudkoliv - webinář

Jak nahradit oběh papírových dokumentů - webinář

Bezpečnost informací a compliance - infografika

Ocenění Pozoruhodný produkt 2023 pro DMS-IN.CLOUD

Využití ERP HELIOS iNuvio - ICT snídaně

Podnikové informační systémy a IT služby Digital Resources

Řízení a plánování servisu - webinář

Efektivní procesování faktur - webinář

M-Files a DOCU-X OCR ve společnosti PETROF - případová studie

Jak eliminovat informační chaos ve firmě - ICT snídaně

Jak zefektivnit práci advokátní kanceláře - webinář

Document Management ve farmaceutických firmách - webinář

Orchestrace podnikových systémů ve společnosti PETROF

Správa informací bez starostí - webinář

Nové video představuje inovativní správu dokumentů a informací s M-Files

Řízení firemních procesů - ICT snídaně

Automatizace a digitalizace HR oddělení - webinář

Modernizace pokladního systému pomocí HELIOS iNuvio

Efektivní řízení vzdálených týmů - webinář

Firmám často chybí automatizované workflow v nástrojích pro řízení obchodních aktivit

Tým M-Files v Digital Resources patří do Global Top 10

Správa firemního obsahu - webinář

Školení zaměstnanců - webinář

Audity a nápravná a preventivní opatření - webinář

Řízená správa dokumentů - webinář

Série webinářů z oblasti QMS

Efektivní řízení obchodních aktivit - webinář

Inovace v oblasti správy dokumentů a informací - ICT snídaně

Přejděte na nový ERP systém HELIOS iNuvio - ICT snídaně

Video s praktickou ukázkou řízení servisu pomocí řešení Intuo Servis

Jak odstranit potíže s informačním chaosem ve firmě - ICT snídaně

Řízení firemních procesů odkudkoliv - webinář

Jak na efektivní správu firemních dokumentů a informací

Najděte si své ideální řešení pro správu firemních dokumentů

Velký úspěch mezinárodní konference ISI 2022

Inteligentní vytěžování dat - webinář

Nabídka zaměstnání