Hlavními benefity digitalizace firemních dokumentů a informací jsou zvýšení produktivity práce díky úspoře času za zdlouhavé manuálními procesy s papírováním a mnohem vyšší bezpečnost. 55 % organizací stále ještě používá oběh papírových písemností vyžadující ruční podpis - přitom zavedení jejich digitalizace a workflow může být snadné a rychlé.
Většina společností zatím nedospěla k plně digitalizované - bezpapírové kanceláři. Některé firmy se snaží o digitalizaci svých souborů, nicméně dokumenty, které vyžadují schválení a podpis, často zůstávají v papírové podobě.
Manuální zpracovávání dokumentů nejen že trvá mnohem déle, ale také často přináší mnoho chyb, chaos, duplicity a zejména bezpečnostní rizika, např. v případě, že se k nezajištěné papírové podobě dokumentu dostane neoprávněná osoba.
Jedním z DMS (Document Management System) řešení jsou M-Files, které dokáží propojit a centralizovat veškeré dokumenty a informace na všech platformách a úložištích. Uživatelům přináší kontext a příjemné uživatelské prostředí pro práci s dokumenty v digitální podobě - tzv. bezpapírovou kancelář.
M-Files poskytují správné informace správným lidem právě tehdy, když je potřebují. Zároveň umožňují automatizovat firemní procesy, jako je např. právě schvalování dokumentů, za pomoci workflow. Podporují i elektronické a digitální podpisy.
Dokumenty se do DMS systému mohou dostat několika způsoby. Pokud dokument obdržíte v elektronické podobě, není nic jednoduššího, než ho, ať už ručně či automatizovaně, zatřídit do M-Files.
V případě, že máte k dispozici papírovou verzi, dokument je vhodné naskenovat - tedy digitalizovat. Při tomto kroku samozřejmě pomáhají inteligentní nástroje pro vytěžování dat z dokumentů, jako je např. DOCU-X OCR, Rossum nebo ABBYY FlexiCapture.
Za pomoci umělé inteligence automatizovaně vytěžují informace ze skenovaných a elektronických dokumentů, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy a další strukturované či polostrukturované dokumenty. Vytěžená data pak zasílají do DMS systému ve formě metadat.
Praktickým příkladem může být nasazení DMS systému M-Files, který 250 aktivním uživatelům společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod pomáhá v oblastech správy smluv, faktur, objednávek i evidence pohybů majetku mezi jednotlivými středisky. Interní procesy jsou automatizovány pomocí workflow.
"Spolupráce s konzultanty Digital Resources probíhala na velmi profesionální úrovni. Dodavatel vstřícně a rychle reagoval na naše návrhy a požadavky a aktivně nabízel možnosti jejich řešení. V relativně krátkém čase jsme tak mohli digitalizovat jedny z nejdůležitějších agend společnosti. Uživatelé jsou po proškolení se systémem M-Files spokojení a pozitivně hodnotí shodné prostředí pro různé typy agend. Za velkou výhodu považujeme možnost rychlého vyhledání požadovaného dokumentu," říká Jan Veselý, ředitel IT provozu společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o.
ECM (Enterprise Content Management)/DMS systém M-Files je špičkovým nástrojem pro automatizaci procesů (workflow - schvalování) a verzování dokumentů, správu, sdílení a třídění dokumentů. Správa firemního obsahu s M-files je přitom velmi jednoduchá, rychlá a efektivní.
M-Files nabízí příjemné uživatelské prostředí, které lze jednoduše integrovat do firemní infrastruktury a propojit s celou řadou dalších systémů. Uživatelé získávají přístup k dokumentům a informacím dle svých přístupových práv prakticky z jakéhokoliv (i mobilního) zařízení.
M-Files jsou jmenovány vizionářem dle společnosti Gartner a lídrem dle společnosti Nucleus Research.
M-Files také aktuálně získaly v rámci ankety Gartner Peer Insights "Voice of the Customer 2023" titul Strong Performer na trhu platforem pro práci s obsahem - hlasy zákazníků tak M-Files řadí mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise.
DMS systém M-files je možné propojit s Informačním systémem datových schránek i se stávajícím firemním CRM (Customer Relationship Management).
M-Files může být nasazen on-premises, v cloudu nebo oběma způsoby pomocí hybridního nasazení.
Článek Digital Resources a.s. ze dne pátek 28. července 2023
Inovace v oblasti správy firemních dokumentů a informací - ICT snídaně
Integrace M-Files a ERP HELIOS iNuvio - případová studie
Logistický sklad v HELIOS iNuvio - webinář
Spolupráce při tvorbě obsahu - infografika
Dodržování směrnic, compliance, QMS - ICT snídaně
Výhody digitalizace firemních dokumentů
Hlasy zákazníků řadí M-Files mezi silné hráče na trhu v oblasti IT Enterprise
Řízení obchodních aktivit odkudkoliv - webinář
Jak nahradit oběh papírových dokumentů - webinář
Bezpečnost informací a compliance - infografika
Ocenění Pozoruhodný produkt 2023 pro DMS-IN.CLOUD
Využití ERP HELIOS iNuvio - ICT snídaně
Podnikové informační systémy a IT služby Digital Resources
Řízení a plánování servisu - webinář
Efektivní procesování faktur - webinář
M-Files a DOCU-X OCR ve společnosti PETROF - případová studie
Jak eliminovat informační chaos ve firmě - ICT snídaně
Jak zefektivnit práci advokátní kanceláře - webinář
Document Management ve farmaceutických firmách - webinář
Orchestrace podnikových systémů ve společnosti PETROF
Správa informací bez starostí - webinář
Nové video představuje inovativní správu dokumentů a informací s M-Files
Řízení firemních procesů - ICT snídaně
Automatizace a digitalizace HR oddělení - webinář
Modernizace pokladního systému pomocí HELIOS iNuvio
Efektivní řízení vzdálených týmů - webinář
Firmám často chybí automatizované workflow v nástrojích pro řízení obchodních aktivit
Tým M-Files v Digital Resources patří do Global Top 10
Správa firemního obsahu - webinář
Audity a nápravná a preventivní opatření - webinář
Řízená správa dokumentů - webinář
Efektivní řízení obchodních aktivit - webinář
Inovace v oblasti správy dokumentů a informací - ICT snídaně
Přejděte na nový ERP systém HELIOS iNuvio - ICT snídaně
Video s praktickou ukázkou řízení servisu pomocí řešení Intuo Servis
Jak odstranit potíže s informačním chaosem ve firmě - ICT snídaně
Řízení firemních procesů odkudkoliv - webinář
Jak na efektivní správu firemních dokumentů a informací
Najděte si své ideální řešení pro správu firemních dokumentů
Velký úspěch mezinárodní konference ISI 2022
Inteligentní vytěžování dat - webinář
Konference ISI 2022 začíná již za týden!
Slosování o dárky v hodnotě 120 tisíc Kč pro účastníky konference ISI 2022
Právní jistoty a rizika ochrany informací v podnikatelském prostředí
Jak změnit informační chaos v efektivní správu informací
Komplexní ERP v bezpečném cloudu
Trendy v oblasti správy informací a dokumentů na konferenci ISI 2022