Od Microsoft 365 po AI a bezpečnost v back office

Back office je zásadní pro chod firmy. Prochází jím objednávky, fakturace, personální agenda, smlouvy i komunikace s dodavateli, a když tu něco drhne, dopad se ukáže všude. Pro hladký chod kanceláře je dobré mít vzdělávací plán, jehož cílem je rozvoj digitálních dovedností administrativních pracovníků, zrychlení agendy, snížení chybovosti a ochrana firemních dat.

Vzdělávací plán pro back office by měl pokrývat dovednosti při práci s Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, OneDrive, SharePoint), využití generativní AI (promptování a kontrola výstupů) a základy kybernetické bezpečnosti (Phishing, MFA, bezpečné sdílení).

Jeho cílem je, aby tým zvládal každodenní agendu rychleji, s menším počtem chyb a bez rizika pro firemní data.

Jak postavit vzdělávací plán pro back office

Bez plánu se vzdělávání obvykle omezí na nahodilé kurzy podle toho, kdo si o co řekne. Plán naopak určuje, co má umět celý tým, v jakém pořadí a jak se pozná, že to funguje.

Microsoft 365 ovládejte nad rámec základů

• Základem vzdělávacího plánu pro administrativu je pokročilá práce v aplikacích, které tým používá denně. Většina pracovníků zná jen zlomek funkcí Wordu, Excelu nebo Outlooku. Největší úspora času přitom leží právě ve funkcích, které nikdo nepoužívá.

Generativní AI v běžné agendě back office

• Generativní umělá inteligence je nástroj, který na základě promptu (zadání) vytváří text, shrnutí nebo návrhy. V administrativě funguje jako asistent pro rutinní textovou práci. Výstupy ale musí vždy zkontrolovat člověk - pozor na halucinace. AI může např. sebejistě uvést nepravdivé údaje, čísla nebo neexistující předpisy.

• Pro začátek stačí běžně dostupné nástroje, například ChatGPT nebo Microsoft Copilot Chat, který mají firmy s Microsoft 365 často k dispozici v rámci pracovního účtu.

• Pokud firma nemá schválený AI nástroj a pravidla pro jeho používání, nevkládejte osobní údaje zaměstnanců a klientů, interní finanční data nebo obsah smluv.

Minimum kybernetické bezpečnosti

Minimum v oblasti kyberbezpečnosti je souborem základních znalostí a návyků, které chrání firmu před nejčastějšími útoky. Administrativa pracuje s platbami, osobními údaji a přístupy do systémů, a proto patří mezi nejčastější cíle útočníků.

Hrozby, které cílí na administrativu back office:

• Podvržený účet dodavatele - točník se vydává za dodavatele a pošle fakturu se změněným číslem účtu

• CEO fraud - útočník se vydává za vedení firmy a žádá urgentní platbu - díky AI umí napodobit styl psaní i hlas konkrétního člověka

• Smishing - totéž co phishing, ale přes SMS - např. falešná zpráva o nedoručeném balíku

• Phishing - podvodný e-mail, který se tváří jako zpráva od banky, dodavatele nebo kolegy a láká k zadání hesla či otevření přílohy

Procvičování na reálných úkolech

• Vzdělávání má největší efekt, když si účastníci nové postupy vyzkouší na úkolech ze své vlastní práce. Teorie bez praxe se rychle vytratí. Pracovník, který si sám vytvoří šablonu reportu nebo vyhodnotí ukázkový phishing, si postup pamatuje výrazně lépe.

• Na tomto principu stojí vzdělávací program DIGI Back Office se zaměřením na Microsoft 365, praktické použití AI a kybernetické minimum, kde praktická cvičení tvoří až 70 % času.

Kurz DIGI Back Office

Pumpedu kurz DIGI Back Office je 7denní praktické školení Microsoft 365 a AI pro administrativu, doplněné o minimum v oblasti kybernetické bezpečnosti. Na vlastních pracovních příkladech vytvoříte dokumenty, tabulky i prezentace a zrychlíte je pomocí AI spolu s bezpečným zacházením s firemními daty.

Program kurzu postupuje od základu k nadstavbě - nejdřív se zdokonalíte v práci s kancelářskými aplikacemi, pak ji zrychlíte pomocí AI a nakonec se naučíte chránit data, se kterými pracujete.

Tento vzdělávací program je nabízen v rámci digitálního vzdělávání. Zažádat si o něj můžete přes web MPSV - Jsem v kurzu - Dotované vzdělávací kurzy. V případě schválení hradíte jen spoluúčast v hodnotě 8900 Kč.

Program kurzu je určen administrativním a kancelářským pracovníkům, kteří chtějí zvládat každodenní agendu rychleji, samostatněji a bezpečněji.

Účastníci pracují na vlastních zadáních pod vedením lektora a odnášejí si hotové šablony a postupy, které mohou použít hned druhý den.

Článek Pumpedu s.r.o. ze dne středa 11. listopadu 2026

Další články od Pumpedu s.r.o.