Elektronický systém spisové služby pro školy

Od 1.1.2026 budou školy v České republice povinné vést spisovou službu v elektronickém systému spisové služby - eSSL. Nabídka řešení GINIS SSD Education od společnosti GORDIC v edici pro školská zařízení splňuje veškeré nároky na aktuální legislativu i jednoduchost provozu.

Společnost GORDIC zvítězila ve výběrovém řízení Města Ostrov na dodávku a instalaci systému elektronické spisové služby pro všech 11 příspěvkových organizací zřizovaných městem. Město Ostrov tak reaguje na blížící se povinnost škol vést spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (eSSL - informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby).

Vítězné řešení spisové služby GINIS SSD Education budou využívat nejen základní a mateřské školy, ale také Dům kultury Ostrov, Městská knihovna Ostrov a Městský dům dětí a mládeže Ostrov.

"Spisová služba GINIS SSD v edicích Education je šitá na míru školským zařízením, kterým umožňuje spravovat dokumenty v jednoduchém a uživatelsky přívětivém prostředí. Potřebují k tomu pouze internetový prohlížeč. Námi speciálně připravený licenční balíček obsahuje vše, co škola může ke své činnosti potřebovat. Zároveň nyní testujeme integraci s nejpoužívanějším školským systémem Bakaláři, která školám usnadní celý proces přijímacího řízení nebo zápisu," říká Vladimír Přech, ředitel obchodně právní sekce společnosti GORDIC.

Legislativní povinnosti pro školy

Přijetím zákona DEPO a novelizací archivního zákona se již brzy zruší možnost vedení spisové služby v listinné podobě. Tento proces musí probíhat v souladu s požadavky řady dalších právních předpisů upravujících zejména zpracování a ochranu osobních údajů, provoz informačních systémů veřejné správy či kybernetickou bezpečnost.

Už z tohoto výčtu je zřejmé, že školy nečeká k 1. 1. 2026 jen pouhá výměna listin za digitální dokumenty. Cílem změn je postupný přechod k výkonu působnosti v elektronických systémech.

Systém elektronické spisové služby GINIS v edici pro školská zařízení plní veškeré nároky aktuálně platné legislativy i jednoduchost provozu. Umožňuje automatizovat řadu rutinních administrativních činností pracovníků škol, mimo jiné i obsluhu datové schránky nebo propojení s ekonomickými agendami, díky čemuž se zjednoduší správa i následná skartace ekonomických dokladů.

GINIS nabízí řadu funkcí spojených se správou digitálních dokumentů podle evropského nařízení eIDAS včetně elektronických podpisů. Organizace se přitom může rozhodnout, jestli bude systém provozovat na svém vlastním hardwaru nebo v cloudu MS Azure.

eSSL GINIS nejen pro školy

Systém elektronické spisové služby GINIS SSD je vhodný pro jakýkoliv typ příspěvkové organizace. Nutnost pořízení systému eSSL ve školských zařízeních tak může být pro zřizovatele příspěvkových organizací příležitostí, jak nákladově efektivně vyřešit problémy i dalších jimi zřizovaných organizací, které se stejně jako školy potýkají s nárůstem digitálních dokumentů, a elektronickou spisovou službu pro ně výhodně pořídit v rámci jednoho projektu.

"Motivací pro zavedení elektronické spisové služby pro nás byl blížící se termín 1. 1. 2026, od kterého nám legislativa ukládá povinnosti vést elektronickou spisovou službu pro školská zařízení. V rámci výrazné úspory zdrojů jsme se rozhodli implementovat stejné řešení pro všechny naše příspěvkové organizace současně. Od řešení společnosti GORDIC si slibujeme nejen splnění legislativní povinnosti, ale i to, že software a s ním spojená podpora ze strany dodavatele pomůže pracovníkům v našich organizacích pracovat s dokumenty jednotně a metodicky správně," říká David Hanakovič, starosta Města Ostrov.