logo Software602 a.s.

Elektronický archiv dokumentů podle norem

Archivujte podle norem - archivujte s jistotou. Uchovávání dokumentů má proti datům řadu specifik, v obou případech je zapotřebí vyřešit záležitosti jako dostupnost, zálohování či ochranu proti neoprávněným přístupům.

Od poloviny roku 2012 dává legislativa jednoznačný návod, jak postupovat, aby bylo možné spoléhat na dlouhodobou právní účinnost elektronických dokumentů. V případě dlouhodobé archivace dokumentů však nejde jen o to, zda údajům sami věříme, ale zda jsou důvěryhodné pro další subjekty - auditory, obchodní partnery, investory, úřady.

Právní jistota archivovaného dokumentu

U papírových dokladů zakládá tuto důvěryhodnost a jistotu zpravidla přítomnost razítka, podpisu a případně notářské ověřovací doložky.

Obdobné požadavky platí také pro elektronické dokumenty, u nichž je třeba zajistit:

Tím je dáno, že nestačí technicky spolehlivé ukládání, ale je třeba pokrýt i formální a právní záležitosti. Jinak by se mohlo stát, že dokument sice bude správně zálohován, ale nebude použitelný v důkazním řízení.

I když je asi všeobecně známo, že k důvěryhodnému dokumentu musí být připojen elektronický podpis a časové razítko, řada technických detailů nebyla dosud jednoznačně určena.

Zákon definuje referenční formát

V polovině roku 2012 došlo k poměrně radikální změně. Je totiž jednoznačně stanoveno, které z možných technických řešení je správné a jak má postupovat ten, kdo chce mít jistotu, že úřady budou jeho elektronické dokumenty akceptovat. A pokud o ně bude dobře pečováno, vydrží v nezpochybnitelném stavu neomezeně dlouho.

Zmíněná změna přišla se společnou novelou zákona o elektronickém podpisu a zákona o spisové službě a archivnictví, která zavádí tzv. referenční formáty elektronického podpisu. Česká republika tak splnila povinnost vyplývající z rozhodnutí Evropské komise z eoku 2011.

Referenční normy vydal Evropský institut pro standardy v telekomunikacích a označují se zkratkami:

Jedná se o celé sady norem, z nich pro účely dlouhodobé archivace jsou rozhodující verze LTV (Long Term Validation) nebo A (Archival).

Normy vycházejí z principu, že veškeré informace potřebné pro rozhodnutí o pravosti dokumentu jsou k němu připojeny. Dokument neodkazuje na žádné vnější zdroje a tudíž ani žádná vnější událost nemůže vést k jeho zpochybnění.

Rozhodující je dokument

Zavedení referenčních norem vyvolává logickou otázku, jak jsou na tom ti, kdo elektronické dokumenty archivují v úložištích založených na speciálním zabezpečeném hardware nebo jeho softwarové obdobě. Odpověď je jednoduchá - rozhodující není, v jakém úložišti je dokument uložen. Rozhodující je, zda je k němu připojen elektronický podpis a časové razítko podle požadavků PAdES LTV (nebo obdobné normy CAdES a XAdES).

To neznamená, že by manažeři měli začít studovat detailní atributy dokumentů. Je však důležité mít k dispozici nástroj na automatické provádění kontroly, zda dokument odpovídá požadavkům normy.

Dlouhodobá čitelnost dokumentu pak není zajištěna zákonem, ale normami ISO, které definují speciální typ PDF určený pro dlouhodobou archivaci - PDF/A-1, PDF/A-2 a PDF/A-3.

Software602 pro vytváření dokladů podle norem ve stávajících systémech

Společnost Software602 se nástrojům pro práci s důvěryhodnými elektronickými dokumenty věnuje už řadu let. Jako první česká firma prověřila své produkty v testech organizovaných ETSI.

Software602 poskytuje mimo jiné veškeré nástroje potřebné k rozšíření stávajících informačních systémů o funkce vytváření dokumentů ve formátu zajišťujícím dlouhodobou čitelnost (dává na výběr ze všech tří verzí PDF/A definovaných ISO normami), ověřování autenticity dokumentů, přípravu na dlouhodobou archivaci a nutnou péči o archivované dokumenty.

Jedná se o sadu nástrojů a služeb, které se vzájemně doplňují. Některé jsou integrovány přímo do informačního systému. Jiné jsou provozovány z cloudu a propojeny se 150 akreditovanými certifikačními autoritami, od nichž získávají informace potřebné pro ověření pravosti, metadata pro připojení k dokumentům a kvalifikovaná časová razítka.

Veškeré úkony s dokumentem jsou prováděny přímo v informačním systému, takže ani potenciálně nehrozí narušení bezpečnosti.

Další články k tématům - archiv - archivace - CAdES - cloud - ETSI - ISO - PAdES - PDF - úložiště - XAdES - XML - zákon

Článek Software602 a.s. ze dne pondělí 8. října 2012

Další články od Software602 a.s.

Zaručená identifikace s BankID pro elektronický podpis v aplikaci Sofa

Využití digitalizace firemních procesů v jednotlivých oborech

Home office často přináší chaotický způsob nakládání s dokumenty

Většina českých firem dosud nevyužívá elektronický podpis

Pandemie výrazně zrychlila používání datových schránek

Využití datových schránek v Česku rychle roste

Home office jako bezpapírová kancelář

Datová schránka jako dobrý pomocník pro školy v době pandemie

Nová služba pro ověřování platnosti PSD2 certifikátů v bankovnictví

Elektronický podpis pro školy a OSVČ zdarma

Elektronická komunikace s úřady v době karantény

eIDAS služby neomezeně a výhodně formou paušálu

Souhlas MV s poskytováním služeb SecuSign a SecuSeal

Chytré formuláře a workflow pro každou moderní kancelář

Bezpapírová řešení pro kancelář šetří čas i peníze uživatelů

Využijete elektronický podpis naplno s aplikací Signer

Software602 Form Signer pro Vlastní dynamické aplikace

Nová verze Print2PDF X serveru Software602

Vývojářské vize Software602

Archivace důvěryhodných elektronických dokumentů v datových centrech

Daňové přiznání 2012 online

Konverze daňových dokladů a dlouhodobá archivace digitálních dokumentů

Odborné semináře na téma digitalizace a archivace dokumentů

Form Signer: nástroj pro elektronický podpis v mobilu

Dlouhodobá archivace podle norem EK s přispěním Software602

Spolehlivé dokumenty v nespolehlivé budoucnosti

Dlouhodobá archivace ve firemním IS

Dlouhodobá archivace krok za krokem

Dlouhodobá archivace za korunu

Jak na dlouhodobou archivaci

Elektronický archiv dokumentů podle norem

Elektronická archivace dokumentů podle norem PAdES, CAdES a XAdES

Jak na elektronický podpis

Zásady dlouhodobé archivace elektronických originálů v publikaci Software602

Jak na autentické dokumenty s neomezenou dobou platnosti ověřitelnosti

Elektronizace interních procesů a formuláře životních situací do dalších měst

Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů podle norem PAdES a CAdES

Nejlepší tiskový inzerát Evropy má Software602

SecuStamp vítězem soutěže IT Projekt roku 2011

Výpis z evidence pro daňové účely online

Přiznání k DPH online

Daňové přiznání 2011 online

Spisová služba nové generace od Software602

Silniční daň online